Grundlagen SharePoint Listen: Erstellen, bearbeiten und aus Excel importieren
Listen zählen neben Dokumentenbibliotheken zu den Basiselementen von SharePoint. Ihre Funktionsweise erinnert an Excel, allerdings in einer sehr einfachen, leicht bedienbaren Form. Mit Listen lassen sich Daten organisieren und mit Teammitgliedern zu teilen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Listen erstellen und bearbeiten können.
SharePoint Online bietet mit Listen eine vielseitige Funktion, mit der Benutzer strukturierte Informationen erstellen und verwalten können. Zu diesen Informationen gehören etwa Aufgaben, Kontakte, Ereignisse und anderes mehr. Die Daten lassen sich bequem mit Listen generieren, verwalten und gemeinsam bearbeiten.
SharePoint-Listen sind sehr flexibel, so dass Sie sie an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können, was die Datenorganisation und Zusammenarbeit effizienter macht.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Listen erstellen und bearbeiten können.
So erzeugen Sie eine neue Liste in SharePoint Online:
Das Erstellen einer Liste in SharePoint ist einfach und unkompliziert:
1. Navigieren Sie zu der Website, auf der Sie die Liste erstellen möchten.
2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Websiteinhalte/Site Contents.
3. Klicken Sie in der Befehlsleiste auf die Schaltfläche Neu/New.
4. Wählen Sie Liste aus dem erscheinenden Dropdown-Menü.
5. Blättern Sie durch die verfügbaren Vorlagen und wählen Sie diejenige aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, oder wählen Sie Leere Liste/Blank List, um eine Liste nach Ihren Wünschen zu erstellen.
6. Geben Sie einen Namen für Ihre Liste in das dafür vorgesehene Feld ein.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erzeugen/Create, um Ihre Liste fertig zu stellen.
Denken Sie daran, dass Sie unabhängig davon, ob Sie eine leere oder eine vorlagenbasierte Liste wählen, jederzeit weitere Funktionen hinzufügen können. Dazu müssen Sie in SharePoint die Add-on App verwenden.
Navigieren und Anpassen von SharePoint-Listen
Sobald Sie eine SharePoint-Liste erstellt haben, können sie diese anpassen und auf verschiedene Arten nutzen.
I. Hinzufügen und Bearbeiten von Listenelementen
So fügen Sie ein neues Element zu Ihrer Liste in SharePoint Online hinzu:
1. Navigieren Sie zu der Liste, die Sie verwalten möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu/New am oberen Rand der Liste.
3. Geben Sie die entsprechenden Informationen in das Formular Neues Element/New Item, das angezeigt wird.
4. Klicken Sie auf Speichern, um das neue Element zu speichern.
II. So bearbeiten Sie ein vorhandenes Listenelement
1. Suchen Sie in der Liste das Element, das Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Element oder klicken Sie direkt auf das Element.
3. Wählen Sie Bearbeiten/Edit aus dem Kontextmenü.
4. Ändern Sie die Daten im Formular nach Bedarf.
5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihr Element zu aktualisieren.
Sie können auch mehrere Listenelemente auf einmal aktualisieren, indem Sie die Elemente auswählen und die Option In Rasteransicht bearbeiten/Edit in grid view verwenden.
III. Löschen von Listenelementen
Falls Sie ein Listenelement löschen müssen gehen Sie so vor:
1. Suchen Sie das Item, das Sie aus der Liste löschen möchten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Element oder klicken Sie direkt auf das Element.
3. Wählen Sie Löschen/Delete im Kontextmenü
4. Bestätigen Sie mit Ja/Yes.
5. Sobald ein Element gelöscht wird, wird es in den Papierkorb verschoben.
IV. Listen aus Excel in SharePoint importieren
Mit SharePoint können Sie auch eine Liste basierend auf einer vorhandenen Excel-Tabelle erstellen. Mit dieser Funktion können Sie Ihre vorhandenen Daten wiederverwenden und in den Listenfunktionen von SharePoint nutzen.
So importieren Sie eine Liste aus einer Excel-Tabelle:
1. Formatieren Sie Ihre Excel-Datei in eine Tabelle in folgenden Schritten:
– Wählen Sie Ihre Daten in Excel aus.
– Klicken Sie auf der Registerkarte Insert/Einfügen auf die Schaltfläche Table. Dieser Schritt ist entscheidend, um einen reibungslosen Importvorgang zu gewährleisten.
2. Gehen Sie zu der SharePoint-Site, auf der Sie mithilfe der Excel-Tabelle eine neue Liste erstellen möchten.
3. Klicken Sie auf der Websiteinhalte-Seite/Site Contents Page auf die Navigationsleiste.
4. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Liste.
5. Wählen Sie auf der Seite Liste erstellen/Create a List die Option Aus Excel.
6. Klicken Sie auf Hochladen/Upload file und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer oder dem Standard-Site-Dokument aus.
7. Klicken Sie auf Öffnen/Open, und das System importiert die Excel-Daten und erstellt eine neue SharePoint-Liste.
8. Passen Sie Ihre Tabelle an und klicken Sie auf Weiter/Next.
9. Benennen Sie Ihre Tabelle und klicken Sie auf Erstellen/Create.
Mit diesen Schritten können Sie schnell eine Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste importieren und diese so gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeiten.
- Übersicht: 5 SharePoint-Tools für Dokumenten- und Site-Migrationen - 27. November 2023
- SharePoint Lookbook: So nutzen Sie die kostenlosen Vorlagen für funktionale Website-Designs (Teil 1) - 23. November 2023
- OneNote, OneDrive oder SharePoint – welcher Dokumentenspeicher eignet sich für was? - 21. November 2023