Future of Work: Microsoft-Studie prognostiziert eine hybride Arbeitswelt nach Corona

Wie stark hat Corona die Arbeitswelt verändert, und welche Trends lassen sich daraus für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft ableiten? Im Rahmen der Studie „Work Trend Index“ hat Microsoft dafür umfangreiche Nutzungsdaten aus der Office 365- und Teams-Cloud analysiert und veröffentlicht. Die Ergebnisse weisen auf gravierende Veränderungen der Arbeitswelt seit Februar 2020 hin, mit einem starken Trend zu gemischten Remote- und vor-Ort-Arbeitsformen.

Kaum ein IT-Anbieter verfügt über mehr weltweite Live-Daten von realen Arbeitsplätzen als Microsoft. Die Informationen stammen von den über eine Million Unternehmen mit Microsoft 365 im Einsatz, sowie auch von den 200 Millionen Teams-Nutzern.

Microsoft hat die analysierten Nutzungsdaten auf seiner WorkLab-Site veröffentlicht. Die untersuchten Schwerpunkte reichen von Video-Besprechungen und neuen Formen der Zusammenarbeit über Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeiter, IT- und Sicherheitsaspekte der Remote-Arbeit bis zu den gesellschaftlichen Auswirkungen der veränderten Arbeitsmuster.

Viele Ergebnisse sind nach den Erfahrungen im letzten Jahr offensichtlich, wie etwa eine deutliche Zunahme der Nutzung von Collaboration-Tools, andere kommen eher überraschend. David Lavenda hat in einem Beitrag für CMSWire einige zentrale Erkenntnisse herausgepickt und interpretiert daraus, was das für die Zukunft der Arbeit bedeutet.

1. Mehr Chats, mehr Meetings – und mehr E-Mails

„Im Februar 2021 wurden 40,6 Milliarden E-Mails mehr verschickt als im Februar 2020.“

Erklärung: Selbst das massive Wachstum von Chat-Tool wie Microsoft Teams (und Zoom) scheint keinen negativen Einfluss auf die E-Mail-Nutzung zu haben. Die Zahl der verschickten Mails steigt weiter konstant an. Das liegt vor allem daran, dass Collaboration-Tools – abgesehen von virtuellen Meetings – für die interne Zusammenarbeit entwickelt wurden. Im externen Geschäftsverkehr bleiben weiterhin einige große Herausforderungen bestehen. Deshalb müssen Unternehmen Wege finden, wie sie die Nutzung von E-Mail und Collaboration-Tools in Einklang bringen.

Vor allem die Zeit für Online-Besprechungen hat seit Februar 2020 extrem zugenommen, aber auch der E-Mail-Verkehr ist angestiegen.

2. Mitarbeiter-Fluktuation aufgrund von Remote-Arbeitsmöglichkeiten

„41 Prozent der Arbeitnehmer weltweit erwägen einen Jobwechsel. Und 46 Prozent sind am überlegen, weil ihnen die neuen Home-Office-Optionen entsprechende Möglichkeiten eröffnen.“

Erklärung: Der enorme Infrastrukturwandel in Richtung Remote Work senkt auch die Schwelle, um für weiter entfernte Unternehmen zu arbeiten. Generell erleichtern neue Arbeitsmodelle das Arbeiten aus größerer Distanz. Für Unternehmen wiederum bedeutet das, dass sie auf einen größeren Arbeitskräftepool zurückgreifen können, ohne auf geografische Einschränkungen Rücksicht nehmen zu müssen.

Die Auswirkungen auf die Wirtschaft sind immens. Zwar wird es weiter Geschäftszentren mit regionalen Konzentrationen von Experten geben, aber die zunehmende örtliche Unabhängigkeit verbessert auch die allgemeinen Beschäftigungsaussichten, da sich die Bandbreite potenzieller Arbeitnehmer und Arbeitgeber erweitert.

3. Umgestaltung zum hybriden Arbeitsplatz

„73 Prozent der Arbeitnehmer wünschen sich zukünftig flexible Remote-Arbeitsoptionen, gleichzeitig möchten 67 Prozent auch den direkten persönlichen Kontakt mit ihren Teams. Für 66 Prozent der Entscheider heißt das, dass sie die Umgestaltung der Geschäftsräume planen und hybride Arbeitsumgebungen aufbauen wollen.“

Erklärung: Das Home-Office wird zwar als bequem empfunden, dennoch sehnen sich die Menschen nach persönlichem Kontakt. Das muss nicht jeden Tag der Fall sein, doch gelegentliche Treffen mit Teamkollegen sind erwünscht. Das führt dazu, dass das Angebot von flexiblen Arbeitsplätzen stark steigen wird.

4. Viel Chats heißt auch viel Ablenkung

„Der durchschnittliche Teams-Benutzer sendet 45 Prozent mehr Chatbeiträge pro Woche, und auch außerhalb der Arbeitszeiten sind es 42 Prozent. Die Zahl der Chats pro Woche steigt kontinuierlich.“

Erklärung: Die Gefahr der Ablenkung von der Arbeit nimmt zu. Mit der Verlegung eines Arbeitsplatzes ins Home-Office verliert man auch das natürliche Gefühl des gemeinsamen Arbeitens im Büro. Stattdessen poppen nun auf den Bildschirmen ständig Chat-Fenster auf, die nach sofortiger Aufmerksamkeit verlangen. Diese ständige Ablenkung beeinträchtigt massiv die Produktivität, was in Konsequenz auch zu einem Gefühl der Überlastung und Erschöpfung führt.

5. Weniger neue Kontakte und Vernetzungen

„Der Umstieg auf Remote-Arbeit bewirkt auch ein Schrumpfen unserer Netzwerke. Einerseits nehmen die Interaktionen in nahen und vertrauten Teamumgebungen zu, andererseits gehen die Interaktionen mit entfernten, weniger intensiven Kontakten zurück.“

Erklärung: Collaboration-Tools helfen dabei, bestehende persönliche Verbindungen aufrechtzuerhalten, aber sie eignen sich nur bedingt dafür, neue Verbindungen aufzubauen. Der ausschließliche Einsatz von Collaboration-Tools funktioniert deshalb nur für einen begrenzten Zeitraum, solange die persönlichen Netzwerke im Unternehmens stabil sind. Sobald es Fluktuation gibt, und Mitarbeiter ins Unternehmen hinzukommen oder es verlassen, ist persönliches Engagement wichtig, um die Verbindungen zu pflegen und aufrecht zu erhalten.

Die Schattenseite des Home-Office: Die Interaktionen unter engen Kontakten und Netzwerken nimmt zwar zu, aber dafür gehen Verbindungen über größere Distanzen und mit nicht so eng verbundenen Personen zurück.

Ausblick: Unternehmen müssen sich auf eine hybride Arbeitswelt einstellen

Der Einsatz von Kollaborations-Tools war während der Lockdown-Phasen sowohl für Unternehmen wie für Mitarbeiter ein Segen. Doch das Geschäftsleben entwickelt sich weiter, und viele Leute werden sich nach neuen Möglichkeiten umschauen. Organisationen müssen sich diesen neuen Herausforderungen stellen, und das heißt vor allem, hybride Arbeitsbereiche einzurichten, die eine Mischung aus Remote- und direkten Interaktionen ermöglichen. Das erfordert Kreativität bei der Entwicklung neuartiger Arbeitsumgebungen.

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