Weniger Ablenkung in Teams und Outlook mit festgelegten Fokuszeiten

In unserer schnelllebigen Welt ist die Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten, wichtiger denn je. Allerdings können Nachrichten jeglicher Art die Konzentration stören und die Produktivität beeinträchtigen. Teams und Outlook bieten jedoch praktische Funktionen, um ungestörte Zeiträume für konzentriertes Arbeiten zu schaffen, unter anderem Fokuszeiten.

Fokuszeiten Planen mit Viva Insights

Viva Insights ermöglicht es, gezielt Fokuszeiten in Ihren Terminkalender einzuplanen. So können Sie Aufgaben konzentriert bearbeiten, ohne von Anrufen und Nachrichten unterbrochen zu werden. Viva Insights erstellt automatisch feste Fokuszeiten in den freien Zeitfenstern Ihres Kalenders, die Sie gemäß Ihres individuellen Fokusplans weiter anpassen können. So erstellen Sie Ihre Fokuszeiten:

  • Öffnen Sie MS Teams. Klicken Sie links in der Menüleiste auf die drei Punkte „weitere Apps anzeigen“ und öffnen Sie Viva Insights.
Fokuszeiten in MS Teams einrichten
  • Sie sind nun auf der Viva Insights Startseite. Klicken Sie links auf den Menüpunkt Wohlbefinden. Nun sehen Sie eine Übersicht der Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihr Wohlbefinden zu steigern. Klicken Sie auf Täglichen Fokusplan einrichten.
  • Der Fokusplan wird automatisch erstellt und erscheint dann auf Ihrer Wohlbefinden-Seite. Über Einstellungen ändern können Sie die Zeiten individuell anpassen.
  • In den Einstellungen können Sie unter Zeitfenster blockieren festlegen, wie viele Stunden pro Tag als Fokuszeit eingeplant werden sollen, ob diese morgens oder nachmittags blockiert werden und ob während der Fokuszeit Chat-Benachrichtigungen stummgeschaltet werden sollen.

Nachdem Sie Ihren Fokusplan festgelegt haben, werden automatisch verfügbare Zeiten in Ihrem Outlook-Kalender reserviert. Bestehende Termine werden nicht überschnitten. Die Fokuszeiten werden für zwei Wochen im Voraus automatisch geplant. Nicht benötigte Blöcke können Sie einfach aus Ihrem Terminkalender löschen.

Falls Sie den Fokusplan deaktivieren möchten, geht das einfach über „Plan verlassen“ (siehe Screenshot 4, Button oben rechts). Nach der Deaktivierung kann es ein paar Minuten dauern, bis die geblockten Fokuszeiten aus dem Kalender verschwinden. Wenn Ihre Fokuszeit beginnt, wechselt Ihr Teams-Status automatisch auf „Fokuszeit“ und Benachrichtigungen sind ausgeschalten. Am Ende der Fokuszeit geht der Status automatisch wieder in den zuvor geführten Teams-Status zurück. Mehr Infos zu den Fokuszeiten mit Viva Insights finden Sie hier.

3 weitere Maßnahmen für Ruhephasen in Microsoft 365:

1. Outlook Termine automatisch kürzen

  • Outlook im Browser öffnen
  • Auf Einstellungen gehen (Zahnradsymbol oben rechts)
  • Menüpunkt Kalender auswählen und auf Ereignisse und Einladungen gehen
  • Das Häkchen bei Dauer für alle Ereignisse kürzen setzen und individuell anpassen

2. Irrelevante Benachrichtigungen in Teams deaktivieren

KanalbenachrichtigungenChatbenachrichtigungen
1. Teams öffnen
2. Gewünschten Kanal anklicken, über die drei Punkte Menü öffnen, auf Kanalbenachrichtigungen gehen und individuell anpassen.
1. Teams öffnen
2. Auf die drei Punkte neben dem Chat klicken und stummschalten.

3. Ruhezeiten auf der Teams Mobil App planen

  • Öffnen Sie Teams auf Ihrem Handy und klicken Sie auf Ihr Profilbild um die Menüleiste zu öffnen.
  • Gehen Sie dann auf Benachrichtigungen.
  • Scrollen Sie nach unten und klicken auf Während Ruhezeiten.
  • Aktivieren Sie Bestimmte Stunden und passen Sie ihre Ruhezeit nach Belieben an. Benachrichtigungen werden dann innerhalb der gewählten Zeitfenster stummgeschalten.


Konzentriertes Arbeiten erfordert bewusste Strategien. Probieren Sie die Tipps aus und optimieren Sie Ihren Arbeitsalltag durch gezielte Fokuszeiten und mehr Ruhephasen.

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