Microsoft Bookings: So automatisieren Sie Terminplanung und Teams-Besprechungen mit dem Office-Online-Buchungskalender

Das Finden von gemeinsamen Terminen artet oft in E-Mail-Ping-Pong aus. Eleganter lässt sich dieses Problem mit einem Online-Buchungskalender lösen, wie das etwa von Doodle her bekannt ist. Auch Microsoft bietet mit Bookings eine bisher noch wenig bekannte Lösung an, die schnelle, unkomplizierte Terminvereinbarungen ermöglicht – im Verbund mit Teams und Outlook.

1. Welche Kalenderfunktionen bietet Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings ist ein in Microsoft 365 integrierter Buchungskalender, der eine schnelle Terminfindung per Selbstbedienungsportal ermöglicht. Die App ist verfügbar in den Microsoft 365-Plänen Business Standard und Premium, Education A3/A5 sowie Enterprise E3/E5.

Starten können Sie Bookings entweder direkt in Outlook, über das Symbol in der linken App-Leiste. Oder im Microsoft 365-Portal im Startmenü. Alternativ lässt sich die App auch über die Webadresse https://outlook.office.com/bookings/homepage, oder kürzer über http://book.ms aufrufen.

Microsoft Bookings können Sie wahlweise aus Outlook über die linke App-Leiste öffnen, über das Microsoft 365-Startmenü, oder direkt über die Webadresse books.ms.

2. Vorteile von Bookings gegenüber normaler Terminplanung

Bookings stellt Kalender mit buchbaren Zeiten bereit und erübrigt so umständliche Terminabstimmungen. Sie legen in Ihrem Bookings-Kalender Ihre freie Termine oder Zeitfenster fest, so dass sich Anfragende darin per Klick einen passenden Slot auswählen können.

Bookings bietet mehrere Varianten von Buchungs- und Reservierungskalendern, von persönlichen bis zu Gruppenkalendern. Damit reicht die Bandbreite der Anwendungen vom persönlichen Organisieren von Teams-Besprechungen bis zur externen Kundenserviceplanung für Organisationen.

3. So integriert sich Bookings in Microsoft-Apps und Teams

Der besondere Charme von Microsoft Bookings liegt darin, dass es sich nahtlos in andere Office-Apps wie Outlook und Teams integriert. Immer, wenn jemand auf Ihrer Buchungsseite einen Termin bucht, wird dieser automatisch als Termin im Outlook-Kalender eingetragen – und zwar bei allen Beteiligten.

Alle mit Bookings angelegten Termine enthalten automatisch einen Teams-Besprechungslink. Diese Option ist in den Einstellungen bereits aktiviert. Somit bietet Bookings auch eine unmittelbare Möglichkeit, Teams-Besprechungen zu vereinbaren.

4. Buchungskalender teilen – per Mail, Link und Signatur

Prinzipiell bietet Bookings zwei Varianten, um einen Terminkalender zu publizieren oder zu verbreiten. Die eine Option besteht darin, öffentlich geteilte Kalender auf Webseiten zu veröffentlichen.

Die zweite Option sind freigegebene Buchungs-URLs. Diese können Sie versenden, auf Webseiten platzieren oder auch als direkten Terminbuchungslink in in Ihre E-Mail-Signatur einbetten.

Freigabemöglichkeiten für Terminbuchungslinks auf der persönlichen Bookings-Buchungsseite: Kopieren, per E-Mail teilen oder in die E-Mail-Signatur einbinden.

5. Schritt für Schritt als Anfragender einen Termin buchen

Wenn Sie in der Rolle eines externen Interessenten sind, kommen Sie zunächst über einen Link auf die Buchungsseite. Üblicherweise klicken Sie hier auf „Als Gast fortfahren“, um im nächsten Dialog aus dem Kalender einen Termin auszuwählen.

Im Hintergrund findet dabei immer eine Synchronisierung mit Outlook statt, so dass Fehlbuchungen ausgeschlossen sind.

Das Buchen von Terminen aus der Sichte eines externen Anfragenden: Normalerweise wird die Gast-Option gewählt, worauf gleich der Kalender mit den zur Auswahl stehenden Terminen folgt.

Sobald Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, erhalten Sie per E-Mail einen Überprüfungscode, nach der Verifizierung erhalten Sie die Bestätigung der Buchung in Ihrem Postfach.

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben, bekommen Sie zuerst eine Verifizierungs-Mail, dann kommt die Bestätigung.

