Microsoft Listen – die neue Office 365-App, die SharePoint-, Excel- und andere Listen ersetzt

Microsoft hat mit Lists/Listen eine neue App vorgestellt, die auf den ersten Blick unspektakulär wirkt, aber ein großes Potenzial verspricht. Zunächst einmal fragt man sich, ob nicht mit Excel, SharePoint, OneNote und diversen anderen Tools bereits alle Bedürfnisse für Listen gesättigt sind? Doch Microsoft hat sich sichtlich angestrengt, um das Nutzererlebnis mit Listen auf eine neue Ebene zu heben.

Lists soll dabei helfen, alle typischen Datensammlungen von Aufgaben, Kontakten, Veranstaltungen, Inventar und vieles mehr einfacher verwaltbar zu machen. Gleichzeitig sorgt ein universeller Zugriff über Browser, Microsoft Teams, eine Mobile-App sowie diverse Import- und Export-Funktionen für möglichst einfache Handhabung.

1. Folgende Funktionen und Eigenschaften charakterisieren Listen:

• Microsoft Listen (O365/Web) und die mobile App: Hier können Sie Listen erstellen sowie kürzlich bearbeitete und Favoriten an einem Platz verwalten und freigeben
• Microsoft Teams-Listen: Neue Listen erstellen oder bestehende Listen in einen Team-Kanal einbinden
• Fertige Vorlagen: Mit Vorlagen für verschiedene Zwecke gelingt ein schnellerer Einstieg
• Vielfältige Anpassungen mit anpassbaren Ansichten, Regeln und Freigabeoptionen

2. Beispiele zum Erstellen von Listen:

Folgende vier Bilder zeigen die grundlegenden Möglichkeiten: Sie können eine Liste direkt auf der App-Startseite in Microsoft 365 erstellen (Bild oben links), oder auch in Microsoft Teams (unten links). Anschließend können Sie diese Listen gemeinsam mit Teammitgliedern in SharePoint nutzen (oben rechts), oder die Bearbeitung in Teams fortsetzen (unten rechts).

3. Arbeiten mit Listen: Microsoft Listen (O365/Web) und die Lists App

Der Startpunkt für Listen ist das Office 365 Startmenü, oder alternativ die Mobile App. Hier werden alle Ihre Listen angezeigt und verwaltet. Hier können Sie wahlweise eine Liste erstellen oder mit vorgefertigten Vorlagen starten. Außerdem können Sie Listen aus vorhandenen Listen erzeugen, oder aber Daten aus Excel-Tabellen importieren. Gemäß des Collaboration-Gedankens von Office 365 können sie neben persönliche Listen auch freigegebene Teamlisten erstellen.

4. Listen mit Microsoft Teams nutzen

Lists passt bestens zu Teams, weil hier Funktionen für die Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen. Sie können dazu entweder eine vorhandene Liste in einen Teams-Kanal einbinden, oder eine neue Liste direkt in Teams erstellen.

Klicken Sie hierzu im Kanal oben auf „+“, um darin eine neue Registerkarte hinzuzufügen. Wählen Sie dann die Listen-App aus. Die Listen können erweitert werden, indem Sie beispielsweise neue Spalten hinzufügen, Auswahlmöglichkeiten in einem Dropdown-Menü definieren, Ansichten erstellen oder Freigabelinks bearbeiten. Oder aber Sie verwenden benutzerdefinierte Ansichten, erstellen Filter und richten Regeln ein. Auf diese Weise kann jede Liste individuell auf die Aufgaben der verschiedenen Teams zugeschnitten und angepasst werden.

5. Vorgefertigten Vorlagen mit typischen Listen-Szenarien

Microsoft hat verschiedene Vorlagen entwickelt, die auf einige typische Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Das wären zum Beispiel das Verfolgen von Problemen, das Einbeziehen neuer Mitarbeiter, das Verwalten der Reiseroute einer Veranstaltung, das Verwalten von Assets und vieles mehr. Diese Vorlagen enthalten eine Basisstruktur, Formatierung, Formulare, bedingte Formatierung und alles, was benötiget wird, um einen schnellen Einstieg in die eigentliche Arbeit zu gewährleisten.

