Erfolgsrezept für eine SharePoint-Intranet-Einführung: Funktionen priorisieren und Prozesse analysieren

Sucht man nach Paradebeispielen für erfolgreiche SharePoint-Intranets, wird man bei einigen internationalen Konzernen fündig. So hat beispielsweise Air Canada ein SharePoint-basierendes Intranet Namens ‚Acaeronet‘ aufgebaut, mit dem sie ihre internen Prozesse automatisieren. Beim Beratungsunternehmen Booz Allen Hamilton unterstützt SharePoint Online die Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit in digitalen Arbeitsräumen. Coles, eine der führenden australischen Lebensmittelketten, setzt sein Intranet für Ideenaustausch, Innovationsdenken und die Verbesserung der Kundenzufriedenheit ein.

Diese drei Beispiele zeigen, dass sich SharePoint-Intranets in den unterschiedlichsten Unternehmen für verschiedene Ziele einsetzen lassen. Deutlich wird in all diesen Fällen aber auch, dass ein gewisser Anpassungsaufwand
erforderlich ist, um SharePoint optimal an die Bedürfnisse der einzelnen Einsatzszenarien anzupassen. Welche grundlegenden konzeptionellen und praktischen Schritte bei der Umsetzung eines Intranet-Projekts erforderlich sind, erläutern wir in diesem Beitrag.
(Autorin: Sandra Lupanava, SharePoint Evangelist bei ScienceSoft)

I. Features priorisieren statt SharePoint Out-of-the-Box

SharePoint bringt ‚Out-of-the-Box‘ eine ganze Menge an Intranet-Funktionen mit. Damit erhält man jedoch keinesfalls eine einsatzfertige Lösung, sondern zuerst einmal einen Funktionsbaukasten. Diese Funktionsvielfalt gilt zwar als einer der großen Vorteile eines SharePoint-Intranet, sie kann sich aber auch als Falle erweisen. Wer nämlich meint, alle verfügbaren Werkzeuge nutzen zu müssen, erhält damit kein ‚mächtiges Intranet‘, sondern eine Lösung, die zwar alles ermöglicht, aber die Benutzer verwirrt.

Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie zu Beginn Ihres Projektes gezielt die benötigten SharePoint-Funktionen auswählen und priorisieren. Dabei sollte der Schwerpunkt auf Funktionen liegen, die die geschäftlichen Anforderungen unterstützen oder die dafür entwickelt werden. Für die Entscheidungsfindung sollten folgende zwei Aspekte berücksichtigt werden:

1. Geschäftsprozesse analysieren, passende Funktionen identifizieren

Legen Sie zunächst fest, welche Prozesse Sie automatisieren oder unterstützen möchten, und finden Sie heraus, welche Funktionen von SharePoint sich dafür am besten eignen. Wenn Sie zum Beispiel die Leistung des Einkaufs verbessern möchten, sollten Sie über fortgeschrittene Workflow-Management-Funktionen nachdenken. Falls die Anzahl der Projekte im Unternehmen deutlich gestiegen ist, aber noch kein Tool dafür verwendet wird, wäre zu überlegen, dafür die Projektmanagement-Funktionen von SharePoint einzusetzen.

2. Dokumentenmanagement oder kollaborative Teamsites?

Als zweites sollten Sie analysieren, welche Form der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen praktiziert werden. Ist die Arbeitsorganisation eher hierarchisch strukturiert und die Interaktion vorwiegend dokumentenbasiert, sollten Sie Dokumentenmanagement-Funktionen ins Auge fassen. Praktizieren Sie aber bereits digitale Zusammenarbeit in Teams, und die Mitarbeiter nutzen dafür bisher lediglich ein Chat-Tool, sollten Sie über leistungsfähige Teamseiten nachdenken.

II. Projektumfang, interne/externe Dienstleister, Nutzer-Akzeptanz

Sobald Sie sich für Schlüsselfunktionalitäten Ihres SharePoint-Intranet entschieden haben, stehen weitere erfolgsentscheidende Schritte an:

[genericon icon=next]Umfang des Intranet-Projekts und Budget festlegen:

Nachdem die Kernfunktionalität für das Intranet feststeht, können Sie den Umfang des initialen Projekts abschätzen. Auf dieser Grundlage lässt sich nun auch das Budget planen. Mit diesem Vorgehen verhindern Sie endlose Projektphasen und erreichen eine Fertigstellung der zentralen Funktionen innerhalb weniger Monate nach der Bereitstellung der SharePoint-Basis.

[genericon icon=next]Entwicklungskosten mit internen oder externen Dienstleistern:

Sobald ein bestimmter Einsatzbereich des Intranet festgelegt ist, lässt sich auch abschätzen, wie viel Aufwand in die Entwicklung individueller Funktionen investiert werden soll und welcher Support-Aufwand damit einhergeht. Diese Kalkulation ist vor allem dann wichtig, wenn Sie nicht über ein internes SharePoint-Team verfügen und das Intranet-Projekt mit einem externen SharePoint-Dienstleister umsetzen.

