Gegenmeinung: Wann bei SharePoint-Dokumenten-Verwaltung Metadaten schlechter sind als Ordner

Das Thema wird immer wieder diskutiert: Soll man Dokumente in SharePoint nach altem (Explorer-)Muster in Ordnern ablegen, oder wählt man dafür besser die modernere,  ‚intelligentere‘ Organisationsform mit Metadaten? Vor gut einem Jahr haben wir dazu mal die Vorteile einer Metadaten-basierenden Dokumentenverwaltung vorgestellt. Doch in der Praxis tauchen bei den Anwendern immer wieder Probleme auf, die die schöne Theorie widerlegen. Marco Schmidtnägel, Team Leader Development bei Lansco, schildert drei Problemstellungen, die er in Kundenprojekten mit Metadaten-Strukturen erlebt hat:

„Wir haben in diversen Projekten mit SharePoint Online und SharePoint On-Premises Dokumentenmigrationen durchgeführt und Ordnerstrukturen durch rein Metadaten-basierende Konzepte ausgetauscht. Grundsätzlich zeigt die Erfahrung, dass diese Methode einige klare Vorteile gegenüber dem Ordnermodell bietet. Allerdings
kann man auch sagen, dass sich die Komplexität dadurch deutlich erhöht, so dass ab einem gewissen Punkt externe SharePoint-Spezialisten nötig werden, um die auftauchenden Probleme zu meistern.

Folgende Hürden und Probleme sind in diversen Projekten aufgetaucht:

1. Limits in SharePoint-Bibliotheken und Listen

Ab 5000 Dokumenten in Bibliotheken bekommt man SharePoint-Limitierungen zu spüren. Behelfen kann man sich bei größeren Mengen an Dokumenten mit dem Erstellen von Indexen. Allerdings gibt es bei sehr großen Bibliotheken mit mehr als 50.000 Dateien neue Probleme, da die gefilterte Ergebnismenge selbst die Zahl 5000 überschreiten kann. Ein Hochsetzten des Limits ist in SharePoint Online nicht möglich, bei SharePoint On-Premises wird dies häufig von den Kunden nicht gewünscht.

2. Metadaten: Probleme mit Dateinamen-Ordnung

Verzichtet man auf Ordner, liegen alle Dateien in einer Ebene, so dass man bei der Benennung der Dateien kreativ sein muss. Je mehr Dokumente es sind, desto wahrscheinlicher wird es, dass Namen bereits existieren. Da die Benennung der Dateien normalerweise die Anwender selbst vornehmen, ist hier einiger Aufwand für Prozesslogik wie zum Beispiel dem Workflow, oder auch für Schulungen, notwendig.

3. Dokumenten-Durcheinander beim OneDrive-Sync

Sollen die Dokumente dann auch noch mit lokalen Rechnern per OneDrive for Business synchronisiert werden, bleiben auch hier alle Dokumenten in einem einzigen Ordner. Als zusätzliches Problem kommt dazu, dass OneDrive die Dateien aus SharePoint ohne Metadaten ins lokalen Dateisystem synchronisiert. Aufgrund der in Punkt 2 geschilderten Problematik besteht eine komplette Dokumentensammlung im schlimmsten Fall nur aus einem großen Sammelsurium an Dateien – entweder mit kryptischen Dateinamen oder einfach durchnummeriert.

Beispiel für ein Metadaten-Testszenario

Wer vor ähnlichen Herausforderungen steht und diese Einschränkungen austesten möchte, kann folgendes Szenario durchspielen: Zuerst eine Dokumentenbibliothek anlegen, und dann per Skript oder einem Migrations-Tool 20.000 Dateien hochladen. Anschließend mindestens vier Metadatenspalten – oder besser Managed Metadata – anlegen und die Dateien taggen. Je nach Filterung werden sich die Sortierung und die Metadata Navigation ungewöhnlich verhalten, mit Fehlermeldungen wie „Das hat leider nicht funktioniert“ bis zu „Es werden möglicherweise nicht alle Elemente angezeigt“.

Fazit: Vorteile mit Metadaten, aber man muss wissen, was man tut

Die Dokumentenverwaltung mit Metadaten hat ihre klaren Vorteile gegenüber Ordnern. Allerdings sollte man vor einem Live-Einsatz das Ganze im konkreten Szenario mit einer ähnlichen Anzahl an Dokumenten und entsprechend realistischen Metadaten testweise aufbauen und mit den Benutzern durchspielen. Sollte sich herausstellen, dass es zu technischen Problemen kommt, oder aber die Benutzer mit dieser Arbeitsweise nicht klar kommen, sind klassische Ordner vielleicht doch die bessere Lösung.“