Experten-Roundtable: Wie der Digital Workplace die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen sichert
Die Zukunftsfähigeit vieler Unternehmen hängt von der Produktivität der Mitarbeiter ab. Um diese zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern, schicken viele IT-Hersteller den „Digital Workplace“ ins Rennen. Wie dieser neue Arbeitsplatz aussieht und wohin die Reise geht, diskutierten wir bei einem IT-meets-Press-Event am 4. Februar mit Annette Rust (Avanade), Marc Hoffer (Avepoint), Matthias Sommermann (Datev), Tolga Erdogan (Dimension Data) und dem Analysten Axel Oppermann (Avispador) im Münchner Haus der Bayrischen Wirtschaft.
Mobiles Internet und Cloud revolutionieren den Arbeitsplatz
Die Automatisierung des Büroarbeitsplatzes hat eine lange Geschichte – von der IBM-Kugelkopfschreibmaschine bis zu UCC und Social Collaboration. Doch der Social-Boom der letzten Jahre war auch von Skepsis begleitet, weil viele IT- und Geschäftsentscheider zu viel Ablenkung von der Arbeit anstelle der versprochenen besseren Zusammenarbeit befürchteten.
Doch mit dem von der Industrie eingeläuteten Digital Workplace stehen einschneidende Veränderungen an, erklärte Analyst Axel Oppermann (Avispador) in seinem Eröffnungsvortrag: „Die Integration von mobilem Internet und Cloud revolutioniert die Art, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten. Das wirkt sich nun auf alle Berufsgruppen aus und bildet den Schlüsselbaustein für das zukünftige Arbeitsmodell. Damit steht und fällt die Wettbewerbsfähigkeit der hiesigen Unternehmen in allen Branchen.“
Auslaufmodell Intranet und Unified Communications
Der Begriff Digital Workplace steht dabei für ein ganzheitliches Arbeitsplatzmodell, das die klassischen Software- und Hardwarekategorien überwindet. Vorbei seien die Zeiten von Intranet sowie Unified Communication and Collaboration (UCC), hieß es. Zum einen wollen die Anwender nicht mehr mit Informationen aus Portalen überhäuft werden und erwarten flexibleren, ortsunabhängigen Zugriff. Zum anderen gelten Chat, Voice, Video und Telefonanlagen-Integration inzwischen als Commodity.
Für Annette Rust, Digital Strategy Lead bei der Microsoft-Accenture-Tochter Avanade, definiert sich der Digital Workplace durch das Zusammenführen von Informationen und Zusammenarbeit in einem intelligenten Kontext und der Rolle des Mitarbeiters. Anwender sollen dabei abhängig von ihrem Profil an jedem Ort die relevanten Funktionen und Daten erhalten. Die Plattform der Wahl ist bei Avanade-Projekten dabei Office 365.
Wie das in der Praxis aussehen kann, schilderte sie anhand der Arbeitsumgebung bei einem Rückversicherer: „Früher benötigte der Underwriter für die Risikobewertung einer japanischen Fabrik lediglich sein Underwriting-Tool. Heute benötigt er dafür Input aus diversen Datenquellen wie Klima, Vergleichszahlen anderer Unternehmen sowie eine integrierte Kommunikation mit dem Client-Manager – alles in einer einheitlichen Umgebung.“
Virtual Realitiy als nächste Client-Revolution?
Dass das nicht der Endpunkt der Entwicklung ist, unterstrich anschließend Tolga Erdogan, Director Solutions & Consulting bei Dimension Data. Er prognostizierte als nächste Schritte das Zusammenwachsen von klassischen Arbeitsplatz-Umgebungen mit dem Internet der Dinge, Virtual Reality und Augmented Reality: „Die VR-Brille Oculus ist für mich die Vision des komplett digitalisierten Arbeitsplatzes. Um solche Themen wird Enthusiasmus entstehen, während das Interesse für Collaboration-Tools zurückgehen wird.
Etwas pragmatischer sieht Matthias Sommermann, Leiter Cloud-Lösungen bei der Datev, die Entwicklung: „In unserem Kundenumfeld sind konkrete Lösungen für die Automatisierung zeitraubender Arbeitsprozesse rund um Zahlungsverkehr, Geschäftssteuerung und Belegwesen gefragt. Außerdem geht es um medienbruchfreie Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Steuerberatern.“
Wie eine solche Automatisierung im Datev-Kundenumfeld abläuft, schilderte Stefan Fichtl, Gründer der SFS Steuerberatungsgesellschaft: „Dank intelligenter Verknüpfung diverser Datenquellen stehen uns heute diverse Frühwarnfunktionen zur Verfügung, die mir auf einem Bildschirm per Ampelsignal den Status mehrerer Hundert Mandanten darstellen. Und bei einem Mandanten aus der Gastronomie können wir heute beispielsweise die Umsatzzahlen ihn Bezug zu den Wetterdaten setzen, um die Plausibilität seiner Geschäftszahlen zu kontrollieren.“
Alles muss raus – oder alles integrieren?
