Gelöschte und defekte Daten in SharePoint Online wiederherstellen – Möglichkeiten und Einschränkungen
SharePoint-Anwender sind grundsätzlich gut gegen Datenverlust gewappnet – das Zauberwort dazu heißt Versionsverlauf. Für SharePoint Online/Office 365 gelten dabei etwas geänderte Spielregeln, wenn es um das Wiederherstellen beschädigter, verlorener oder gelöschter Daten geht. Beim herkömmlichen SharePoint Server 2007 bis 2016 verwaltet üblicherweise die interne IT-Abteilung die Systeme und hat volle Kontrolle darüber. Damit verfügen die Anwender in der Regel über „wasserdichte“ Backups verschiedenster Zeitpunkte.
Demgegenüber wird SharePoint Online mitsamt aller Daten von Microsoft gehostet. Die Kunden geben hier die Kontrolle aus der Hand – vor allem, was die Wiederherstellung von Sites, Bibliotheken und Dateien betrifft.
Was ist bei Datenverlust als erstes zu tun?
Grundsätzlich gilt: Auch bei SharePoint Online ist eine vollständige Wiederherstellung im Schadensfall möglich. Aber man sollte einige Besonderheiten beachten. So kann sich der Vorgang sehr zeitaufwändig und kompliziert gestalten. Die Durchführung obliegt dem Office 365 Tenant-Administrator, der sich dazu an den Microsoft-Support wenden muss. Bevor man diesen Weg einschägt und externe Unterstützung anfordert, sollte man in jedem Fall zuerst die integrierten Mechanismen nutzen, die im Folgenden beschrieben werden:
1. Den integrierten Versionsverlauf (Versionierung) nutzen
Optimal für: beschädigte Dateien, unerwünschte Änderungen
Immer wenn eine Datei beschädigt ist oder unerwünschte Änderungen enthält, kann das Problem über die Wiederherstellung einer vorherigen Version elegant gelöst werden. SharePoint verfügt mit dem Versionsverlauf über eine mächtige Funktion, die von jedem Benutzer mit Bearbeitungsrechten (oder höher) genutzt werden kann. Während der Bearbeitung einer Datei werden im Hintergrund ständig automatisch Kopien erstellt. Somit steht immer eine Auswahl an zurückliegenden Fassungen vor, die sich restaurieren lassen. Stellt sich ein Dokument als beschädigt heraus, empfiehlt es sich übrigens, dieses gleich zu löschen, damit kein anderer Benutzer versucht, es herunterzuladen und zu reparieren.
Um die Versionierung nutzen zu können, muss sie in der jeweiligen Bibliothek aktiviert sein. Bei SharePoint Online ist das standardmäßig der Fall, dabei werden insgesamt 500 Hauptversionen gespeichert. Bei Bedarf kann ein Site-Owner diese Zahl erhöhen.
Die Nachteile der Versionierung:
- Eines der Probleme des Versionsverlaufs von SharePoint Online sind die unklaren Speicherintervalle beim Arbeiten mit Word-, Excel-, Powerpoint- und OneNote-Dateien. Microsoft selber spricht von 30 Minuten, doch in Tests ließ sich das nicht verifizieren. Der Anwender verfügt auch über keinerlei Kontrollmöglichkeit beim Speichern, weil keine entsprechende Schaltfäche zur Verfügung steht. Behelfsweise kann der Check-in-Check-out-Trick genutzt oder der entsprechenden Office-Client verwendet werden, um das Erstellen einer neuen Version zu erzwingen.
- Auch wenn jede SharePoint Online-Bibliothek automatisch die Versionsverwaltung eingeschaltet hat, gibt es Fälle, wo sie deaktiviert ist. Beispielsweise dann, wenn eine Bibliothek von einer älteren SharePoint-Version migriert wurde, und die Versionseinstellung mit übernommen wurde. Daher sollte die Versionsverwaltung nach einer Migration für alle Bibliotheken aktiviert werden, und die aktuell genutzten sollten sicherheitshalber danach überprüft werden.
2. Verwenden des Website-Papierkorbs
Optimal für: Versehentlich gelöschte oder fehlende Dateien, Elemente, Ordner, Bibliotheken und Listen
Wenn in SharePoint Online etwas gelöscht wurde, landet es immer zuerst im Papierkorb. Das ist vor allem bei versehentlichem Löschen praktisch. Der Weg zum Papierkorb führt entweder direkt über die linke Navigationsspalte oder über Websiteinhalte rechts oben via Optionen-Zahnrad. Hier befindet sich das Papierkorb-Symbol rechts oben unter dem Suchfeld.
Wenn eine Datei wiederhergestellt wird, die über einen Versionsverlauf verfügt, werden automatisch auch alle vorherigen Versionen wiederhergestellt. Für den Fall, dass eine Datei gelöscht wird und anschließend die Bibliothek, in der sie sich befand, muss hinterher auch erst die Bibliothek und dann die Datei wiederhergestellt werden. Wenn hingegen eine Datei aus einem gelöschten Ordner wiederhergestellt, sollte der Ordner automatisch mitrestauriert werden.
