Einführung von Office 365 in der OTTO Group: Experteninterview mit Fabian Schütz

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Office 365 kommt inzwischen auch in einigen großen Konzernen großflächig zum Einsatz. Über die Einführung bei der Otto Group berichtet Fabian Schütz im aktuellen Interview der Office 365 Akademie. Er ist dort Office 365 Adoption Lead und begleitet die Einführung von Office 365, das bis 2021 in den größten Gesellschaften für 36.000 Mitarbeiter bereitstehen soll. Die Otto Group umfasst insgesamt 123 Gesellschaften mit über 52.000 Mitarbeitern in zahlreichen Ländern.

Stufenweise Office 365 Einführung in den Konzerngesellschaften

Bonprix war die erste Otto-Konzerngesellschaft, in der Office 365 eingeführt wurde. Die wichtigste Erfahrung dabei war, dass die Anwender stärker im Mittelpunkt stehen müssen. Denn sie sollen von den neuen Applikationen profitieren und ihre Arbeitsweisen damit optimieren können. Office 365 wurde bis Ende 2019 nach und nach bei zehn Konzerngesellschaften eingeführt, als letztes bei Unito. Über die einzelnen Gesellschaften hinweg besteht ein einheitlicher Tenant, sodass eine unkomplizierte Kommunikation über den gesamten Konzern erfolgen kann.

Vorgehen und Adoption-Formate

Ein wichtiger Aspekt bei der Office 365-Einführung ist, Akzeptanz bei den Mitarbeitern für neue Arbeitsweisen zu schaffen und Ängste zu nehmen. Hierzu haben sich bei der Otto-Group die folgenden Adoption-Formate bewährt:

  • Use Case-Shopping: Beim Use Case-Shopping wurden Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen befragt, was sie in Ihrer Arbeit einschränkt und wie diese verbessert werden könnten. So sammelte man rund 1.500 Use Cases, die mit Hilfe von Office 365 optimiert werden sollen.
  • Führungskräfte-Werkstätten: Führungskräfte müssen besonders geschult und vorbereitet werden auf die Office 365-Einführung, sodass sie als Vorbilder voran gehen können.
  • How-Tos: In kurzen Schulungseinheiten werden den Mitarbeitern Tipps und Tricks zu den einzelnen Apps gezeigt und Best Practice-Ansätze aus anderen Konzerngesellschaften präsentiert.
  • Collaboration-Werkstätten: Nach der Office 365 Einführung werden in Collaboration-Werkstätten Standards festgelegt, wie die Zusammenarbeit mit den neuen Office 365-Apps funktionieren kann.

Die Videoaufzeichnung des Interviews:

Folien auf SlideShare:

Über Fabian Schütz:

Fabian Schütz ist aktuell Office 365 Adoption Lead in der IT der Otto Group. Er ist ursprünglich Jurist und kam als Quereinsteiger in der Rolle eine SharePoint Consultant zum Konzern. (LinkedIn)

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