Microsoft-Teams als Intranet-Ersatz – wie lässt sich erfolgreich umsetzen?
Im Zuge der steigenden Nutzung von Microsoft Teams stellen sich viele Unternehmen mittlerweile die Frage, ob man diese Mischung aus Chat- und Kollaborations-Umgebung nicht auch als Alternative für das Intranet einsetzen könnte. In jedem Fall loht sich eine nähere Betrachtung, was Teams alles kann, und wo das klassische Intranet noch punktet.
Der sprunghaft angestiegene Einsatz von Teams beschäftigt vor allem in mittleren und großen Unternehmen auch die interne Kommunikation. Nachdem die ursprünglich als Chat-Tool positionierte App inzwischen deutlich gewachsen ist, befassen sich auch viele Kommunikations-Verantwortliche mit den Möglichkeiten, die Teams bietet. Was dabei zu beachten ist, hat der Sam Marshall von Clearbox Consulting in einem Artikel zusammengetragen.
In kleinen Unternehmen genügt Teams
Ob Teams das klassische Intranet ersetzen kann, beantwortet er zunächst mit der kurzen Antwort „nein“. Allerdings kann Teams eine Reihe von Aufgaben übernehmen, die früher typischerweise über das Intranet erledigt wurden. Und kleine Firmen kommen möglicherweise sogar ausschließlich mit Teams zurecht. Es kommt also auf die genauere Betrachtung der Möglichkeiten von Teams sowie der Bedürfnisse im Unternehmen an.
Teams kann eine Reihe von Aufgaben übernehmen, die früher typischerweise über das Intranet erledigt wurden.
Nicht unwichtig ist dabei auch die weitere Strategie von Microsoft. Nach dem Willen des Herstellers soll Teams immer mehr in den Mittelpunkt des digitalen Arbeitsplatzes rücken, und dort Schritt für Schritt die interne Kommunikation übernehmen, unter anderem die über E-Mail.
Das Intranet bleibt die offizielle Nachrichten-Site
Doch trotz der vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten kann Teams das Intranet nicht vollständig ersetzen. Die Rolle des Intranets besteht weiterhin darin, „offizielle“ Nachrichten und Informationen aus dem Unternehmen zu verbreiten. Dabei bieten SharePoint-basierende Sites deutlich flexiblere Möglichkeiten, sowohl was das Informationsdesign betrifft, als auch die Unterstützung redaktioneller Abläufe. Auch die Suchfunktionen sind bei Teams nicht so ausgereift.
Die speziellen Stärken von Microsoft Teams
Teams eignet sich gut für Benachrichtigungen und Gespräche aller Art im engeren Umfeld von Team und Abteilung.
Zu den Stärken von Teams zählt zum einen die Unmittelbarkeit der Kommunikation, zum Beispiel für schnelle betriebliche Ankündigungen. Es eignet sich aber auch gut für Benachrichtigungen und Gespräche aller Art im engeren Umfeld von Team und Abteilung. Aufgrund seiner Struktur in Teams, Kanälen, Chats und Beiträgen bietet Teams einfache Antwort- und Kommentiermöglichkeiten und ermöglicht so produktive und informative Dialoge.
Schwächen von Microsoft-Teams
Undurchsichtige Navigation: Die Kommunikation in Teams ist schnell und interaktiv, aber auch flüchtig. Dazu kommt eine Navigation, die oft undurchsichtig ist. Unpraktisch ist auch die Anzeige neuer Meldungen in chronologischer Reihenfolge, wie bei einem E-Mail-Posteingang. So passiert es oft, dass Nachrichten übersehen werden. Auch das Anpinnen hilft dabei nur begrenzt, weil hier schnell die Übersicht verloren geht.
Wenig genutzte Register: Die Navigation ist grundsätzlich einfach, weil sie nur aus einer Liste aus Teams und Kanälen besteht. Lange Kanalnamen wären zwar hilfreich, doch führen sie zu unerwünscht langen Dateipfaden. Die Registerkarten in den Kanälen bilden dazu eine dritte Navigationsdimension, jedoch funktioniert nur diese nur in jenen Abschnitten, die ein Benutzer regelmäßig besucht. Ansonsten bleiben sie kaum genutzt.
Die Kommunikation in Teams bleibt meist auf Teammitglieder beschränkt und erreicht nie das ganze Unternehmen.
Beschränkte Reichweite: Zudem bleibt die Kommunikation auf Teammitglieder beschränkt, und erreicht nie das ganze Unternehmen. So entstehen wieder Kommunikationblasen, die man seit Jahren mit verschiedenen digitalen Kanälen zu überbrücken versucht. Selbst wenn Abteilungs-basierende Teams offen für jeden eingerichtet sind, resultiert daraus ein großer Aufwand, um sich mit einem Dutzend oder mehr Teams zu vernetzen. SharePoint HubSites lösen solche Aufgaben besser.
3 Tipps für effizienten Teams-Einsatz:
- Richten Sie ein Team „Gesamtes Unternehmen“ für kurzfristige Ankündigungen ein. Hier können wichtige Meldungen erscheinen die alle Mitarbeiter erreichen. Es empfiehlt sich, diese kurz zu halten und auf entsprechende Intranet-Artikel zu verlinken.
- In einem Q&A-Kanal können Sie alle wichtigen Fragen und Antworten gesammelt bereitstellen. Bei umfassenderen Themen verlinken Sie am besten auf ausführlichere Beschreibungen im Intranet.
- Mit Live-Events bietet Teams eine Webcast-Funktion, die Videokonferenzen, Streams für die Aufzeichnung und Teams oder Yammer für die Live-Übermittlung von Fragen zusammenfasst.
Fazit: Ermöglichen Sie freie Teams-Nutzung
Der Ratschlag für Mitarbeiter der internen Kommunikation lautet, Teams nicht als Verantwortliche, sondern als Nutzer zu betrachten. Bieten Sie den Mitarbeitern auf jeden Fall die Möglichkeit, Teams frei zu verwenden, um auf dem Laufenden zu bleiben. Für die meisten wird Teams die Umgebung für die produktive Zusammenarbeit und Kommunikation sein, und das sollte uneingeschränkt ermöglicht werden.
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Das einzige was und noch fehlt ist eine „fantastische“ Suchfunktion in den WIKIs. Vielen vermissen diese leider gar nicht, weil sie auch die Wikis in Teams nicht nutzen. Warum auch – man kann sich ja nicht durchsuchen und so findet man ja auch nichts. Upps.
Wer eine Wiki Suche haben will kann hier auf dieser Seite von Microsoft voten!
https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/18623599-fulltextsearch-for-wiki