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Microsoft “Überall Office” – für iPad, Android, Windows

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Microsoft hat binnen weniger Jahre den Fokus seines Office-Portfolios von persönlicher Produktivität mit Desktops und Server verschoben zu einem Service für Teamarbeit. Der vorerst letzte Schritt in diese Richtung wurde heute mit den neuen Mobile-Apps für Android und iOS vollzogen. Diese kostenlosen Angebote unterstützen das Ziel, Unternehmens- und Gruppenproduktivität in Form von Office-Services auf nahezu allen Geräten zu ermöglichen.

Schon lange hat Microsoft erkannt, dass die Entwicklung in eine andere Richtung gehen muss, wenn die hauseigene Office-Produktivitätslösung zukünftig in den Büros und Geräten von Wissensarbeitern eine zentrale relevante Position einnehmen soll. So bietet die zehntausendste Word-Funktion dem Anwender keinen richtigen Mehrwert; schon lange läuft hier der Grenznutzen gegen null. Und auch IT-Leitern, Geschäftsführern oder Controllern kann nur schwer weisgemacht werden, dass der siebenhundertste Bildübergang in Powerpoint eine jährliche Investition von deutlich über 100 oder sogar 200 Euro rechtfertigt.

Deshalb müssen die Microsoft-Office-Produktivitätslösungen dahin entwickelt werden, wo ein Nutzen – ein echter Mehrwert – generiert werden kann. Nachhaltige Entwicklungen wie die Mobilisierung der Privat- und Arbeitswelt müssen genauso berücksichtigt werden, wie Anwendungsszenarien auf „neuartigen“ Geräten.

Grundsätzliche Strategie

Für das gesamte Portfolio verfolgt Microsoft die langfristige Strategie des „Mobile first – Cloud first“. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet diese Strategie das Bereitstellen von Inhalten sowie das Vernetzen von Menschen über mobile Geräte durch Nutzung der Cloud. Darauf hat Microsoft in den letzten Jahren die wesentlichen Geschäftsfelder ausgerichtet. Hierzu zählt neben dem Client-Betriebssystem und Office insbesondere das Rechenzentrum, in das Microsoft in den letzten Jahren Milliarden in Infrastruktur und Produkte investiert hat.

App-Strategie und Offenheit

Bezogen auf Office bedeutet dies, dass die klassischen Office-Funktionalitäten auf allen relevanten Geräten verfügbar gemacht werden, unabhängig von Betriebssystem oder Hersteller. Das heißt zum Beispiel, ein Word-Dokument kann auf einem iPad genauso bearbeitet werden wie auf einem Android-Tablett oder einem Windows-Desktop.

Aber darüber hinaus sollen Funktionen und Services eingeführt werden, die den neuen Lebens- und Arbeitsstilen der Menschen gerecht werden. Hierfür werden neue Applikationen entwickelt, die in einem Dual-Use-Szenario sowohl persönliche als auch professionelle Anforderungen gleichzeitig erfüllen. So sollen beispielsweise Logik und Intelligenz dafür sorgen, dass private und arbeitsbezogene Daten parallel genutzt und voneinander getrennt gespeichert und verwaltet werden können.

All diese neuen Applikationen, exemplarisch das persönliche Schwarze Brett „Delve“, werden von Anfang an so konzipiert und entwickelt, dass sie auf allen gängigen Betriebssystemen und Geräten laufen. Microsoft unterstützt hier erstmals richtig und nachhaltig andere Ökosysteme wie iOS oder Android. Diese Offenheit bedeutet für den Anwender, dass er seine Arbeit über die unterschiedlich genutzten Geräte nachhaltig leisten kann. Für Unternehmen bedeutet dieser Ansatz, dass sie eine neue Freiheit beim Bereitstellen und Ausrollen von Hardware bekommen. Sie können eine bessere rollenspezifische Ausstattung der Mitarbeiter mit Geräten erreichen.

Office auf jedem Gerät

Für Microsoft bedeutet Office auf jedem Gerät die Verfügbarkeit von identischen Funktionalitäten und ein nahtloses Nutzen über unterschiedliche Geräte hinweg. Es soll egal sein, ob ein Mitarbeiter eine Besprechung auf dem Smartphone startet und auf dem iPad fortsetzt. Es soll nicht von Bedeutung sein, ob der eine Kollege ein Android-Tablett nutzt, um an einem Word-Dokument zu arbeiten, und der andere an es in seiner Xbox anpasst.

Office auf allen Geräten bedeutet, dass der Anwender die Informationen, Inhalte und Interaktionen an den Orten und der individuellen Situation nutzen und vornehmen kann, die er will. Hierzu zählen auch das Einblenden einer Chat-Nachricht auf dem Fitnessarmband oder eine OneNote-Notiz auf einer Smartwatch.

Office auf jedem Gerät bedeutet allerdings einen langen Weg. Zwar ist Microsoft vielen seiner Kunden in diesem Bereich um Jahre voraus. Allerdings ist „Office auf jedem Device“ zurzeit eher eine Vision als ein vollständiges Portfolio. Der Weg ist jedoch eingeschlagen. Und nach dem iPad folgt demnächst Android.