[genericon icon=next]Benutzer-Akzeptanz und Social-Collaboration:

Solange das neue Intranet die alltäglichen Geschäftsaufgaben unmittelbar unterstützt, können Sie mit hoher Akzeptanz bei den Mitarbeitern rechnen. Dennoch empfiehlt sich von Anfang an, ein großes Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit zu legen. Gerade in Unternehmen mit vielen jungen und engagierten Mitarbeitern könnte ein zu formal gehaltenes Intranet die Begeisterung bremsen. In solchen Umgebungen empfiehlt sich beispielsweise die Integration von Social-Network-Funktionen, um auch informellere Formen der Zusammenarbeit zu unterstützen.

III. Mitarbeiter-Feedback in der Entwicklungsphase

Ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Umsetzung eines SharePoint-Intranet ist die Einbeziehung der Benutzer in verschiedenen Projektphasen. Auch wenn es einfacher erscheint, die gesamte Entwicklungsarbeit an das SharePoint-Team zu delegieren, verspricht eine an den Benutzerbedürfnissen ausgerichtete Entwicklung deutlich bessere Resultate.

[genericon icon=next]Entwickler brauchen Anwender-Feedback

Generell sollten SharePoint-Entwickler in Intranet-Projekten eng mit den Anwendern zusammenarbeiten, um die Effizienz zu steigern und rechtzeitig überflüssige oder unpraktische Funktionen zu identifizieren. In so einer Konstellation können die Anwender auch ihre Wünsche in Sachen Intranet-Struktur, Design, Seiten-Layouts und Endgeräteunterstützung einbringen.

[genericon icon=next]Testen gegen Akzeptanzprobleme

Individuell entwickelte Intranet-Funktionen sollten mit Hilfe von Fokusgruppen getestet werden. Damit lässt sich das Risiko von Akzeptanzproblemen von Anfang an auf ein Minimum reduzieren. Idealerweise sollten die Anwender dabei jede einzelne Lösungskomponente im Intranet testen. Für das Projektteam heißt das: Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für eine Teamwebseite anpassen, laden Sie Vertreter aus verschiedenen Teams ein, um diese zu testen, bevor sie veröffentlicht wird.

[genericon icon=next]Schulungen und Meetups

Organisieren Sie am Ende des Projekts Schulungen, um die Mitarbeiter mit der Arbeit im neuen SharePoint-Intranet vertraut zu machen. Sobald sich die Benutzer eingearbeitet haben, können Trainingseinheiten durch monatliche Meetups ersetzt werden. Bei diesen Treffen können die Erfahrungen und Probleme mit dem Entwicklungsteam ausgetauscht werden, und so Verbesserungen schnell umgesetzt werden.

IV. Optimieren Sie das SharePoint-Intranet kontinuierlich

Selbst wenn das SharePoint-Intranet in der gewünschten Form realisiert wurde, sind damit längst nicht alle Aufgaben erledigt. Häufig kommt es beispielsweise vor, dass eine am Anfang beliebte Lösung die Mitarbeiter nach mehreren Monaten oder Jahren nicht mehr zufriedenstellt. Entweder, weil bestimmte Funktionen nicht mehr wichtig sind, oder weil sie den geänderten Bedürfnissen nicht mehr entsprechen. Aus diesem Grund sollten eingeführte Intranet-Funktionen laufend an geänderte Anforderungen angepasst werden.
Wenn beispielsweise Wissensmanagement zu einer wichtigen Arbeitsunterstützung gehört, sollten Sie sich auf die Optimierung im Bereich Content-Management und Suchfunktionen konzentrieren. Wird das Intranet hingegen vorwiegend als soziales Netzwerk genutzt, sollten die Verbesserungen in kommunikativen Funktionen und Community-Seiten stattfinden. Hier empfehlen sich Design-Überarbeitungen und die Einrichtung individueller Webparts.

Fazit: Ein erfolgreiches SharePoint-Intranet ist planbar

SharePoint bietet als Intranet-Plattform umfangreiche Möglichkeiten, allerdings sollte man sich gründlich mit den verschiedenen Herausforderungen auseinandersetzen. Das Priorisieren ausgewählter Intranet-Funktionen zählt zu den ersten Aufgaben, mit denen Sie die Weichen für den Erfolg stellen – sowohl in Bezug auf den Entwicklungsaufwand, als auch die Benutzerakzeptanz.

Um hier die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie zum einen die Geschäftsprozesse analysieren, aber auch Ihre Anforderungen in Sachen Zusammenarbeit. Dabei ist zu klären, inwieweit SharePoint diese abdecken kann. Vermeiden Sie außerdem, ein Intranet-Projekt ausschließlich an die IT-Abteilung zu delegieren. Um den langfristigen Erfolg sicherzustellen, sollten Sie in jedem Fall die Mitarbeiter einbeziehen und ihre bevorzugten Arbeitsweisen berücksichtigen. Nach diesem Rezept erhalten Sie eine Lösung, die die Mitarbeiter produktiver macht und ihnen viele tägliche Aufgaben erleichtert.