Übersicht Microsoft 365 Copilot: Versionen, Lizenzkosten und Datenschutz

Microsofts neue KI-Plattform Microsoft Copilot 365 steht ab dem 1. November allgemein zur Verfügung. Bevor sich Organisationen an die Bereitstellung machen, sind einige Planungen und Vorbereitungen zu erledigen. Wie die KI funktioniert, welche Microsoft Copilot Lizenzen es gibt und was beim Datenschutz zu beachten ist, lesen Sie hier.

Mit der Verfügbarkeit von Microsoft 365 Copilot stehen nun für alle Interessenten die Ampeln auf grün. Dennoch sind vor dem Einsatz einige Aufgaben zu erledigen. Zunächst einmal geht es um technische Dinge wie das Setzen der Berechtigungen und das Zuweisen der Copilot-Lizenzen an die Benutzer.

(Nachtrag: Was Copilot aktuell kostet und was sich bei den Lizenzen geändert hat, erfahren Sie hier.)

Damit alleine ist es nicht getan, denn da es keine Public-Preview-Phase gab, konnten bisher auch keine Funktionstests mit kleinen Pilotgruppen durchgeführt werden. Microsoft beschreibt in einem Artikel, was Sie zur Vorbereitung tun können, auch wenn sie die Lizenz noch nicht besitzen.

Microsoft Copilot Lizenzen und Preise

Microsoft setzt mit seiner Lizenzpolitik aktuell eine hohe Hürde vor den Copilot-Einsatz. Mindestens 300 Lizenzen muss eine Organisation erwerben, um die Software verwenden zu können. Die Lizenz wird als Erweiterung zu einer bestehenden Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz angeboten, der Preis beträgt aktuell 30 Dollar pro Benutzer und Monat.

microsoft copilot kosten
Mindestens 300 Lizenzen zum Preis von 30 Dollar pro Nutzer und Monat müssen aktuell erworben werden, um loslegen zu können.

Für Power-User Copilot, für den Rest Bing Chat Enterprise

Bei derart hohen Zusatzkosten für Copilot dürften die meisten Organisationen den Copilot-Rollout sehr zurückhaltend angehen. Immerhin bietet Microsoft andere KI-Tools als Alternative, so dass ein gemischter Einsatz möglich ist. Zum Beispiel nach folgender Aufteilung:

  • Bing Chat Enterprise: Alle Benutzer mit Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz können Bing Chat Enterprise als KI-Anwendung einsetzen. Über den Edge-Browser lässt sich Bing Chat Enterprise sogar mit den Office Apps, SharePoint, Teams und dergleichen nutzen. Microsoft erläutert die Möglichkeiten in einem Artikel.
  • Microsoft 365 Copilot: Rund 20 bis 30 Prozent der Belegschaft erhalten eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Der Fokus sollte auf Power User liegen.
  • Azure Open AI: Individuelle Lösungen auf Basis von Azure OpenAI werden nur für Benutzer und Anforderungen umgesetzt, wo es sehr spezielle Szenarien bedient werden müssen.

Copilot, Bing Chat Enterprise, Azure OpenAI: Welche Lösung für was?

  • Falls die KI auf Daten in der eigenen Organisation zugreifen soll ist Bing Chat Enterprise nicht geeignet
  • Wenn Microsoft 365 Copilot die Anforderungen nicht abdecken kann, wird als Lösung eine individuelle Umsetzung auf der Basis von Azure OpenAI und angepassten LLMs benötigt.

Eine ausführlichere Erörterung der optimalen Copilot-Einsatzszenarien und der geeigneten Rollen finden Sie in unserem Beitrag über „Deftige Copilot-Lizenzpreise„.

Integration des Microsoft 365 Copilot und Grounding

Microsoft 365 Copilot präsentiert sich in den Office-Apps und dem Teams-Chat als Plugin. Sobald ein Benutzer ins Eingabefeld eine Anfrage eingibt, wird diese automatisch angepasst. Das Verfahren heißt „Grounding“, es dient dazu, die Eingabe des Benutzers klarer zu spezifizieren. Zusätzlich stellt sie sicher, dass der Benutzer Antworten erhält, die für seine Anfrage relevant und umsetzbar sind.