Durch die Integration in Outlook und Teams erhalten Sie die Terminbestätigung als E-Mail, in der bereits der Teams-Besprechungslink eingebettet ist. Gleichzeitig landet der Termin auch in Ihrem persönlichen Outlook-Kalender.

So kommt der gebuchte Termin beim Anbieter in Outlook an: Die Bestätigung der Terminbuchung per Mail mit dem Teams-Besprechungslink, während der Termineintrag bereist automatisch im Outlook-Kalender erfolgt ist.

6. So erstellen und verwalten Sie geteilte Buchungskalender

Als Verwalter von Booking-Kalendern finden Sie die Administrationsaufgaben immer über die Bookings-Startseite. Dort stehen Ihnen zwei Kalenderarten zur Verfügung, die Sie anbieten können: Oben Ihre persönliche Buchungsseite, unten alle angelegten Organisations-Buchungsseiten.

Die Bookings-Startseite bietet zwei Varianten für Buchungskalender an: Die persönliche Buchungsseite, und geteilte Buchungsseiten für Teams und Organisationen.

I. Persönliche Buchungsseite einrichten:

Das Einrichten Ihrer eigenen Buchungsseiten läuft in folgenden Schritten ab:

  • Wechseln Sie zu ihrer Buchungsseite über den Link.
Wenn es um Ihre persönliche Terminbuchungsseite geht, klicken sie hier.
  • Wählen Sie hier aus zwischen öffentlicher oder privater Buchungsseite.
  • Hier beschreiben Sie den einzurichtenden Kalender und wählen die anzubietenden Termin-Slots aus. Die Option für die Teams-Besprechung ist bereits voreingestellt.
  • Nach der Bestätigung erscheint die Kachel für die neue Buchungsseite auf Ihrer persönlichen Seite.
Das Einrichten der Buchungsseite ist weitgehend selbsterklärend. Wichtig sind Optionen wie „Öffentlich“, die voreingestellte „Teams-Besprechung“ sowie die zu definierenden Termin-Slots und die Ausschlüsse. Am Ende taucht der neu angelegte Kalender auf der Buchungsseite auf.

II. Geteilte Buchungsseiten für Teams und Organisationen einrichten:

Die Einrichtung von geteilten Buchungsseiten erfolgt dialoggesteuert, hier mit dem Beispiel eines Buchungskalenders für IT-Support:

  • Im ersten Schritt legen Sie Name und Art der Organisation fest:
Erster Schritt mit Name, Art und Zeiten…
  • Im zweiten Schritt laden Sie die Mitarbeiter ein, die ebenfalls für Terminbuchungen zur Verfügung stehen sollen.
… im zweiten Schritt die buchbaren Mitarbeiter …
  • Im letzten Schritt wählen Sie noch den Zugriff auf den Kalender, von App über nur intern bis zu einem öffentlichen Self-Service-Kalender.
… und zum Abschluss der Personenkreis, der Buchen kann, von individuell über intern bis extern.
  • Abschließend geben Sie auch hier die Sprechzeiten an, zu denen Termine gebucht werden können.
In dieser Kalenderart lassen sich die Sprechzeiten granularer konfigurieren.

7. Microsoft Bookings in Teams als App einbinden

Wie viele Microsoft 365-Apps lässt sich auch Bookings als Teams als App einbetten. Dazu klicken Sie einfach in der linken vertikalen Menüleiste auf Apps und suchen darin nach ‚Bookings‘. Sobald Sie die App das erste Mal gestartet haben, erscheint das Bookings-Symbol in der App-Leiste.

Bookings steht auch als Teams-App zur Verfügung.

8. Erfüllt Bookings die Datenschutzstandards?

Der Einsatz von Microsoft Bookings wirft datenschutzrechtliche Fragen auf. Je nach Einsatz werden hier nämlich personenbezogene Daten erfasst, von Namen potenziell bis zu Gesundheitsdaten. Diese Daten werden an Microsoft-Rechenzentren geleitet, wobei bisher eine Datenweitergabe außerhalb der EU nicht ausgeschlossen wird.

Microsoft sichert zu, keine personenbezogenen Daten ohne Erlaubnis weiterzureichen. Dennoch sind im Zusammenhang mit der Bookings-Nutzung die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten. Das heißt, dass die Datenschutzhinweise entsprechende Informationen enthalten sollten. Weiterführendes bietet Microsoft hierzu in seinen Bookings-FAQ.

wm@sharepoin

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