Microsoft plant intelligentere Versionsverwaltung für Dokumente in SharePoint Online und OneDrive
Zu den großen Vorteilen von SharePoint als Dokumentenablage zählt die automatische Versionsspeicherung von Dateien. Bei Fehlern oder Defekten lassen sich ältere Versionen von Dokumenten fast uneingeschränkt wiederherstellen. Microsoft plant nun eine technische Änderung, die bisher statische Grenze von Versionen wird um eine automatische Regulierung erweitert, was die Verwaltung vereinfacht.
In einem aktuellen Microsoft 365 Roadmap-Eintrag erläutert Microsoft die Veränderung der Versionsverlauf-Limits. Bisher gelten folgende Obergrenzen für die Aufbewahrung von Dokumentenversionen in SharePoint Online-Bibliotheken und Listen:
- Standard: 500 Versionen
- Minimum: 100 Versionen
- Maximum: 50.000 Versionen
Die Versionierungsfunktion von SharePoint Online spielt in verschiedenen Szenarien eine wichtige Rolle. Zum einen sichert sie die Änderungen, die beim Bearbeiten von Dokumenten in Office-Anwendungen per Autospeichern anfallen. Zudem ist sie auch für das Aktualisieren lokaler Kopien des OneDrive Sync-Clients zuständig.
Je nach Art der Bearbeitung und der Aktualisierung können bei Office-Dokumenten größere Mengen an Versionen zusammenkommen. Bei der im Bild gezeigten Excel-Datei, die im April erzeugt und regelmäßig bearbeitet wurde, sind bisher 22 Hauptversionen angefallen. So kommen schnell mal dreistellige Versionszahlen zusammen.
Das in SharePoint Online voreingestellte Limit von 500 erscheint daher als praktikabler Wert. Sobald diese Versionszahl erreicht ist, werden alte Versionen gelöscht. Grundsätzlich lässt sich der Wert sowohl verringern wie auch erhöhen. Im ersten Fall könnte das bei unerwartet häufigen Aktualisierungen zu fehlenden Versionen führen. Im Fall der Erhöhung ist zu beachten, dass damit der Speicherverbrauch der permanenten Aufbewahrungsbibliothek (Preservation Hold Library) steigt.
Umstieg zu einer automatischen Versionsverwaltung
Microsoft plant, die Art der Versionsverwaltung für Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online und OneDrive for Business zu erweitern. Für Site-Administratoren stehen dann folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um mit Versionslimits umzugehen:
- Automatischer Modus: Hierbei regelt SharePoint Online die Begrenzung der aufbewahrten Versionen von Dokumenten „intelligent“, basierend auf der Wahrscheinlichkeit, nach der eine alte Version zur Wiederherstellung benötigt wird.
- Manueller Modus: Site-Administratoren legen das Ablaufdatum und die Anzahl der Versionen eigenständig fest.
Zur exakten Funktionsweise hat Microsoft noch keine Angaben gemacht. Vermutlich wird die Häufigkeit von Veränderungen überwacht, und auf dieser Basis ein hohes oder geringes Limit für Versionen festgelegt. Details werden wir spätestens bei der Veröffentlichung der Vorschauversion im November sehen, die allgemeine Verfügbarkeit ist für März 2024 angesetzt.
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