Semantischer Index und Datenschutz

Die Daten, die die KI für die Arbeit benötigt, werden über einen semantischen Index bereitgestellt. Im Index findet auch ein Security Trimming statt. Es dient unter anderem dem Datenschutz und stellt sicher, dass ein Benutzer nur Antworten erhält, die auf Basis von Daten generiert wurden, auf die er auch berechtigt ist.

Schematische Übersicht der Microsoft 365 Copilot-Architektur.

Der Zugriff auf die Daten erfolgt über den Microsoft Graph. Dieser stellt alle Daten und Metadaten aus der Microsoft 365-Umgebung bereit. Da für den Graph vielfältige Konnektoren in externe Systeme existieren, lassen sich damit weitere Quellen in die KI-Lösung einbinden.

So sieht übrigens eine erstellte Antwort in Word und im Microsoft 365 Chat aus:

Copilot-Antworten in Word und im Microsoft 365 Chat.

Voraussetzungen: Aktueller Office- und Outlook-Client

Bevor Microsoft 365 Copilot für den Einsatz ausgerollt werden kann, sind einige Voraussetzungen zu klären und zu schaffen. Das beginnt bei der Office-Version, denn erst ab einem bestimmten Release-Stand ist die Kompatibilität gegeben. Wichtig ist dabei auch, dass es die Office Apps for Enterprise sein müssen.

Das gilt auch für den Outlook-Client. Microsoft 365 Copilot setzt das neue Outlook für Windows und Mac voraus. Alle Details zu den Voraussetzungen von Copilot beschreibt Microsoft in diesem Artikel.

Vor dem Ausrollen Erfahrungen mit Pilotgruppe sammeln

Vor einer größeren Einführung empfiehlt es sich, den Copilot erst einmal einer ausgewählten Testgruppe zur Verfügung zu stellen. Selbst wenn mindestens 300 Lizenzen gekauft werden müssen, sollten erst einmal nur ausgewählte Benutzer zugelassen werden. Das Feedback der Testgruppe dient dann als Grundlage, um den weiteren Rollout zu planen.

Von Microsoft gibt es dafür aktuell dafür folgende Informationen und Starthilfen:

Persönliche Daten schützen mit Berechtigungskonzept

Die wichtigste Aufgabe der Pilotgruppe ist es, die Datenschutzvorgaben zu überprüfen. Mittels repräsentativen Szenarien testet man die saubere Umsetzung des Berechtigungskonzepts. Fragt ein Benutzer zum Beispiel nach Informationen, auf die er keinen Zugriff hat, dürfen dazu keine Antworten kommen. Das kann etwa das Gehalt von Kollegen betreffen, oder Daten aus den Bereichen Forschung und Entwicklung, die noch nicht veröffentlicht sind.

Für derartige Tests kann unabhängig von Copilot die Suche in Microsoft 365 genutzt werden. Diese liefert über den Link https://www.office.com/search Ergebnisse aus allem Microsoft 365 Services und den damit verbundenen Quellen. Dazu gehören auch Teams Chats, Outlook-E-Mails und Posts in Viva Engage. Das folgende Beispiel zeigt, wie die Antwort auf eine Suche nach sensiblen Informationen aussehen sollte:

Beispiel für eine Testfrage, die bei richtiger Konfiguration des Berechtigungskonzepts keine Antworten liefern darf.

Richten Sie ein Copilot Center of Excellence ein

Microsoft empfiehlt im Artikel How to get ready for Microsoft 365 Copilot die Einrichtung eines Center of Excellence für Copilot. Darin können Schulungsunterlagen, Updates zum Thema Rollout im Unternehmen, FAQs und andere Infos bereitgestellt werden. Das Center of Excellence soll für Anwender ein zentraler Platz für alles rund um das Thema sein. Vielfältige Informationen rund um das Thema Adoption stellt Microsoft auch hier bereit: Microsoft Copilot – Microsoft Adoption (de)

Microsoft stellt rund um die Copilot-Einführung umfangreiches Material zur Verfügung:

Im Center of Excellence können dann auch Informationen dazu bereitgestellt werden, wo die Grenzen von KI und Copilot liegen und was aus regulatorischer Perspektive zu beachten ist. Die EU hat dazu den EU AI ACT veröffentlicht. In Deutschland soll noch im Jahr 2023 die KI Verordnung in Kraft treten.

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