Listen erstellen aus Excel-Tabellen

Neben den Vorlagen gibt es zwei weitere zeitsparende Möglichkeiten zum Erstellen von Listen. Sie können eine neue Liste aus einer vorhandenen Liste erstellen und dabei Struktur und Formatierung übernehmen. Oder Sie erstellen eine Liste aus Excel, indem Sie Tabellendaten importieren. Dabei müssen Sie nur die Informationen, die dargestellt werden sollen, auswählen. Anschließend verfügt die neue Liste über alle neuen Formatierungen, Ansichten, Regeln und mehr, um relevante Informationen optimal darzustellen.

6. Anpassbare Ansichten, Regeln und Freigabe-Optionen

Die vier Hauptansichten Liste, Raster, Galerie und Kalender

Die Listen können Sie individuell an Ihre Anforderungen anpassen. Dabei stehen Ihnen vier Hauptansichten zur Verfügung: Liste, Raster, Galerie und Kalender.

• Raster (wie oben im Teams-Screenshot) ist der Hauptstil, den Sie beim ersten Erstellen einer Liste sehen. Dieser besteht vor allem konfigurierbare Zeilen und Spalten. Raster sind am besten geeignet, wenn Listeninformationen einfach bearbeitet werden sollen.
• Listen ähneln dem Raster, jedoch ohne Point-and-Click-Bearbeitungsfunktionen. Diese Ansicht ist den bekannten SharePoint-Listen am ähnlichsten.
• Galerie ist eine gute Möglichkeit, Listen mit Bildern hervorzuheben. Die Karten sind konfigurierbar und zeigen eine Reihe von Informationen an (großes Bild oben).
• Kalender: Wenn Ihre Informationen Datumsangaben enthalten, können Sie alle Elemente mithilfe der Kalenderansicht visualisieren (Bild rechts).

Ansichten und Stile anpassen

Sie können die Darstellung von Informationen in diesen Ansichten mithilfe der bedingten Formatierung anpassen. Beispielsweise können Sie die Hintergrundfüllfarbe eines Elements von Orange bei Status „In Überprüfung“ in Grün ändern, wenn der Status „Genehmigt“ entspricht. Hintergrund, Schriftfarbe und Symbole ändern sich dynamisch, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Mit Hilfe von benutzerdefinierten Ansichten können Sie Elemente organisieren (beispielsweise bestimmte Spalten), um Filterung oder Sortierung hinzuzufügen oder um einen ansprechenderen Stil zu erzielen. Sie können persönliche Ansichten erstellen, die nur Sie sehen können, und öffentliche Ansichten für alle, die die Liste zum Anzeigen verwenden.

Listen mit Regeln erweitern

Mit Hilfe von Regeln lassen sich Listen funktional erweitern. So können Sie beispielsweise Teammitglieder benachrichtigen, wenn sich etwas geändert hat. Dazu lassen sich Personen-, Status- und Wertänderungen auswählen, um darauf basierende Benachrichtigungen zu senden, oder auch Werte an anderen Stellen einer Liste programmgesteuert zu aktualisieren.  

Freigeben von Listen

Listen werden typischerweise meistens mit mehreren Mitarbeitern oder Partnern genutzt. Somit ist die Freigabe-Möglichkeit eine der wichtigsten Funktionen. Die Microsoft Listen verfügen über einige Optionen zur Freigabe, mit verschiedenen Arten von Berechtigungen.

So können etwa nur einzelne Elemente freigegeben werden, weitere Optionen sind Bearbeiten, Ablaufdatum oder Vergabe eines Kennworts für externen Zugriff. Nach der Freigabe können die eingeladenen Personen Kommentare zu vollständigen Listen oder zu einzelnen Listenelementen hinzufügen.

Microsoft Listen erweitert die bekannten SharePoint-Listen

Microsoft Listen basiert auf den Listenfunktionen von SharePoint und führt ein neues Benutzererlebnis sowie neue Funktionen ein. Noch befindet sich die neue App in der Entwicklung, Microsoft hat die Veröffentlichung im Laufe des Sommers angekündigt.

7. Weitere Infos:

• Microsoft Listen-Portal in der Tech-Community: https://resources.techcommunity.microsoft.com/microsoft-lists/
• Blogpost Microsoft Listen-Premiere: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/announcing-microsoft-lists-your-smart-information-tracking-app/ba-p/1372233

8. Video-Präsentation von Microsoft Listen

Einen sehr guten Überblick über die wichtigsten Funktionen von Listen liefert diese Vorstellung einer Microsoft-Mitarbeiterin (auf Englisch).

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Sarah Aßmann

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