Gelöschte Elemente bleiben 93 Tage im Papierkorb, danach wandern sie in den Papierkorb der Websitesammlung.
3. Wiederherstellung eines Websitesammlungs-Papierkorb
Optimal für: Versehentlich gelöschte oder fehlende Dateien, Elemente, Ordner, Bibliotheken und Listen
Selbst für den Fall, dass man in SharePoint etwas doppelt gelöscht hat, indem man es 1) aus dem Papierkorb einer Website löscht oder 2) es über 93 Tage darin belässt, ist übrigens noch lange nichts verloren. Denn auch jede Websitesammlung hat ihren eigenen Papierkorb, der den Inhalt der Papierkörbe aller Sites sammelt, plus aller gelöschten Elemente aus den Website-Papierkörben.
Es gibt zusätzlich auch noch einen sekundären Papierkorb auf Websitesammlungsebene. Hier landet alles, was aus dem Papierkorb einer Website oder einer Websitesammlung gelöscht wurde. Zugreifen kann darauf aber nur der Websitesammlungsadministrator. Bei Bedarf muss diese Person zum Wiederherstellen kontaktiert werden. Es gibt ein paar Einschränkungen, was wiederhergestellt werden kann.
Wichtig zu wissen ist, dass Elemente im sekundären Papierkorb nur 30 Tage erhalten bleiben. Danach sind sie endgültig aus SharePoint gelöscht. Das bedeutet, dass der Lebenszyklus eines gelöschten Elements maximal 123 Tage beträgt: 93 Tage im Papierkorb, und 30 Tage im sekundären Papierkorb der Websitesammlung.
4. Wiederherstellung mit Hilfe des Microsoft-Supports
Wenn alle Stricke reißen, kann Microsoft als Hoster von SharePoint Online bei der Wiederherstellung helfen. Dieser Weg hat allerdings auch etliche Nachteile:
Wer hilft? Nur Microsoft kann derartige Wiederherstellungen durchführen, und nur ein Office 365-Tenant-Administrator kann dies über die Support-Anlaufstellen initiieren.
Was wird gerettet? Nur komplette Websitesammlugen können wiederhergestellt werden. Induviduelle Seiten, Bibliotheken, Listen, Dateien, Ordner und so fort können nicht einzeln oder außerhalb einer Websitesammlung restauriert werden. Wenn eine einzelne Datei zurückgeholt werden soll, muss die gesamte Site-Collection mit einbezogen werden.
Wo befinden sich die Daten? Websitesammlungen können nur an ihrer ursprünglichen Stelle wiederhergestellt werden. Eine alte Site-Collection kann also nicht als neue Kopie erzeugt werden, um beispielsweise daraus die benötigte Datei in die bestehende Websitesammlung zu kopieren.
Wann wird gesichert? Microsoft nimmt alle 12 Stunden Sicherungen vor. Das ist alles andere als ein solider Backup-Plan, wenn man bedenkt, dass ein Problem elf Stunden seit dem letzten Backup begonnen hat. Außerdem weiß man als Anwender nicht, wann das letzte Backup stattgefunden hat, solange man nicht mit Microsoft in Kontakt getreten ist. Erschwerend kommt hinzu, dass Microsoft einige Tage benötigt, um den Wiederherstellungsprozess durchzuführen.
Warum gibt’s Einschränkungen? Microsoft bietet nach bisherigem Kenntnisstand keine zuverlässigen Wiederherstellungsoptionen an, weil das vermutlich schwierig einzurichten und durchzuführen ist.
Insgesamt erweist sich die gesamte Wiederherstellungsthematik über den Microsoft-Support als sehr kompliziert. Aus den aufgeführten Gründen raten wir ernsthaft dazu, diesen Weg nur zu beschreiten, wenn man sich der Konsequenzen bewusst ist. Oftmals ist es deutlich einfacher und effizienter, auf den Prozess zu verzichten, die verlorenen Daten aufzugeben und neu zu starten.
Fazit: Externe Hilfe gut überlegen
In manchen Situationen führt kein Weg daran vorbei, zur Wiederherstellung von Daten aus SharePoint Online den Microsoft-Support einzuschalten. Doch lauert hier einiger Aufwand und potenzieller Ärger. Man sollte sich darüber im Klaren sein und deshalb abwägen, ob der Aufwand gerechtfertigt ist. Zuvor sollten in jedem Fall die beschriebenen, einfach zugänglichen Optionen wie Versionsverwaltung und Papierkorb genutzt werden. Hierbei dürfte das Verhältnis von Aufwand und Nutzen am besten sein.
Weitere Informationen:
Von Microsoft gibt es eine offizielle Dokumentation zum Thema.
Die englische Originalfassung des Artikels ist hier zu finden: http://icansharepoint.com/restoration-options-sharepoint-online/
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