Arbeiten mit Microsoft Loop: Wie Sie Loop-Komponenten anlegen, freigeben und als Dateien verwalten

Microsoft Loop lässt sich am besten mit Mini-Apps beschreiben, die eine direkte Zusammenarbeit über unterschiedliche Office-Anwendungen hinweg ermöglichen. Aktuell stehen Loop Components, Loop Pages und Loop Workspaces zur Verfügung. Unser Beitrag beleuchtet die Grundlagen und stellt die Arbeitstechniken mit Loop-Components in Office und deren Dateiableger in OneDrive vor.

Microsoft Loop wurde erstmals 2021 vorgestellt, in Gestalt der Loop-Komponenten für Teams Chat und Outlook. In der Zwischenzeit sind Word Online und Whiteboard als Loop-Hosts hinzugekommen.

1. Welche Bestandteile umfasst Microsoft Loop?

Loop setzt sich aus drei Grundelementen zusammen, den Loop Components, den Loop Pages und den Loop Workspaces.

Die drei Bestandteile von Loop: Loop Components, Loop Pages und Loop Workspaces

Loop Components lassen sich als kleine Produktivitäts-Puzzleteile beschreiben, die grundlegende Office-Funktionen über die App-Grenzen hinweg bereitstellen. Die schnelle Synchronisierung im Hintergrund sorgt dafür, dass Änderungen in einer Loop Component im Teams-Chat sofort bei den anderen Nutzern in Apps wie Outlook oder Word Online angezeigt werden.

Loop Pages sind gemeinsam im Team genutzte Seiten, die neben Loop-Komponenten auch andere Inhalte wie Texte, Bilder oder URL-Links aufnehmen können. Pages können zum Zusammenarbeiten für andere Nutzer freigegeben werden.

Loop Workspaces sind Arbeitsbereiche, in denen mehrere Loop Pages zusammengefasst werden. Die Strukturen erinnern an OneNote, mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten. 

2. Welche Microsoft Loop-Komponenten mit welchen Office-Apps?

Derzeit können Sie Loop Components in den Office-Anwendungen Teams Chat, Outlook, Word Online, und Whiteboard verwenden. Jede App unterstützt eine Untermenge der verfügbaren Module, wie die folgende Übersicht zeigt:

Tabellarische Übersicht der verfügbaren Loop Components in Teams Chat, Outlook, Word und Whiteboard (Stand 12/2023)

Die größte Auswahl an Komponenten bietet der Teams Chat. Wenn Sie hier auf das Loop-Symbol klicken, bekommen Sie ein Auswahlmenü mit allen verfügbaren Elementen angezeigt.

Der Teams-Chat mit der Liste der integrierbaren Loop Components.

Sobald Sie im Chat eine Loop Component eingefügt haben, bekommen Ihre Chat-Partner diese angezeigt und können diese auch bearbeiten.

So sieht eine aktive Loop-Komponente im Teams-Chat aus.

Immer wenn sich der Inhalt in einer Komponente ändert, sehen das alle anderen Teilnehmer in Echtzeit, und jeder hat Zugriff auf den aktuellen Stand.

3. Zusammenarbeiten – egal mit welcher Office-App

Um Unterschied zur Zusammenarbeit über freigegebene Office-Dokumenten kann bei Microsoft Loop jeder in seiner gerade aktiven bleiben, egal ob das Teams Chat, Outlook oder Word ist.

Beispiel einer aktiven Loop Component.

Jeder Teilnehmer bekommt in Echtzeit mit, wo in einer Loop Component gerade Änderungen vorgenommen werden.

Diese Teams-Chat Fenster zeigen, wie eine gemeinsame Loop Component bei zwei Nutzern aussieht, während sie gerade bearbeitet wird.

Jeder Adressat einer Loop-Komponente kann diese kopieren und in die gewünschte Microsoft 365-App einfügen. Das Bild unten zeigt das Kopieren und Einfügen einer Komponente aus dem Teams Chat in eine Outlook-Mail:

Links wird eine Loop Component aus dem Teams Chat kopiert, und rechts in eine neue E-Mail eingefügt.

Änderungen , die in einer Loop Component in Outlook vorgenommen werden, werden auch im Teams Chat angezeigt, und umgekehrt.

