Microsoft Teams-Basics: So legen Sie Kanäle an und vergeben Berechtigungen
Das wichtigste strukturelle Merkmal von Microsoft Teams ist die Unterscheidung in Teams und Kanäle. Hilfreich ist das beispielsweise in der Projektarbeit, indem Kanäle die verschiedenen Abschnitte oder Teilprojekte abbilden. Dabei erweist es sich als sinnvoll, die Zahl der Teams zu begrenzen und stattdessen auf der Ebene darunter individuell konfigurierte Kanäle anzulegen.
Team oder Kanal – eine organisatorische Frage
Grundsätzlich gibt es keine verbindlichen Regeln dafür, wann man besser Teams oder Kanäle einsetzt. Es empfiehlt sich jedoch, nicht zu viele Teams anzulegen, um ein unkontrolliertes Wachstum von Teams zu verhindern.
Indem Sie die Teams begrenzen und verschiedene Projekte und Aufgaben auf die Unterstruktur Kanäle verteilen, lässt sich der gefürchtete Wildwuchs meist gut eindämmen.
So legen Sie Kanäle an:
Sobald Sie ein Team anlegen, erzeugt Teams darin immer automatisch den Kanal Allgemein. Der gehört also immer standardmäßig dazu. Einen individuellen neuen Kanal können Sie danach wie folgt anlegen: Zuerst auf die drei Punkte neben dem Team klicken und aus dem Dropdown-Feld Kanal hinzufügen auswählen.
Im anschließenden Dialog geben Sie ein paar grundlegende Informationen ein, darunter den Namen und eine Beschreibung.
Hier ist es wichtig, dem Kanal einen sprechenden Namen und eine aussagekräftige Beschreibung zu geben, um seine Funktion zu einem späteren Zeitpunkt immer noch verstehen zu können.
Wenn Sie Ihr Team weiter strukturieren und eingrenzen möchten, können Sie beim Punkt Datenschutz eigene Berechtigungen vergeben. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Mitglieder eines Teams aus Teilprojekten ausschließen, die für sie nicht relevant sind.
Mit „Privat“ auf kleine Nutzerkreise beschränken
In meinem Beispiel-Team habe ich alle Autoren eines Projekts eingeladen. Das diese auf verschiedene Fachbereiche spezialisiert sind, braucht ein Autor für Exchange nicht die Artikel für VMware sehen, weil er dazu keinen Bezug hat. Es ist also sinnvoll, in solchen Projektmanagement-Teams nur diejenigen Benutzer zuzulassen, die einen bestimmten Teil einer Projektphase sehen sollen. In Teams lässt sich das umsetzen, indem Sie die Einstellung Datenschutz des betreffenden Kanals von Standard auf Privat setzen.
Hinweis: Privat-Status in Kanälen nicht mehr änderbar
Falls Sie ein Team als Privat angelegt haben, können Sie diesen Status jederzeit wieder in Öffentlich zurücksetzen. Bei Kanälen hingegen lässt sich dieser Status aktuell nicht ändern. Microsoft scheint das Problem allerdings bereits erkannt zu haben, und ich gehe davon aus, dass es irgendwann eine entsprechende Lösung dafür geben wird.
Wechseln Sie zurück in die Übersicht, sehen Sie, dass der Kanal jetzt mit einem Vorhängeschloss-Icon markiert wurde, weil er ja mit der Datenschutzoption Privat versehen wurde.
Anschließend wählen Sie beim Anlegen des Kanals, wie bei einem Team, die Benutzer und/oder Gruppen aus, die eine Berechtigung erhalten sollen.
Analog zum Team fügen Sie Mitglieder in einem Kanal hinzu, den indem Sie diese aus dem zugehörigen Menü Kanal verwalten auswählen, oder indem Sie in der Befehlszeile den Befehl Mitglieder hinzufügen ausführen.
Benutzer, die zu einem Kanal hinzugefügt werden, sollten zuerst auch Berechtigungen auf Team-Ebene erhalten. Sie lassen sich ansonsten nicht für die Berechtigung eines Kanals auswählen.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).