Einfachere Terminplanung mit Teams: So funktioniert der neue freigegebene Kalender

Der Wunsch nach einem freigegebenen Kalender in Teams wurde bereits vor Jahren in Teams UserVoice eingebracht. Prinzipiell existieren zwar bereits Kalenderfunktionen mit Freigabe, doch Microsoft hat nun mit dem Kanalkalender eine integrierte Lösung eingeführt, die auch noch einfach zu benutzen ist.

Bereits bisher war es möglich, in Teams einen gemeinsamen Kalender zu nutzen. Die komplizierte Variante ging über die Einbindung eines SharePoint-Kalenders, die etwas einfachere über den Kalender aus den Microsoft Gruppen. Groups stellen ja im Hintergrund viele Funktionen für Teams bereit, und so eben auch eine Kalenderfunktion für Teams und dessen Mitglieder.

Die neue Kanalkalender-App kommt ab Januar

Microsoft hat nun aber eine einfachere Lösung entwickelt, den Kanalkalender, der auf Groups basiert und ab Januar ausgerollt wird. Es handelt sich dabei um eine eigenständige Teams-App, die in jedem Kanal das Anlegen eines freigegebenen Kalenders ermöglicht. In diesem können Benutzer neben ihrem eigenen Kalender nun einen gemeinsamen Kalender anlegen, um darin Meetings zu planen.

So richten Sie die Kanalkalender-App ein:

Im Standard ist die App nicht aktiviert, sie kann aber schnell und unkompliziert hinzugefügt werden. Im deutschsprachigem Raum heißt die App Kanalkalender, im englischen läuft sie unter Channel calendar.

Hinweis: Sollte die App nicht in der Übersicht angezeigt werden, prüfen Sie gegebenenfalls, ob sie im Admin Center durch irgendwelche Richtlinien verboten ist.

Individuellen Namen für die App vergeben:

Beim Hinzufügen der App besteht die Möglichkeit, der neuen Registerkarte einen anderen Namen zu geben.

Ohne große Wartezeit wird die neue App neben den anderen Registerkarten im oberen Bereich des Kanals angezeigt und kann sofort genutzt werden.

Hinweis: Die App muss pro Kanal hinzugefügt werden. In unserem Beispiel wurde sie nur für den Kanal Allgemein im Team „Projekt WindowsPro“ hinzugefügt. Dies erlaubt eine gewisse Flexibilität, da vielleicht nicht in jedem Kanal ein zusätzlicher Kalender gewünscht wird.

So sieht dann die Planung eines neuen Meetings aus, das für diesen Kanal geplant wird:

Mit jedem neuen Kalendereinträge geht eine Benachrichtigung raus

Die Termine werden dann sowohl im Kanalkalender als auch im eigenen Kalender angezeigt. Allerdings ist es bisher noch nicht möglich, Kalendereinträge ohne eine ausgehende Einladung zu erstellen. Das wäre zum Beispiel wünschenswert für allgemeine Informationen wie Feiertage oder ähnliches, wie man das aus freigegebenen Postfächern bei Exchange kennt. Hier lässt sich einfach ein Eintrag setzen, ohne dass an die Mitglieder des Kanals eine Einladung rausgeht.

Wird bei der Planung eines Termins der Kanal entfernt, so wird der Termin nicht im Kanal angelegt, sondern im eigenen Kalender. Hier sollte Microsoft noch etwas nachbessern, um funktional das Niveau von Exchange-basierenden Kalenderfunktionen wie in freigegebenen Postfächern oder öffentlichen Ordnern zu erreichen.

Outlook-Integration: Mit PowerShell freischalten

Kanalkalender aus Teams können auch in Outlook angezeigt werden. Dies geht sowohl im Outlook-Client, im Web wie auch in der Mobil-App. Allerdings ist das nicht in der Standardkonfiguration verfügbar, die Funktion muss stattdessen zentral über die Exchange Online Powershell freigegeben werden.

Benötigt wird für diese Freigabe das CMDlet Set-UnifiedGroup und der Parameter HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false.

Die Gruppen können sich auch mit Get-UnifiedGroup aufgelistet werden. Es handelt sich hier nicht um die einzelnen Kanäle, welche aktiviert werden, sondern um die einzelnen Teams, welche als Gruppe abgebildet werden. Das Ganze ist also global pro Teams zu sehen.

Danach ist der entsprechende Kalender in Outlook binnen weniger Minuten unter Gruppen zu sehen.

In Outlook schaut der Kalender dann in etwa so aus:

Noch kleine Tücken beim Outlook-Einsatz

Im Test hat sich dann allerdings noch folgendes Problem ergeben: Nachdem ich in einem Team in zwei verschiedenen Kanälen parallel die Kalender-App hinzugefügt habe, war Outlook nicht in der Lage, die beiden auseinanderzuhalten. Zudem konnte ich noch keine Termineinladungen im Kalender über Outlook senden beziehungsweise erstellen.

Auch bei der Synchronisation hapert es noch. Zwar ist der Kalender in Outlook nicht schreibgeschützt und kann mit Einträgen bestückt werden, jedoch werden diese noch nicht zurück an Teams geliefert.

Meldungen zufolge soll Microsoft an weiteren Anpassungen arbeiten, um das Arbeiten mit den Kalendern einfacher zu gestalten.

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