Wie Unternehmen Workplace-Konzepte umsetzten, war ein weiterer interessanter Diskussionspunkt. Startet man auf der sprichwörtlichen grünen Wiese, oder müssen sich neue Arbeitsplatzlösungen in bestehende Infrastrukturen eingliedern? Marc Hoffer, Leiter Enterprise Sales bei Avepoint, konstatiert große Hürden, die einen Neuanfang erschweren: „In vielen Kundenumgebungen finden wir tief in die Prozesse verankerte Bestandssysteme wie Lotus Notes. So etwas migriert man nicht mal schnell, dafür braucht es eine schlüssige Integrationsstrategie.“ Oppermann hingegen plädierte für einen Start auf der grünen Wiese: „Manchmal muss man alte Zöpfe einfach abschneiden. Denn oft wird an überkommenen Dingen aus nostalgischen Gründen festgehalten.“
Workplace-Einführung – mit oder gegen die Schatten-IT
Breiten Raum nahm in der Runde der Themenkomplex Cloud und Schatten-IT ein. Die Cloud gilt allen Experten als ideale Basis für die Einführung des Digital Workplace. „Workplace-Plattformen wie Office 365 erleichtern das Auslagern neuer Services und entlasten die Unternehmen von Aufwänden für Infrastruktur und Betrieb“, sagte Rust. Für die IT-Organisationen bedeutet das, dass sie sich umorientieren müssen. Wenn die Budgets für IT-Dienste in die Geschäftsbereiche fließen, ist es an der Zeit, die eigene Rolle und die Aufgabenfelder neu zu definieren.
Andernfalls wandern die Nutzer einfach in die Schatten-IT ab, warnte Erdogan: „Wenn die IT nicht schnell genug ist und zeitgemäße Dienste aufsetzt, wechseln die Anwender auf allgegenwärtige Dienste wie Dropbox. Da hilft auch kein Blockieren übers Netzwerk, weil dann einfach über Mobilgeräte ausgewichen wird.“ Sommermann hielt solche Szenarien für bedenklich und warnte davor, dass sie die Cloud-Akzeptanz mindern könnten. „Wir brauchen solide Geschäftsmodelle für Cloud-Lösungen, dann lassen sich auch solche Sicherheitsfragen umfassend lösen.“
Hoffer ergänzte, dass vor allem die Akzeptanz der Anwender über den Erfolg neuer Workplace-Konzepte entscheidet und auch dem Drang zur Schatten-IT entgegenwirkt. Das heißt vor allem, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie sind: „Wenn die User heute Dokumente per Attachment verschicken, dann sollte man das nicht verbieten, sondern diese etablierte Arbeitsgewohnheit unterstützen. Beispielsweise per intelligenter Software-Automatik im Hintergrund, die ein Attachement durch einen Dokumentenlink ersetzen, so dass die Daten im geschützten Unternehmenskontext bleiben.“
Fazit: Automatisierung wird massiv ausgeweitet
Am Ende griff die Gesprächsrunde auch noch das Thema Automatisierung und die möglichen Folgen für die Arbeitswelt auf. Oppermann wies in dem Zusammenhang auf fundamental veränderte Methoden der Softwareentwicklung hin, die sich auch massiv auf die Unternehmens-IT auswirken: „Hersteller entwickeln Software heute viel schneller als noch vor fünf Jahren, so dass es nicht mehr ausreicht, Projekte in den üblichen Dreijahreszyklen zu planen.“ Die zunehmende Automatisierung werde sich im Übrigen auch auf die Büroarbeit auswirken, weil selbstlernende Algorithmen zukünftig auch typische Dienstleistungsaufgaben wie die Auftragsabwicklung oder die Behandlung von Servicefällen vollständig automatisieren könnten.
Ein weiter Bogen also von der Dokumentenverwaltung in der Cloud über Anwender-zentrische Konzepte bis zur Auslagerung des Arbeitsplatzes in virtuelle Welten – das Thema Digital Workplace hat das Zeug, uns in den nächsten Jahren intensiv zu beschäftigen.
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