Herausforderung SharePoint- und Office 365-Einführung: „Das ist kein IT-, sondern ein Change- und Entwicklungsprojekt“

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Unterscheidung von Verhaltensweisen nach Innovations- und AnpassungsfaktorenDie Globalisierung verlangt von Unternehmen viel Flexibilität, um sich im Markt zu behaupten. Strukturen und Prozesse müssen immer wieder an sich verändernde Markt- und Wettbewerbsstrukturen angepasst werden. Wichtig ist hier ein begleitendes Change-Management, um den Wandel zu meistern und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Unterstützung kann die IT bieten, und mit SharePoint und Office 365 stehen Plattformen bereit, die den Wandel in Organisation und Geschäftsprozessen unterstützen können.

Durchschnittlich scheitern bis zu 70 Prozent aller Change-Management-Projekte.

Durchschnittlich scheitern bis zu 70 Prozent aller Change-Management-Projekte. Wenn es Unternehmen nicht gelingt, Anpassungsmaßnahmen zu implementieren, dann müssen sie sich mit Ursachen und Lösungsansätzen auseinandersetzen. Der Wille zur ständigen Veränderung sollte zunächst einmal vom Management ausgehen, aber das Thema betrifft am Ende jeden einzelnen Mitarbeiter und jede Abteilung. Wenn es gelingt, notwendige organisatorische Veränderungen umzusetzen, bringt das intern neuen Schwung, und es motiviert die Mitarbeiter, sich aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens zu beteiligen.

SharePoint und Office 365 als strategische Plattformen für die Digitalisierung

Die Einführung von SharePoint und Office 365 sollte immer im Rahmen eines organisatorischen Wandels gesehen werden.

Mit der Beschleunigung der Geschäftsabläufe steigt auch die Bedeutung einer unterstützenden IT Umgebung. Die IT wird zum strategischen Werkzeug für die Weiterentwicklung. Hier können SharePoint, Office 365 und Azure eine wertvolle Rolle spielen, weil sie als Baukasten sowie als standardisierte Cloud Services eingesetzt werden können. Office 365-Services punkten mit On-Demand-Anwendungen, die dem Endanwender ein einheitliches Nutzungserlebnis auf unterschiedlichen Endgeräten ermöglichen – mit den Kernkomponenten Office, Exchange, SharePoint, OneDrive sowie Skype. Neben diesen Basisdiensten kommen weitere Services wie Yammer oder Microsoft Teams hinzu, Tools wie Flow und PowerApps ermöglichen funktionale Erweiterungen.

Die Einführung von SharePoint und Office 365 sollten dabei immer auch im Rahmen eines organisatorischen Wandels gesehen werden. Denn es ergeben sich vielfältige Herausforderungen, die mit einer rein technischen Herangehensweise nicht zu bewältigen sind. Zu nennen wäre hier zum einen das Management des Projekts selbst, dann die laufend neu hinzukommenden Funktionen in Office 365 und außerdem auch noch die neue entstehenden Arbeitsweisen. Somit wird schnell klar, dass Change-Management auch bei IT-Projekten immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Ein Rundschreiben löst keinen Veränderungsprozess aus

Unzureichendes Engagement, unklare Ziele und Vertrauensverlust sind typische Gründe für das Scheitern von Veränderungsprojekten.

Viele Unternehmen schätzen die Komplexität von Veränderungsprozessen falsch ein. Sie gehen davon aus, dass die notwendigen Maßnahmen zur Umstrukturierung mit einem Rundschreiben und einer kurzen Mitarbeiterversammlung erledigt sind. Dabei wird den „weichen Faktoren“ zu wenig Bedeutung beigemessen. Maßgeblich ausschlaggebend für den Erfolg eines Veränderungsprojekts ist die Motivation der Mitarbeiter. Wie man diese befördern kann, scheint jedoch vielen unklar zu sein. Bloße Erfolgsversprechen reichen nicht aus, wichtig ist vor allem, eine klare Orientierung zu vermitteln.

Führungskräfte fühlen sich oft nicht verantwortlich dafür, die aktuelle Situation des Unternehmens und den Weg zum Ziel zu kommunizieren, oft herrscht Uneinigkeit. Dabei ist nichts so schädlich wie der Eindruck von Widersprüchlichkeiten im Management. Unzureichendes Engagement, unklare Ziele und Vertrauensverlust sind typische Gründe für das Scheitern von Veränderungsprojekten. Oft fehlen Führungskräften aber auch die Erfahrungen mit verunsicherten Mitarbeitern.

Veränderungstreiber und Veränderungsvermeider

Bezüglich Veränderungen lassen sich in Unternehmen unterschiedliche Verhaltensweisen feststellen, beim Management wie bei den Mitarbeitern. Grob vereinfacht lässt sich zwischen Veränderungstreiber und Veränderungsvermeider unterscheiden. Die folgende Grafik stellt die Unterscheidung von Verhaltensweisen nach Innovations- und Anpassungsfaktoren dar:

Verhaltensweisen nach Anpassungsfaktoren
Unterscheidung von Verhaltensweisen nach Innovations- und Anpassungsfaktoren.

Der Erfolg von Veränderungsprojekten hängt stark davon ab, wie die Auseinandersetzung zwischen Veränderungstreibern und Veränderungsmeidern verläuft. Je nach persönlichen Motiven einer jeweiligen Führungskraft hat dies unterschiedliche Auswirkungen auf die Unternehmensveränderung und den Erfolg.

Collaboration-Einführung mit Einbindung der Betroffenen

Die Einführung von Collaboration-Lösungen sollte immer den menschlichen Faktor mit einbeziehen.

Die Einführung von Collaboration-Lösungen sollte immer den menschlichen Faktor mit einbeziehen, damit der angestrebte Nutzen voll zum Tragen kommt. Holt man die Mitarbeiter rechtzeitig ab, vermindert das die Schwierigkeiten bei der Umstellung auf die neuen Arbeitswerkzeuge. Gut geplante Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen unterstützen die reibungslose Einführung. Schließlich dient das Change Management auch dazu, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, die Akzeptanz zu verbessern und den Bekanntheitsgrad der Lösung zu erhöhen.

Fazit

Fest steht: Eine SharePoint- oder Office 365 Einführung im Unternehmen ist primär kein IT-Projekt. Sondern in größerem Maße ein Projekt zur Organisationsentwicklung, das durch die Unternehmenskommunikation und die Unternehmensleitung auf den Weg gebracht werden sollte.

Hana Duchoňová

Hana Duchoňová

Change Management Consultant bei IF-Blueprint AG
Die IF-Blueprint AG, der zuverlässige IT-Dienstleister mit Sitz in Unterhaching, bietet Beratung und Projektmanagement zu innovativen Microsoft Technologien in den Bereichen Collaboration, Communication und Business Intelligence.

Als Teil der InterFace Group, die seit 1984 komplexe und unternehmenskritische IT-Projekte realisiert, steht die IF-Blueprint AG für Qualität und zufriedene Kunden in den unterschiedlichsten Branchen. Die besonderen Schwerpunkte der Geschäftstätigkeiten liegen in Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen zu den Microsoft Technologien SharePoint, Office 365 sowie Azure.
Hana Duchoňová

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