Office auf iPad und Android

Bedingt durch die hohen Marktanteile und den zunehmenden Erfolg von iOS und Android im Unternehmensalltag muss Microsoft seine neue Office-Vision auch auf diese Geräteplattformen bringen. So ist seit geraumer Zeit Office für das iPad verfügbar. Die einzelnen Funktionalitäten und der Leistungsumfang werden dabei permanent erweitert. Zwar ist – exemplarisch – das Verwenden von Funktionen, die ActiveX-Steuerelemente voraussetzen, auf dem iPad nicht möglich. Jedoch sind die Kommunikationsmöglichkeiten über Lync oder das Bearbeiten von Inhalten nahezu umfänglich möglich.

Es ist davon auszugehen, dass Microsoft die entsprechende Office-Version für Android eher früher als später auf den Markt bringen wird. Es ist sogar sehr wahrscheinlich, dass wir Office für Android noch im Jahr 2014 sehen werden. Unternehmen, die auf dem iPad oder Android-Tablet Office nutzbar machen wollen, müssen auf Office 365 zurückgreifen.

Office 365: der Schlüssel zu Office auf mobilen Geräten

Die Vielzahl der Bereitstellungsmodelle auf unterschiedlichen Geräten ermöglicht Microsoft nur über Office 365. Office 365 ist das Office-Abonnement, das je nach Variante eine Kombination von Cloud-Serviceleistungen und Office-(Web-)Anwendungen ist.

Eine umfängliche Nutzung der Funktionen – exemplarisch auf dem iPad – ist nur durch ein solches Abo möglich. Entscheider in Unternehmen sollten prüfen, ob und für welche Nutzer ein Wechsel auf Office 365 vorteilhaft ist. Hierzu gibt es unterschiedliche Übergangsmodelle

Office auf jedem Gerät bedeutet auch Gerätemanagement

Microsoft hat erkannt, dass es nicht reicht, nur die Funktionen auf den Geräten bereitzustellen. Vielmehr bedarf es eines Managements von Inhalten und Geräten. So ermöglicht Office 365 ab 2015 mit neuen Funktionen gleichzeitig das Verwalten von Daten auf mobilen Endgeräten. Diese Funktionen decken insbesondere Grundfunktionen für das Mobile Device Management (MDM) und Bring Your Own Device ab. E-Mails oder Dokumente lassen sich innerhalb der jeweiligen Geräteumgebung verwalten. So lässt sich exemplarisch über Sicherheitsrichtlinien festlegen, welcher Nutzer über welche Geräte auf welche Unternehmensdaten zugreifen kann.

Was bedeutet die Entwicklung für Unternehmen?

In Deutschland werden gegenwärtig in sehr vielen Unternehmen formale und informelle Prozesse sowie Arbeitsweisen neu geordnet. Zwar arbeitet die überwiegende Mehrheit der sogenannten Information Worker, also Mitarbeiter, die durch ihr Wissen Wertschöpfung für das Unternehmen erbringen, noch an ortsgebundenen Geräten. Allerdings ist auch hierzulande zu erkennen, dass immer mehr Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit auf mobile Geräte zurückgreifen – auf Smartphones, Tablets oder Notebooks. In naher Zukunft werden es auch Gadgets wie Smartwatches sein.

Um diese Transformation hin zu einer mobilen digitalen Arbeitswelt zu gestalten, müssen eine langfristige Strategie und eine Roadmap entwickelt werden. Die Kernfrage lautet dabei: Wie sollen die Mitarbeiter in drei oder fünf Jahren arbeiten? Und welche Geräte und Services werden hierfür benötigt? Nur Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesem Wandel beschäftigen, werden schnell und umfassend profitieren. Insbesondere sind die eigenen Lizenzverträge und die Abo- und Lizenzbedingungen von Microsoft zu validieren.

Fazit

Produkte kommen und gehen: Sowohl in der analogen als auch in der digitalen Welt haben viele Produkte einen festen Lebenszyklus. Sie werden entwickelt, am Markt eingeführt, erleben im besten Fall eine Hochphase und verlassen dann wieder die Bildfläche. So ist – bzw. war – es mit dem Fax, der Pferdekutsche als primäres Transportmittel oder … Dieses Kommen und Gehen von Produkten und Dienstleistungen hängt einerseits mit dem Auftauchen von Substitutionsgütern und andererseits mit sich ändernden Anforderungen der Konsumenten zusammen. Bedarfe und Nachfrage hängen mit Lebenseinstellung, Zeitgeist oder technischen Rahmenparametern zusammen. Zurzeit werden viele Trends und Produkte von Mobilität und Individualität getrieben.

Microsoft hat erkannt, dass eine Weiterentwicklung der einzelnen Produkte zu einem integrierten Service notwendig ist, wenn Office zukünftig relevant sein soll. Und so entwickelt das Unternehmen seit einigen Jahren die neue Office-Welt. Zurzeit nimmt der Cloud-Gigant ziemlich an Fahrt auf: Quasi im monatlichen Rhythmus kommen neue Applikationen oder Funktionen in den Services hinzu. Durch dieses Tempo und den eingeschlagenen Weg wird Microsoft es schaffen, Wettbewerber auf Abstand zu halten und für eine Vielzahl der Anwender weiterhin relevant zu bleiben.

Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.