Tipp: Dokumente direkt in Sharepoint konvertieren - mit “Speichern unter”-Funktion in Dokumentenbibliothek

Problem: Wer ein Word-Dokument aus einer Sharepoint-Bibliothek in ein anderes Format wie PDF konvertieren möchte, kommt bisher nicht umhin, die Datei auf den lokalen Office-Client zu laden um dort die “Speichern unter”-Funktion zu nutzen. Aber mit einer kleinen Sharepoint-Erweiterung geht es auch einfacher.

Lösung: Zu den Neuerungen von Sharepoint 2010 zählen auch die Word Automation Services. Es handelt sich dabei um eine Sammlung von Word-Basisfunktionen, die auf dem Server zur Verfügung stehen. Ein Kurzüberblick auf MSDN listet die Funktionen auf, zu denen das Öffnen verschiedener Formate (.dot, .rtf, .xml usw.), das Aktualisieren von Feldern oder der Export in .pdf und .xps zählt.

Mit Hilfe dieser Services ist es nun möglich, Sharepoint-Dokumentenbibliotheken um eine Office-typische “Speichern unter”-Funktion zu erweitern. Der große Vorteil einer solcher Zusatzfunktion: Dateien müssen nicht mehr extra in den lokalen Office-Client geladen werden, sondern verbleiben zum Konvertieren auf dem Server.Die einzelnen Schritte zur Umsetzung von “Save as” erklärt dieser MSDN-Blogbeitrag.