mbuf kritisiert Microsoft: „Das Ende der 2010-Workflows hat viele Unternehmen brutal ausgebremst“

Microsoft hat im Spätsommer sehr kurzfristig das Aus für die SharePoint 2010-Workflows verkündet. Damit stehen viele deutsche Unternehmen unvermittelt vor großen Problemen, wie der Verband der deutschen Microsoft-Anwender mbuf deutlich macht. Im aktuellen mbuf-Newsletter berichten Vertreter von Festo und der Norma Group, dass sich viele ihrer Workflows nun nicht mehr ausführen lassen. Das Microsoft Business User Forum mbuf fordert nun in einem Kommentar im aktuellen Dezember-Newsletter, den wir hier veröffentlichen, einen längeren Lebenszyklus:

Die mit Version 2010 eingeführten SharePoint Workflows entwickelten sich damals schnell zu einem beliebten Werkzeug für die Automatisierung von alltäglichen Abläufen. Sie bieten zum einen mitgelieferte Workflow-Vorlagen wie Approval (Genehmigung), Feedback (Kommentierung) und Collect Signature (Sammeln von Unterschriften). Darüber hinaus nutzen viele Unternehmen den SharePoint Designer, um damit individuelle Workflows zu erstellen. Ein Beispiel dafür wären etwa mehrstufige Genehmigungsverfahren mit Entscheidungsbäumen.

Alle Unternehmen nutzen seit SharePoint 2010 die Workflows

Bei Festo sind mehrere Tausend SharePoint-Workflows im Einsatz

Dass diese SharePoint-Workflows eine enorme Verbreitung gefunden haben, stellt Sandra Schädle, Leiterin der mbuf-Arbeitsgruppe Collaboration fest: „Sämtliche Unternehmen, die mit dem SharePoint Server ab der Version 2010 gearbeitet haben, nutzten die dazugehörigen Workflows.“ Bei ihrem Arbeitgeber, dem Maschinenbauer Festo, sind mehrere tausend davon im Einsatz.

In der Vergangenheit konnten bei jeder Migration des SharePoint Servers auf eine neuere Version die bestehenden Workflows ohne Änderung mitgenommen werden. Auch bei der Migration in die Cloud war eine derartige Übernahme möglich: „Einen Workflow, der einmal gut läuft, fasst üblicherweise niemand mehr an“, erläutert Schädle.

Im Juli 2020 kam das Erwachen – und im November das Aus

Microsoft empfiehlt zur Ablösung Power Automate, weist aber nicht auf den hohen Migrationsaufwand hin

Trotz der ehemals reibungslosen Übernahme dieser Arbeitsabläufe taucht nun ein Problem auf: Der SharePoint Server 2010 ist nach ursprünglicher Lesart von Microsoft in diesem Jahr aus dem erweiterten Support gelaufen. Microsoft empfiehlt Anwendern, die SharePoint-2010-Workflows durch Power Automate abzulösen. Auf den mit Lebenszyklus-Ende verbundenen Migrationsaufwand hat Microsoft nicht explizit hingewiesen. In einem Online-Dokument ohne Hinweis auf das Erstellungsdatum heißt es lapidar: „Mit Hilfe des Workflow-Berichts und der Website-Informationen können Mandantenadministratoren mit ihren Benutzern zusammenarbeiten, um diese Workflows mit minimaler Unterbrechung zu migrieren.“

Microsoft hat Knall auf Fall Funktionen abgeschaltet

Im Juli haben wir über das Ende der Workflows erfahren, seit August können wir keine neuen mehr anlegen.

Einen dringenden Migrationsbedarf haben nur wenige Anwender aus dieser Formulierung abgeleitet, wie Benjamin Schippler von der Norma Group berichtet: „Wir sind mit SharePoint in die Cloud migriert und haben dabei alles beachtet, was Microsoft verlangt hat. Nun sind wir sehr überrascht, dass Knall auf Fall bestimmte Funktionen abgekündigt werden.“ Knall auf Fall? „Erstmals bewusst wurde mir das bevorstehende Ende dieser Workflows in einem Meeting Chat, den Microsoft im Juli dieses Jahres publiziert hat“, berichtet Schädle. „Bereits Anfang August war es dann nicht mehr möglich, neue Workflows mit der Technologie von SharePoint Server 2010 zu erstellen. Seit Anfang November werden alle derartigen Workflows offiziell nicht mehr unterstützt.“

Der Effekt hat viele hart getroffen, denn die Workflows lassen sich nicht mehr ausführen. Ein Genehmigungs-Workflow für die Anschaffung eines Notebooks oder einer Kamera für Microsoft Teams endet demnach im Nirvana. Die Unternehmen müssen nun wieder auf die Papiervariante oder auf E-Mails zurückgreifen, bis sie die Abläufe in der aktuellen Microsoft-Technologie nachgebaut haben.

