Grundlagen 'Benutzerdefinierte Listen': Welche Möglichkeiten bieten sie, wann sind sie Excel überlegen?
Welche sinnvollen Einsatzmöglichkeiten gibt es für die seit SharePoint 2013 verfügbaren benutzerdefinierten Listen? Die einfache Antwort lautet: Listen bieten sich sehr oft dann an, wenn auch ein Excel-Arbeitsblatt zur Erfassung und Verwaltung von Daten als Option in Frage kommt, beispielsweise für Fuhrpark, Verträge oder Inventar. Nicht geeignet sind sie hingegen für Kalkulationen oder Diagramme.
I. Erstellen einer benutzerdefinierten Liste
Um eine solche Liste anzulegen, klickt man in der linken Spalte auf Websiteinhalte. Im klassischen SharePoint-UI gelangt man nun zu den Apps und wählt dort die App „Benutzerdefinierte Liste“. Im Modern UI hingegen sind die Apps aus der Hauptebene verschwunden, hier klickt man links oben auf das Aufklappmenü Neu, wählt Liste und füllt die entsprechenden Infos aus. Nun erscheint die neue Liste in der linken Navigationsleiste.
II. Welche Vorteile bringt eine solche SharePoint-Liste?
1. Gemeinsames Bearbeiten mehrerer Benutzer
Sie können eine benutzerdefinierte Liste mit mehreren Anwendern gleichzeitig bearbeiten. In Excel ging das früher nicht, und erst langsam baut Microsoft in seiner Tabellenkalkulation die Zusammenarbeitsfunktionen so aus, dass sie auch praktikabel sind.
2. Layout geschützt gegen Veränderungen
Flexibilität ist ein großer Vorteil von Excel, aber auch ein Nachteil. Bei mehreren Benutzern gibt es immer wieder welche, die Listen-Layouts wie Spaltenbreite verändern, in ein Währungsfeld etwas anderes eintragen oder Kommentare einfügen, was die Weiterbearbeitung dann oft erschwert.
3. Zentral bereitstellen statt Anhänge verschicken
Statt viele Kopien einer Excel-Liste per Mail zu verschicken und die Resultate hinterher mühsam zu konsolidieren, steht so eine zentrale Instanz für beliebig viele Bearbeiter bereit.
4. Änderungsüberwachung mit der Versionsverwaltung
In SharePoint steht mit der Versionierung immer eine Änderungsüberwachung bereit, die genau nachvollziehen lässt, von wem welcher Listeneintrag stammt und was geändert wurde.
Hier kommt noch hinzu, dass man sich mit der Benachrichtigungsfunktion bei jeder Änderungen darüber informieren lassen kann, was wo bearbeitet, neu eingetragen oder gelöscht wurde. Diese Infos kann man sich sofort, täglich oder wöchentlich zustellen lassen.
5. Bearbeiten in der Datenblattansicht
Bearbeiten kann man SharePoint-Listen nicht mit der normalen, eingebetteten Bearbeiten-Funktion, sondern alternativ auch mit der übersichtlicheren Datenblattansicht (siehe Bild rechts). Diese erhält man über die Einstellungen im Reiter Liste in Ansicht ändern. Damit ähnelt die Funktionalität einem Excel-Arbeitsblatt, auch wenn die Möglichkeiten im Vergleich dazu deutlich eingeschränkt bleiben.
6. Excel-Export, in eine Richtung
Falls die Weiterbearbeitung einer SharePoint-Liste in Excel gewünscht wird, können Listen auch nach Excel exportiert werden. Das erfolgt über die entsprechende Schaltfläche in der Menüleiste. Es öffnet sich dann ein Excel-Arbeitsblatt, das die Daten aus SharePoint lädt.
Befindet man sich bei der Bearbeitung dann in Excel, steht dort in der Menüleiste die Schaltfläche Aktualisieren zur Verfügung, mit der jede Änderung in der SharePoint-Liste neu geladen wird. Doch Vorsicht: Es handelt sich hierbei nicht um eine Synchronisierung in zwei Richtungen, Änderungen in Excel können nicht auf SharePoint zurückgespielt werden. Das heißt, neue Einträge im Office-Client würden beim nächsten Aktualisieren wieder verloren gehen.
Wichtig ist auch noch zu wissen, dass man bei der Verwendung von SharePoint-Listen gewisse Abstriche bei der Flexibilität hinnehmen muss. So müssen in SharePoint beim Anlegen von Spalten Datentypen vergeben werden, die verbindlich und später nicht änderbar sind. Während man in Excel beispielsweise Zellen als Text, Datum oder Währung formatieren und trotzdem hinterher beliebige Werte eintragen kann, verlangt SharePoint strikt den definierten Datentyp. Vorsicht: Beim Umwandeln des Felddatentyps droht Datenverlust. Auf der anderen Seite kann für diejenigen, die solche Tabellen verwalten, diese starre Verhalten auch von Vorteil sein.
Das Video zum Tipp:
