Herausforderungen bei der SharePoint- und Office 365 -Einführung: Stakeholder - Interessengruppen managen (Teil 2)
Der Erfolg einer Office 365 oder SharePoint-Einführung hängt stark vom Veränderungsmanagement (Change-Management) im Unternehmen ab. Die verschiedenen Interessengruppen (Stakeholder) und ihre Bedürfnisse sollten schon zu Beginn des Projektes einbezogen werden, nicht zuletzt, um mögliche Kritik oder Ablehnung frühzeitig zu erkennen, und mögliche Hindernisse für den Projekterfolg zu beseitigen. Der Schlüssel dafür ist eine transparente Kommunikation mit den Betroffenen.
Im Mittelpunkt stehen die Interessengruppen eines Unternehmens
- Teil 1: ‚Kein IT-, sondern Change- und Entwicklungsprojekt‘
- Teil 2: ‚Stakeholder – Interessengruppen managen‘
Im Mittelpunkt von Veränderungsprojekten sollten die involvierten Personenkreise stehen, die von einer Veränderung am stärksten betroffen sind, und die voraussichtlich eine ablehnende Haltung einnehmen werden. Dabei sollte versucht werden, deren Perspektive einzunehmen, um die Ursachen herauszufinden und Möglichkeiten, sie zu überzeugen.
Auf der anderen Seite kann der Impuls zur Veränderung auch von den Mitarbeitern selbst ausgehen. Hier geht es oft um bestimmte Grundanforderungen an den Arbeitsplatz, wenn etwa jüngere Mitarbeiter erwarten, mit den neuesten Kommunikations- und Arbeitswerkzeugen arbeiten zu können. Das Unternehmen sollte dann zum Beispiel in der Lage sein, innovative Apps aus Bereichen wie Social-Collaboration oder Chat bereitzustellen.
Unterschiedliche Interessen berücksichtigen
Die einzelnen Beteiligten haben oft sehr unterschiedliche Vorstellungen von Veränderungsprojekten und engagieren sich in ganz unterschiedlichem Maß. Es empfiehlt hierbei, nach Anknüpfungspunkten zwischen den verschiedenen Betroffenen zu untersuchen, um herauszufinden, welche Gruppen an einem Strang ziehen und eine Allianz bilden könnten, um stärkeren Einfluss auf weitere Entscheidungen nehmen zu können.
Die folgende Abbildung zeigt die typischen Verhaltensweisen bei Veränderungen. Jede dieser Gruppen zeichnet sich durch entsprechende Meinungen, Einstellungen und Reaktionen aus.Um geeignete Ansätze für das Stakeholder-Management herauszufinden, beobachtet man das Verhalten der Early Majority, oder auch „frühe Innovationsaneigner“. Dieser Typus zeichnet sich dadurch aus, dass er die Risiken durch die Veränderung genau analysiert, die sich für das Unternehmen, die einzelnen Bereiche wie auch für ihrer eigenen Position ergeben. Veränderung akzeptiert so eine Gruppe erst dann, wenn die Argumente sorgfältig und emotionslos vorgetragen wurden. Wichtig ist dabei auch, dass sie die Möglichkeit haben, ohne Zeitdruck zu prüfen und intern zu beraten – auch mit den Early Adopters (Erstanwender).
Entscheidungen im Konsens sind wichtig
Dieser Anwendertyp geht üblicherweise davon aus, dass das bestehende System funktioniert, daher sind für deren Überzeugung Daten und Fakten gefragt. Ebenso wichtig sind persönliche Gespräche, um fundierte Prognosen für den erfolgreichen Verlauf des Veränderungsprojekts zu bekommen. Wichtig sind Entscheidung im Konsens, um zu vermeiden, dass es bei Fehlentscheidungen zu individuellen Schuldzuweisungen kommt.
Das beschriebene Modell zeigt eine Normalverteilung, während in der Praxis die Zusammensetzung der einzelnen Gruppen unterschiedlich sein kann. Vieles hängt vom Charakter eines Unternehmens und dessen Unternehmenskultur ab, wie veränderungsfreudig oder -resistent sich die Mitarbeiter zeigen.
Das Unternehmen als lernende Organisation
Vom Organisationsmodell her findet man in der heutigen Marktlage oft das Modell der lernenden Organisation. Eine solche Organisation ist bestrebt, die eigenen Fehler oder Defizite zu erkennen, daraus zu lernen und nach effektiveren Methoden zu suchen. Ziel ist eine Verbesserung der Arbeitseffizienz sowie eine offene Kommunikation, die den Wissensaustausch fördert. Eine Unternehmenskultur in Richtung einer lernenden Organisation zu lenken passiert nicht von heute auf morgen, es handelt sich um einen Prozess.
Microsoft hat mit seinen Cloud-Produkten wie Office 365 ein sich ständig weiterentwickelndes System eingeführt, das analog zu einer lernenden Organisation funktioniert. Entsprechend spielen bei der Einführung die Faktoren Information, Kommunikation und Schulung eine wesentliche Rolle. Ebenso sollte man in der Lage sein, die Tools entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen.
Dazu gehört auch, die laufend veröffentlichten Updates zu verfolgen, um rechtzeitig auf die weiterentwickelten Angebote reagieren zu können. Schulungen sind eine weitere Komponente, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. So wird sichergestellt, dass sie die neuen Kommunikations- und Arbeitswerkzeuge beherrschen. Gelingt es, eine Kultur der offenen Kommunikation und Kreativität zu etablieren, dann klappt es auch mit dem Teilen des Wissens, es werden neue Dinge ausprobiert und die Akzeptanz gefördert.
Fazit: Schnelle Updates erfordern eine offene Kultur
Microsoft legt bei der Entwicklung und den Updates seiner Produkte immer kürzere Zyklen vor. Je nach Umfang der Updates können sich große Auswirkungen auf die einzelne Betroffenen im Unternehmen ergeben. Damit die Mitarbeiter bei der Weiterentwicklung der Kommunikations- und Arbeitswerkzeuge am Ball bleiben, müssen sich Unternehmen in Richtung einer wachen, lernenden Organisation öffnen. Es geht darum, relevante IT-Entwicklungen permanent im Auge zu behalten und eine dafür notwendige offene Kultur des Informations- und Wissensaustauschs zu etablieren.
Als Teil der InterFace Group, die seit 1984 komplexe und unternehmenskritische IT-Projekte realisiert, steht die IF-Blueprint AG für Qualität und zufriedene Kunden in den unterschiedlichsten Branchen. Die besonderen Schwerpunkte der Geschäftstätigkeiten liegen in Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen zu den Microsoft Technologien SharePoint, Office 365 sowie Azure.
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