Re-Migration auf On-Premises-SharePoint als Ausweg?

Als theoretischer Ausweg bietet sich in dieser Situation die Re-Migration von SharePoint Server 2010 ins hauseigene Rechenzentrum an. Das dürfte aber kaum Anklang finden, wie Schädle erklärt: „Die On-Premise-Versionen der SharePoint Server 2010, 2013, 2016 und 2019 unterstützen die bisherigen Workflows bis 2026. Ich kann mir allerdings kaum vorstellen, dass ein Unternehmen, das eine Cloud-Migration erfolgreich absolviert hat, nun die Mühe auf sich nimmt, das System wieder ins eigene Rechenzentrum zurückzuholen.“

Der Aufwand für einen Nachbau mit PowerAutomate lässt sich aktuell nicht abschätzen.

Da es bislang kein Werkzeug gibt, das die Workflows aus der alten Technologie per Mausklick nach Power Automate übernimmt, bleibt Unternehmen, die den SharePoint Server nicht inhouse betreiben wollen, nichts anderes übrig, als die bestehenden Workflows in Power Automate nachzubauen. Der dafür notwendige Aufwand lässt sich aktuell nicht abschätzen: „Eine konkrete Aussage kann ich momentan nicht treffen“, erklärt Schippler. Mein Gefühl sagt mir, dass es bestimmt einige Dinge geben wird, die Power-Automate-Profis in einer halben Stunde erledigen können. Bei anderen Abläufen dürfte sich der Neubau deutlich komplexer gestalten, weil beispielsweise Konnektoren zu Datenbanken erstellt werden müssen.“

Selbst die vorgefertigten Templates von SharePoint 2010 lassen sich nicht eins zu eins migrieren

Um seine SharePoint Online Welt zu prüfen, stellt Microsoft den SharePoint Modernization Scanner bereit. Erste Erfahrungen zeigen, dass selbst die eigenen SharePoint 2010 Workflow Templates nicht eins zu eins migrierbar sind. Daher muss mit einem hohen Aufwand gerechnet werden, da alle Workflows in Power Automate neu erstellt werden müssen.

mbuf fordert längeren Lebenszyklus

Microsoft sollte den Lifecycle bis 2026 verlängern

Angesichts des für viele Anwender überraschenden Lebensendes der SharePoint Workflows 2010 und des nicht kalkulierbaren Aufwands für deren Umstellung auf Power Automate ist mbuf nicht bereit, das Vorgehen von Microsoft ohne Widerspruch hinzunehmen. Microsoft hat zwar überraschend das Serviceende für SharePoint Server 2010 vom 13. Oktober 2020 auf den 13. April 2021 verlängert, aber das reicht der Anwendervereinigung nicht aus: „Am einfachsten wäre es, wenn Microsoft den Lifecycle für die SharePoint 2010 Workflows dem Lebenszyklus der On-Premise-Versionen anpasst“, berichtet Schippler. „Eine Verlängerung bis 2026 gibt den Unternehmen Zeit, sich auf diesen Technologiewandel vorzubereiten und die entsprechenden Budgets dafür bereit zu stellen.“ Als zweiten möglichen Ausweg sieht Schippler ein Migrationswerkzeug, welches das Umstellen der Workflows von der bisherigen Technologie auf die neue Variante automatisiert.

Drohen mit SharePoint 2013 die selben Probleme?

Um zu verhindern, dass in der folgenden Version SharePoint Workflows 2013 das gleiche Problem auftritt, sollte Microsoft laut Schädle baldmöglich ein offizielles Lebenszyklus-Ende für diese Workflows ankündigen und zudem verhindern, dass Unternehmen die On-Premise erstellten Workflows in die Cloud migrieren. „Ohne diese Maßnahmen werden Unternehmen möglicherweise ihre Workflows von Version 2010 auf 2013 migrieren und dann in drei Jahren in die gleiche Falle tappen“, warnt die Arbeitsgruppen-Leiterin.

Der Weg in die neue Microsoft Power Platform ist ein wichtiger und richtiger Schritt, jedoch muss dieser gut vorbereitet sein

Eine weitere Hürde liegt bei diesem Technologiewandel darin, dass Power Automate ein ausgefeiltes Governance-Konzept benötigt: „Der Weg in die neue Microsoft Power Platform ist ein wichtiger und richtiger Schritt, jedoch muss dieser gut vorbereitet sein“, erklärt Schädle. „Von einem Start in der Cloud ohne Governance raten wir ab. Wer schnell loslegen möchte, sollte sich einen Partner zur Unterstützung ins Haus holen.“

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