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Addons: Matchpoint von Itsystems bringt semantische Suche und Auto-Tagging

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Wie jede Contentmanagement- und Collaborationsystem verfügt auch Sharepoint über eine integrierte Suchmaschine. Bei größeren Datenmengen wird es damit jedoch für die Anwender immer schwieriger, relevante Inhalte zu finden und personalisiert darzustellen. Die herkömmliche Suche präsentiert nämlich schlicht alle Dokumente, die den gesuchten Begriff enthalten.

Matchpoint vom Schweizer Anbieter Itsystems AG beseitigt dieses Problem, indem es die Sharepoint-Suche um Semantik erweitert. Damit ist es möglich, die Suchergebnisse anhand inhaltlicher Zusammenhänge zu erstellen. Die dafür erforderlichen Metadaten bestehen aus Tags, wie sie vom Web 2.0. her bekannt sind. Automatismen nehmen den Benutzer dabei jedoch einen Großteil der Klassifizierung der Sharepoint-Inhalte ab.

Nutzen:

Zu den bekanntesten Innovationen von Web 2.0 zählt Tagging. Die Benutzer selbst kümmern sich dabei um die Verschlagwortung von Inhalten und sorgen so dafür, das auch große Mengen an Content wie auf Flickr, Youtube oder Delicious einfach zu durchsuchen sind. Auf Unternehmen lässt sich dieses Verfahren der Metadatengewinnung zur eingeschränkt übertragen, da meist die kritische Masse an Benutzern für das Erzeugen ausreichend vieler Tags fehlt. Alternativ dazu gibt es aber technische Lösungsansätze etwa das Sharepoint-Plugin Matchpoint.

Der Hersteller Itsystems verfolgt mit diesem Tool einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem Daten aus allen geschäftlichen Anwendungen berücksichtigt und miteinander in Beziehung gesetzt werden. Damit ist es beispielsweise möglich, Produktinformationen aus einem Produktkatalog mit Mitarbeiterinformationen aus dem HR-Systemen und Projektdaten aus einer Projektdatenbank zu verknüpfen und diese Beziehungen in den Ergebnissen der Sharepoint-Suche entsprechend zu präsentieren.

Um Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu finden, sollte die Eingabe und Pflege von Metadaten einfach zu bedienen sein. Der Matchpoint-Clients für Windows kommt dem Anwender in dieser Hinsicht entgegen: So schaltet er sich automatisch in allen Arbeitssituation dazwischen, in denen relevante Dokumente erzeugt, gespeichert oder kopiert werden. Zieht der Nutzer beispielsweise ein Word-Dokument im Windows-Explorer in einen beliebigen Ordner, öffnet sich der Tagging-Dialog mit einer Auswahl aller verfügbaren Tags. Nachdem hier per Klick Schlagworte vergeben wurden, wird die Datei endgültig abgelegt. Auch wenn in Word, Excel oder einer beliebigen anderen Anwendungen eine Datei gespeichert werden soll, schaltete sich die Matchpoint-Komponente dazwischen. Für Outlook gibt es einen separaten Schaltknopf, der ein schnelles Archivieren von Emails per Metadaten auf Sharepoint ermöglicht.

Neben der geschilderten benutzergesteuerten Metadateneingabe verfügt Matchpoint auch noch über Automatismen für das Tagging. So werden Metadaten etwa über die gesamte Sharepoint-Struktur vererbt, aus Inhaltseigenschaften erzeugt und über Formulare, Prozesse oder Regeln gesteuert.

 

Kategorie:

Semantische Suche

Technik:

Microsoft Office SharePoint Server

Microsoft Office

Hersteller/Produkt:

Itsystems / Matchpoint

http://www.itsystems.ch/produkte/matchpoint/intro.aspx

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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