Metadaten effizient bearbeiten – das sind die Möglichkeiten in SharePoint Online
Metadaten sind eine wichtige Voraussetzung für ein effizientes Dokumentenmanagement. In der Praxis erweist sich allerdings die lückenhafte Vergabe von Metadaten als typisches Problem in SharePoint-Umgebungen. Um den Vorgang des Taggens für die Benutzer zu vereinfachen und hochgeladene Dokumente auch in größerer Zahl zu auszuzeichnen gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Eine einzelne Datei markieren
Bevor wir zeigen, wie Sie mehrere Dateien auf einmal in SharePoint Online markieren können, erst einmal der Hinweis, wie Sie eine einzelne Datei markieren können. Klicken Sie zuerst auf das Kontrollkästchen neben einer Datei (1) und öffnen Sie dann über das kreisförmige „i“ rechts oben (2) den Detailbereich mit den Eigenschaften.
Wählen Sie nun ein passendes Schlagwort (Tag) (3), das vorab für die Site oder die Bibliothek definiert wurde. Die Änderungen, die Sie an den Markierungen vornehmen, werden automatisch gespeichert – eine separate Schaltfläche Speichern gibt es hier nicht.
Mehrere Dateien über Massenbearbeitung markieren
Wenn Sie mehrere Dateien in die SharePoint-Dokumentenbibliothek hochgeladen haben und nun Metadaten-Tags auf einige wenige Dateien gleichzeitig anwenden möchten, können Sie die Massenbearbeitung (Bulk-Edit) verwenden.
Markieren Sie die Kästchen neben den Dateien, die Sie mit Tags versehen möchten, wählen Sie rechts oben das „i“ im Kreis und wenden Sie die entsprechenden Tag-Änderungen an. Anders als bei der Kennzeichnung einer einzelnen Datei steht Ihnen bei der Massenbearbeitung die Schaltfläche Speichern zur Verfügung.
Klicken Sie also auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen auf alle ausgewählten Dateien anzuwenden.
Mehrere Dateien in der Rasteransicht schneller bearbeiten
Schließlich gibt es noch die Rasteransicht (Grid View). Mit dieser Funktion können Sie Metadaten schnell in großen Mengen bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche In Rasteransicht bearbeiten in der Bibliothek, um sie zu nutzen.
Die Bibliothek wird in den Bearbeitungsmodus versetzt, sobald Sie auf In Rasteransicht bearbeiten klicken. Sie können dann Änderungen an den Metadaten vornehmen – ähnlich wie wenn Sie in Excel arbeiten würden. Dabei können Sie nicht nur Tags aus der Tabelle auswählen, sondern die Daten auch von einer Zelle in eine andere ziehen, um den Tagging-Prozess zu beschleunigen.
Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, vergessen Sie nicht, noch einmal auf In Rasteransicht bearbeiten zu klicken, um den Bearbeitungsprozess zu beenden und alle Änderungen zu speichern.
