Microsoft 365 erfolgreich einführen: Wie Adoptionsspezialisten helfen können

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Bei Office 365- und Microsoft 365-Projekten kann man zwischen zwei Arten unterscheiden: Auf der einen Seite gibt es Projekte, die ausschließlich von der IT-Abteilung getrieben werden, auf der anderen Seite solche, die aus der Entscheiderebene getrieben werden. Die erste Gruppe sieht als Motivation für die Microsoft 365-Einführung meistens IT-spezifische Gründe. Beispiele dafür wären ein veralteter Exchange Server oder alte Windows-/Office-Versionen, die den Umstieg auf Microsoft 365 attraktiv erscheinen lassen. So startet man mit einem Projekt, migriert typischerweise zuerst die E-Mail-Postfächer vom Exchange Server auf Exchange Online und anschließend die Dokumente nach SharePoint.

Dokumente immer noch als E-Mail-Anhänge

Auch das Problem mit den die typischen „Schatten-IT“-Anwendungen bleibt bestehen, viele Aufgaben werden mit Apps wie Whatsapp, Facebook-Gruppen oder auch privaten Youtube-Kanälen erledigt.

Üblicherweise erhalten Benutzer im Rahmen solcher Projekte einführende Schulungen rund um die Funktionen von Office 365. Was sie dabei jedoch selten lernen ist, grundlegende Arbeitsweisen zu verändern. Sie verschicken also meistens weiter ihre Dokumente per E-Mail, mit der Folge, dass weder Wissen vernünftig verwaltet noch das Versionschaos beherrscht wird. Weiterhin wird nach den aktuellsten Endversionen von Dokumenten gefragt, was letztlich die Produktivität beeinträchtigt. Auch das Problem mit den die typischen „Schatten-IT“-Anwendungen bleibt so bestehen, viele Aufgaben werden mit Apps wie Whatsapp, Facebook-Gruppen oder auch privaten Youtube-Kanälen erledigt. All das geschieht, weil die IT die Bedürfnisse der Nutzern nicht richtig adressiert hat.

Die IT sollte die Prozessbeteiligen berücksichtigen

Dass mit unpassenden Werkzeugen gearbeitet wird, kann man aber nicht einfach den Benutzern anlasten. Denn offensichtlich hat es die IT nicht geschafft, ihnen Strukturen und Werkzeuge zu geben, mit denen sie effizient arbeiten können. Das Problem rührt unter anderem daher, dass man in der Vergangenheit die Zugriffsrechte und das Bearbeiten von Dateien am Unternehmens-Organigramm ausrichtete. Was dazu führte, dass Mitarbeiter, die keinen Zugriff über das Netzwerk haben, um die Zusendung per Mail bitten. Aus diesem Grund scheint mir eine wichtige Aufgabe in der IT die zu sein, nicht nur eine Software einzuführen, Migrationen durchzuführen oder Schulungen anzubieten, sondern auch die Prozessbeteiligten zu fragen, was sie zum effizienten Arbeiten benötigen.

Adoptionsspezalisten hinzuziehen

In derartigen Projekten ist üblicherweise niemand dafür vorgesehen, der sich um die Benutzerakzeptanz kümmert. Das Projekt wird in Teilprojekte aufgespalten: Kommunikation (meist getrieben von Unternehmenskommunikation), Lernen (meist getrieben von HR) und Technologie. Während die Unternehmenskommunikation darüber informiert, welche neue Office- und Windows-Version kommt, wann Dateien migriert werden und wann man ein neues Passwort bekommt, bietet die Personalabteilung Basisschulungen an, die meist nur funktionsbezogen sind. Die Benutzer bleiben so bei ihren alten Gewohnheiten.

Erst wenn die IT später einmal herangeht und den Erfolg ihrer Projekte misst und die Nutzung analysiert, stellt man dann oft eine sehr geringe Nutzung der neuen Tools und Features fest. Das ist meistens der Moment, wo Adoptionsspezialisten hinzugezogen werden, um das das Problem zu „reparieren“.

