dmmfree japanfemdom.org

Microsoft-Collaboration-Zoo: Office 365 Groups versus Yammer, SharePoint und Exchange

Print Friendly, PDF & Email

Matrix - welches Microsoft-Collaboration-ToolIn Microsofts Produktzoo mangelt es wahrlich nicht an Optionen für die Zusammenarbeit von Teams und Communities. Mit Office 365 Gruppen ist vor einigen Monaten eine weiteres Collaboration-Tool-Set dazugekommen. Doch nach wie vor rätseln auch Experten über die genaue Positionierung und die weitere Strategie von Microsoft.

Microsofts (zu) viele Collaboration-Alternativen

Bezeichnend13 gängige Szenarien mit Microsoft-Tools für die herrschende Verwirrung waren die Schlagzeilen einiger bekannter Blogger, die teilweise sogar über die Ablösung von Yammer spekulierten. Beispiel dafür waren “The Confusion around Yammer and Office 365 Groups”, “Are Office 365 Groups Displacing Yammer?” oder “Office 365 Groups, Exchange, Sites or Yammer?”.

Mehr Klarheit erhofften sich viele von der Ignite-Konferenz Anfang Mai, wo es eine eigene Session gab, die Aufklärung versprach: “How to Decide When to Use SharePoint and Yammer and Office 365 Groups and Outlook and Skype”. Allerdings nahmen sich die beiden Referenten in ihrem Vortrag etwas zu viel vor, indem sie versuchten, einen Wegweiser durch das gesamte Microsoft-Matrix - welches Microsoft-Collaboration-Tool ist das richtigeProduktivitätsportfolio zu geben. Heraus kam mehr Verwirrung als Klarheit, wie man an den beiden Folien links erkennen kann. Am Ende vermisst der Interessierte so etwas wie eindeutige Empfehlungen oder Best Practices.

Wie funktionieren Office 365 Gruppen?

Um überhaupt einmal zu verstehen, für welche Aufgaben sich Office 365 Gruppen am Besten eignen, hilft ein Blick auf die enthaltenen Komponenten und Funktionen. Genau das hat David Lavenda gemacht, indem er in seinem Artikel für CMSwire ein entsprechendes Microsoft-Whitepaper genauer analysierte (What Are Office 365 Groups?). Seine erste zentrale Erkenntnis:

“Auf den ersten Blick scheinen Office 365 Groups die Herausforderung eines Nutzers zu adressieren, alle seine Dokumente mit seinen E-Mails zu verknüpfen. Das klingt ziemlich deutlich nach Exchange-Verteiler (Distribution Lists).”

Tatsächlich bestätigt die weitere Lektüre den Exchange-Zusammenhang: “Gruppen-Konversationen werden in einer Exchange Online-Mailbox gespeichert, separat von den individuellen Mailboxen der Benutzer.” Wie kommen dann in Gruppen E-Mail, Dokumente und Benutzer zusammen?

  • E-Mail an das Team: Gruppen ermöglichen den einfachen Versand von Mails an eine Gruppe aus einem persönlichen Postfach – wie mit einer Distribution List.
  • Beschränktes Dokumentenmanagement: Gruppen bieten eingeschränktes Dokumentenmanagement über OneDrive for Business, wo man eine spezielle Dokumentenbibliothek für die Gruppe erstellen kann. Die typischen Funktionen aus dem OneDrive for Business-Dokumentenmanagement sind für Gruppen-Bibliotheken möglich, wie etwa Dokumentneerstellung und Hochladen. Es gibt keine Möglichkeit, SharePoint-Dokumente mit Gruppen zu verbinden. Für derartiges müssen weiterhin SharePoint Team Sites verwendet werden.

Fazit: Gruppen sind Exchange-Artefakte mit Outlook-Verwaltung

Unterm Strich lautet die Erkenntnis der näheren Analyse, dass es sich bei Office 365 Groups um ein Exchange-Artefakt handelt, das von Outlook aus gemanagt wird.

Keine Yammer- und SharePoint-Integration

Welche Rolle spielen SharePoint Team Sites und Yammer-Gruppen in diesem Kontext? In jedem Fall sind sie nicht in Office 365-Gruppen integriert und sie verhalten sich auch ganz anders. In SharePoint beispielsweise können Dokumente umfangreiche Metadaten enthalten. Informationen also, die für das Klassifizieren und spätere Finden von entscheidender Bedeutung sind. Es ist also kein Zufall, dass Office 365 Gruppen die Integration von Dokumenten nur über einen speziellen OneDrive for Business-Ordner ermöglichen. Bekanntlich fehlen in OneDrive for Business die Metadatenfunktionen.

Aus dieser Warte betrachtet repräsentieren Office 365 Gruppen eine komplett von SharePoint und Yammer unterschiedliche Infrastruktur. Letztere ermöglichen Funktionen wie Dokumente teilen, Newsfeeds, Konversationen und Listenelemente, was sich fundamental unterscheidet vom Teilen über Outlook-Mails. Außerdem speichern beide Welten ihre Daten auch in unterschiedlichen Repositories.

Kurzfristig Office 365 Groups, langfristig SharePoint

Für kleine oder kurzfristige Projekte sind Office 365 Gruppen das passende Collaboration-Werkzeug, indem Exchange Gruppen-Ordner die Mails speichern, OneDrive for Business die Projekt-Dokumente, sagt Lavenda. Für langfristige und mittlere bis große Projekte werden Anwender allerdings die volle Funktionalität von SharePoint Metadaten und Team Sites benötigen, um

  • Dokumente mit Metadaten zu klassifizieren, damit die Anwender diese später wiederfinden;
  • E-Mails als klassifizierte Dokumente zu speichern, so dass sie später bei Audits und im Wissensmanagement wiedergefunden werden können;
  • mit SharePoint Team Sites Projektmitgliedern das Teilen von Aufgaben, Ankündigungen und Kontakte einfach zu ermöglichen, und damit die Anforderungen größerer Unternehmen zu erfüllen.

DEN BEITRAG KOMMENTIEREN:

avatar
wpDiscuz