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Kofax Express–alles zum Scannen von Dokumenten und Formularen

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greenshot_2010-10-11_17-50-39Problem:

Das papierlose Büro bleibt bis auf weiteres ein Traum. Bis dieser in Erfüllung geht, benötigen Unternehmen für ihre Content-Managementsysteme (ECM) Capture-Erweiterungen, um alle zirkulierenden Papierdokumente nahtlos in die digitalen Content-Kreisläufe einspeisen zu können.

Neben leistungsfähiger Scanner-Hardware braucht es dazu auch einfach zu bedienende Software auf Servern und Desktops. Kofax bietet für Sharepoint mehrere Lösungkomponenten: Kofax Capture, Kofax Express und Kofax Transformation Modules.

Technik:

Kofax Express, Capture und Transformation Modules

Microsoft Office SharePoint Server
Microsoft Office

Beschreibung und Nutzen:

Kofax Express ist eine Desktop-Software, die alle notwendigen Funktionen zum Scannen von Papierdokumenten und Formularen bereitstellt – vom stapelorientierten Scannen über Echtzeit-Bildanzeige, Indexierung bis hin zur Barcode-Erkennung. Die erfassten Inhalte können automatisch in einem Ordner abgelegt werden, aus dem sich das Dokumenten-Management- oder das Speichersystem die Daten holt. Zusätzlich ermöglicht Express auch die direkte Übergabe von Inhalten an Microsoft SharePoint. Die Version Kofax Capture bietet über diese Features hinaus zusätzliche Funktionen für mittlere und große Unternehmen. So lassen sich Scanvorgänge per Skript automatisieren, es werden mehrere Dokumentenklassen unterstützt, Inhaltstypen lassen sich klassifizieren und verteiltes Scannen an entfernten Standorten mit Serveranbindung ist möglich.
Um die gesamte Dokumentenerfassung weitgehend automatisch ablaufen zu lassen, bedarf es intelligenter Mechanismen zur fehlerfreien Erkennung der Inhalte. Schließlich sollten Rechnungen, Formulare und Korrespondenz weitgehend ohne Zutun von Mitarbeitern verarbeitet und in die IT-Systeme weitergereicht werden. Die Kofax Transformation Modules (KTM) helfen dabei, indem sie Schlüsselinhalte wie Kundennummer, Rechnungsnummer oder Datum automatisch erkennen. Dank einer sogenannten Freiform-Erkennung finden KTMs relevante Daten sogar auf halb strukturierten Rechnungsdokumenten. Wird bei der Konfiguration auch das Auffinden von Indexfeldern konfiguriert, können sogar vorher unbekannte Belege automatisch ausgewertet werden.
Der nächste Schritt bei der Verarbeitung ist die Validierung. Hierbei überprüft ein Anwender noch einmal die automatisch erkannten Attribute sowie die Qualität des digitalisierten Bildes. Sofern keine Fehler erkannt wurden, wandert das Dokument in die Release-Queue, bei ungenügender Erkennungsqualität hingegen weist es der Mitarbeiter an die Scan- beziehungsweise Erkennungs-Queue zurück. Hier lassen sich noch einmal die Bildeinstellungen oder Erkennungsparameter justieren, um das System auf höhere Genauigkeit zu trainieren. Am Ende landen die Bilder und Indexdaten in einer zuvor definierten in Sharepoint-Dokumentenbibliothek.

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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