Was bei Management-getriebene Collaboration-Projekten zu berücksichtigen ist

Die zweite grundlegende Betrachtungsweise auf das Thema Adoption ist die aus Sicht der Geschäftsführung. Ein Microsoft365-Projekt kann dann beispielsweise Teil eines globalen Initiativ- und Transformationsprogramms sein.

Hier gibt es heutzutage oft die Ausgangssituation, dass die oberste Ebne der Unternehmensführung neue Formen der Zusammenarbeit und die Abbau von Hierarchien etablieren möchte. Die IT bietet heute im Bereich Collaboration Tools, mit deren Hilfe man aus isolierten Abteilungen und Hierarchien neue funktionsübergreifende, flache Teams entwickeln kann. Speziell für das Top-Management heißt das, dass sie neue Formen der Führung entwickeln müssen. Zukünftig ist nicht mehr nur Management gefragt, sondern vor allem die Fähigkeit, eine Gruppe von Menschen zu inspirieren, Dinge zu tun, die sie vielleicht noch nie zuvor getan haben. Um Klarheit in das Chaos zu bringen und Konflikte und Probleme zu jagen und zu vermitteln, sobald sie auftreten.

Sie sind fest davon überzeugt, dass eine echte Zusammenarbeit in den Teams, anstatt nur nebeneinander zu arbeiten (oder im schlimmsten Fall gegeneinander, wegen unterschiedlicher individueller Ziele) sie und ihr Unternehmen weiterbringen wird.

Einklang von Geschäftsstratgie und Verhaltensänderung

Dass man diese Transformationen mit Unterstützung einer Collaboration-Plattform umsetzt, erscheint als logischer Schritt. Das Management setzt hierbei darauf, dass organisatorische Veränderungen und geänderte Arbeitsweisen Hand in Hand gehen müssen. Deshalb erlebe ich oft in Projekten, dass Mitarbeitern nicht nur verstehen wollen, was es ihnen selber bringt, sondern dass sie auch den Zweck von Microsoft365 verstehen, indem man die strategischen Ziele des Unternehmens und die gewünschte Verhaltensänderung in Einklang bringt.

In solchen Projekten können Adoptionsspezialisten helfen, die Lücke zwischen Unternehmensstrategie und täglicher Mitarbeitererfahrung zu schließen.

Microsoft-Adoption-Framework und Online-Kurse

Um solche Themen bei Migrationsprojekten angemessen zu adressieren, hat Microsoft ein Service Adoption Framework entwickelt. Entsprechende Kurse sind auf EdX.org zu finden.

Um die Akzeptanz einer Microsoft 365-Einführung zu verbessern, sollten die zuständigen Abteilungen mit der IT zusammenarbeiten. Mit Training alleine lassen sich nicht alle Schwierigkeiten beseitigen. Wichtig ist auch, die Umstellung so einfach wie möglich zu gestalten, die Interessengruppen entsprechend zu berücksichtigen, das Projekt ordentlich zu planen und oft genug an geänderte Bedingungen anzupassen.

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Luise Freese

Luise Freese ist Expertin für Kollaboration und digitales Arbeiten. Sie begleitet den Kulturwandel in Unternehmen durch Coaching in Office 365 User Adoption und kümmert sich dabei besonders um die Themen business productivity und digital Leadership. Sie visualisiert Sessions und Keynotes gern per Sketchnote. Ihr Leitgedanke: In Dir muss brennen, was Du in anderen entzünden willst.
Web: www.raeuberleiterin.de, Twitter: @LuiseFreese
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Zum Thema Schatten IT, welche oben im Beitrag angesprochen wird, haben wir hier eine Checkliste zusammengestellt, welche Tools durch Office 365 Apps ersetzt werden können: https://www.office365akademie.de/schatten-it-eindaemmen/