Eingeschränkte Business Connectivity Services (BCS) in SharePoint Online/Office 365 – und wie die LOB-Anbindung trotzdem klappt

SharePoint kommt in vielen Unternehmen als zentrales Portal für Geschäftsanwendungen aller Art zum Einsatz. Damit die benötigten Daten zwischen SharePoint und externen Systemen wie ERP, CRM oder SCM ausgetauscht werden können, hat Microsoft die Business Connectivity Services (BCS) eingeführt. Bei SharePoint Online und Office 365 sind hier einige Einschränkungen zu beachten. Mit folgender Anleitung klappt auch die BCS-Anbindung an die Cloud-Plattform. (von Mario Spies*)

Erstmalig führte Microsoft diese Integrationsfunktionen mit dem Office SharePoint Server (MOSS) 2007 unter dem Namen Business Data Catalog (BDC) ein. Mit der Version 2010 fand die Umbenennung und Erweiterung zu Business Connectivity Services (BCS) statt. Einen großen Sprung machte BCS mit SharePoint 2013, als erstmals Informationen aus externen Quellen nicht nur gelesen, sondern auch geschrieben, gelöscht oder aktualisiert werden konnten (weitere Details dazu hier).
Mit steigender Verbreitung von Office 365 und SharePoint Online taucht nun immer öfter die Frage auf, wie in der Cloud SharePoint-Listen mit externen Datenverbindungen zu behandeln sind.

Prinzipiell bietet auch SharePoint Online die BCS, allerdings sind hier im Vergleich zur On-Premises-Version einige Einschränkungen zu beachten. Zunächst einmal wird ein Office 365 Enterprise-Plan E3 oder E4 benötigt, um diese Funktion nutzen zu können. Folgende Einschränkungen sind zu beachten:

• keine Profilseiten für externe Inhaltstypen
• kein Offline-Zugriff
• fehlende Rich-Client-Integration
• keine Integration in die Suche

Trotz dieser Einschränkungen lässt sich SharePoint Online per BCS mit einer Reihe gängiger Datenquellen verbinden. Zu den möglichen Schnittstellen zählen Windows Communication Foundation (WCF), Web-Services, Open Data Protocol-Quellen (O-Data) sowie Microsoft SQL Azure-Datenbanken. Das Erstellen eines externen Inhaltstypen folgt dem gleichen Prinzip wie bei On-Premise-Versionen.

Anleitung: Implementierung von BCS in einer SharePoint Online-Umgebung:

1. Erstellen eines Secure Store Mappings

Der erste Schritt besteht darin, eine Zielapplikation im Secure Store Service zu erstellen. Dadurch kann eine Gruppe von Usern auf ein einzelnes, externes Dienstkonto abgebildet werden, das für sie handeln kann. In SharePoint Online sind nur gruppenbeschränkte Zugangsdaten möglich. In einer On-Premise-Umgebung sind zusätzlich individuelle Mappings verfügbar.
Für SQL Azure-Datenbanken muss die Anmeldeart auf „Windows User Name“ und „Windows Password“ gestellt werden. Nachdem die Zielapplikation erstellt wurde, können Sie die Zugangsdaten für das SQL Azure-Konto eingeben, das Sie für die Verbindung verwenden möchten.

2. Erstellen einer Verbindung, eines externen Inhaltstypen und der CRUD-Operationen

Am einfachsten lässt sich ein neuer externer Inhaltstyp mit SharePoint Designer 2013 erstellen, mit dem externe Inhaltstypen für SQL Azure-Tabellen, Ansichten oder Stored Procedures erstellt werden können.

• Sie müssen ihn lediglich öffnen und mit Ihrer Site-Collection verbinden. Nutzen Sie hierfür Zugangsdaten, die über Administratorenrechte verfügen.
  Im externen Inhaltstypen-Menüelement können Sie die Verbindung erstellen und alle Create, Read, Update, Delete (CRUD)-Modellmethoden verwenden.
• Als nächstes müssen Sie einen Servernamen, Datenbanknamen und einen optionalen Anzeigenamen vergeben. Bei der Authentifizierung verwenden Sie „connect with impersonated custom identity“ und geben die vorab erstellte Application-ID ein. Dadurch werden die von uns angegebenen Zugangsdaten an SQL Azure jedes Mal weitergegeben, wenn ein SharePoint-User auf diese Inhalte zugreift.
• Nachdem nun die Verbindung erstellt wurde, erscheint die Datenbank, und Tabellen und Ansichten können angezeigt werden. Durch Rechtsklick auf eine Tabelle oder Ansicht können Sie einen einzelnen Vorgang wie „read list“ erstellen oder alle Operationen auf einmal ausführen.

3. Speichern des Inhaltstyps und Erstellen einer externen Liste

Ein Großteil der Arbeit ist jetzt bereits getan. Durch einen Klick auf „save“ wird der externe Inhaltstyp zurück in SharePoint gespeichert. Der letzte Schritt in diesem Prozess besteht darin, eine externe Liste zu erstellen, mittels derer Anwender die Daten sehen und verwenden können. Dies wird durch einen Klick auf „create lists and forms“ im Ribbon erreicht.
Jetzt können die Geschäftsanwender Elemente in der SQL Azure-Datenbank erstellen, lesen, updaten oder löschen – je nach Berechtigungen und erstellten Aktionen – ohne SharePoint zu verlassen. Anstatt eine externe Liste zu verwenden, ist es auch möglich, Daten mit einem Business Data Web Part zu veröffentlichen.

4. Externe Inhaltstypen und Listen wiederherstellen

Nachdem SharePoint von einem On-Premise-System zu SharePoint Online migriert wurde, funktionieren alle externen Inhaltstypen und Listen nicht mehr, da die BCS-Definitionen fehlen. Falls diese Verbindungen jedoch weiterhin benötigt werden, gibt es zwei Möglichkeiten, sie zu erhalten:

– Daten zu SQL Azure migrieren

SharePoint Online kann sich problemlos mit der SQL Azure-Datenbank verbinden, und diese deshalb als externen Inhaltstypen verwenden, um die Informationen in einer externen Liste oder einem BDC-Webpart zu veröffentlichen.

– Line-of-Business-Data als WCF-Web-Service veröffentlichen

Aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen ist es nicht immer möglich, alle Daten zu SQL Azure zu migrieren. Um diese Daten zu verbinden, können Sie sie anhand eines WCF-Web-Service veröffentlichen. Auch SharePoint Online BCS kann diese Inhaltsquellen verbinden. Dadurch können Firmen Line-of-Business-Daten nach einem Umzug ihrer On-Premise-Umgebungen zu Office 365 weiterhin verwenden. Da einige Dinge manuell geplant und ausgeführt werden müssen, sollten Ausgaben für Beratung im Projektbudget berücksichtigt werden.
Durch die Verwendung von BCS ist es weiterhin möglich, auf externe Inhalte von SharePoint aus zuzugreifen, ohne die Inhalte zu duplizieren, wie es bei einer Replikation der Fall ist. Dadurch haben Anwender die Möglichkeit, auf Inhalte von Datenbanken, Web-Services oder O-Data-Quellen in Echtzeit zuzugreifen. Sich in zusätzliche Systeme einzuloggen und sich große Mengen an Zugangsdaten merken zu müssen, wird überflüssig, und SharePoint letztlich zu dem Single Point of Truth.

*Mario Spies ist Senior Strategic Consultant bei der AvePoint Deutschland GmbH