Splitscreen mit einer geänderten Loop Component in einem E-Mail-Text auf der linken Seite und einem Teams-Chat, der die Änderungen im Teams-Chat auf der rechten Seite zeigt

4. Speicherorte für Loop-Komponenten in OneDrive

Microsoft Loop legt alle Inhalte im Dateisystem in speziellen OneDrive-Ordnern ab. Für jede Loop Component wird eine separate Loop-Datei im OneDrive-Bereich des Erstellers gespeichert.

Wenn Sie beispielsweise eine Loop-Komponenten in einem Team-Chat anlegen, wird diese im Ordner ‚Teams Chat Files/Dateien‘ gespeichert. Bei Outlook landen diese im Ordner Attachments/Anhänge, bei Word im Ordner Word Loop Files und bei Whiteboard im Ordner Whiteboards.

Der OneDrive-Ordner für Teams Chat-Dateien: Hier werden Loop-Komponenten aus dem Teams Chat als Datei gespeichert.

5. Loop-Dateien funktionieren wie normale Office-Dateien

Loop-Dateien verhalten sich wie andere Office-Dateien in Microsoft 365. Als solche werden sie auch auf der Microsoft 365-Startseite und in OneDrive angezeigt, und auch vom Microsoft 365-Volltextindex erfasst. Außerdem lassen sie sich mit anderen Nutzern teilen, als Favoriten markieren, löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen.

Auch die bekannten Sicherheitsfunktionen in OneDrive wie automatische Speicherung und Versionierung stehen für Microsoft Loop zur Verfügung.

OneDrive Startseite mit Startansicht: Loop-Dateien werden hier wie herkömmliche Dokumenten angezeigt.

Das Dateiverhalten gilt auch für das Öffnen per Klick. In diesem Fall öffnet die Loop Web App die Datei. Falls der Administrator das Bearbeiten unterbindet, kann die Loop-Datei immer noch in einer Light-Version der Loop Web App angezeigt werden.

Loop-Datei öffnen mit der Loop Web App.

6. Loop-Komponenten bearbeiten, erweitern und auffinden

Sie können Loop-Komponenten auch editieren und erweitern. So können Sie beispielsweise weitere Loop-Elemente direkt in eine Loop-Datei hinzufügen.

Das Komponenten-Menü öffnen Sie mit dem Schrägstrich „/“ (Forward-Slash), um hier ein entsprechendes Element zu wählen.

Loop-Komponenten mit dem Editor bearbeiten und erweitern mit zusätzlichen Modulen.

Das Bearbeiten und Ergänzen von Komponenten reicht über die ursprünglichen Loop-Elemente hinaus. So stehen zum Beispiel Objekte aus den Kategorien Textstile, Kommunikation oder Medien zur Verfügung. Microsoft entwickelt sowohl die Loop Components wie die Erweiterungen ständig weiter, es lohnt sich also ein regelmäßiger Blick auf die verfügbaren Komponenten.

Damit sie den Überblick über die eingebetteten Loop Components nicht verlieren, können Sie in der oberen rechten Ecke sehen, in welchen Anwendungen oder an welchen Stellen sie die Komponente eingefügt haben. Wenn Sie hier auf einen der Einträge klicken, gelangen Sie direkt zur App, wo sie eingebettet wurde, also in den betreffenden Team-Chat, oder die entsprechende E-Mail.

Wo sind alle meine Loop-Komponenten? Übersicht über die eingebetteten Loop Component geöffneter Ansicht „Gemeinsame Standorte“.

7. Grenzen von Loop: Nur innerhalb eines Microsoft 365-Mandanten einsetzbar

Der einzige Wermutstropfen von Microsoft Loop besteht derzeit darin, dass der Einsatz nur innerhalb eines Microsoft 365-Mandanten möglich ist. Eine Verwendung mit externen Parteien oder ein externer Zugriff auf Loop-Inhalte ist nicht möglich.

Das bedeutet, dass Sie in einem Team-Chat mit externen Benutzern keine Komponente einfügen können, die die Empfänger angezeigt bekommen. Dasselbe gilt für Mails, in denen Sie eine Loop Component an einen externen Benutzer senden. Dieser erhält weder Zugriff auf die eingebettete Komponente, noch auf die Loop-Datei.

Als Versender erhalten Sie in solchen Fällen wenige Minuten nach Abschicken eine automatische Benachrichtigung, wonach externe Empfänger auf Teile des Inhalts nicht zugreifen können.

Analog betrifft das die OneDrive-Freigabe von Loop-Dateien. Hier können Sie im Teilen-Dialog zwar externe Empfänger eintragen, doch ist von außen keinen Zugriff darauf möglich.

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