Microsoft Teams: Gastzugang oder Externer Benutzer – was ist der Unterschied?

Microsoft Teams ermöglicht auch das Einladen externer Personen, im ihnen Zugriff auf Teams, Chats und Dokumente einzuräumen. Allerdings existieren Microsoft dafür zwei unterschiedliche Mechanismen, nämlich der Gastzugriff (Guest Access) und der externe Zugriff (External Access). Was genau der Unterschied ist und wie das Einrichten funktioniert erklärt der folgende Beitrag.

Bei der Arbeit in Microsoft Teams taucht über kurz oder lang immer die Frage auf, wie man externe Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner am besten in die Kommunikation und den Dokumentenaustausch einbinden kann. Dafür stehen die beiden Optionen Gastzugriff und externer Zugriff zur Verfügung. Zunächst einmal liefert Microsoft folgende recht allgemein gehaltene Definition:

Wie Microsoft Gastzugriff und externen Zugriff unterscheidet:

Externer Zugriff ermöglicht das Einbinden von externen Benutzern mit Microsoft-Identität und gewährt Zugriffsberechtigung auf die Domäne

Gastzugriff ermöglicht das Einladen von externen Personen Teams für Chat und Besprechungen, inklusive Datei- und Ordnerfreigabe

Gastzugriff: Was ist ein Gast und wie erhält er Zugriff in Teams?

Gäste sind in der Regel einzelne Benutzer außerhalb eines Unternehmens, die Zugriff auf Teams oder Kanäle erhalten. Damit kann jede Person mit einer beliebigen E-Mail-Adresse eingeladen werden, um Zugang zu festgelegten Chats, Besprechungen und Dateien zu bekommen. Über das Admin-Center lässt sich genau festlegen, welche Ressourcen über den Gastzugriff bereitgestellt werden sollen.

Wichtig ist dabei auch noch, dass ein Gastzugriff an die Vorgaben des Azure AD, Office 365 oder Microsoft 365 gebunden ist.

Externer Zugriff: Benutzer aus externen Domänen integrieren

Externer Zugriff ist definiert als „Möglichkeit für Teams-Nutzer aus externen Domänen, Besprechungen, Chats und Meetings mit Ihnen in Teams zu organisieren“. Somit kann ein Mitarbeiter der Firma A einem Mitarbeiter der Firma B einen Zugriff von extern auf den Teams-Tenant ermöglichen, damit dieser nahtlos zwischen den Konten innerhalb von Teams hin und her wechseln kann.

Bei der Einrichtung des externen Zugriffs können Sie zwischen drei Einstellungen wählen: offener Verbund, Zulassen bestimmter Domänen und Sperren bestimmter Domänen. Der offene Verbund ist die Standardeinstellung in Teams und ermöglicht es den Benutzern, jede beliebige Person außerhalb der Organisation zu finden, anzurufen, zu chatten und Besprechungen mit ihr einzurichten.

Typische Szenarien für das Einrichten eines externen Zugriffs:

Mitarbeiter in Ihrer Organisation müssen mit bestimmten externen Unternehmen zusammenarbeiten
Sie möchten die Teams-Nutzer in Ihrer Organisation mit externen Skype vor Business-Benutzern kommunizieren lassen

Vergleich der Funktionen von Gastzugriff und externem Zugriff

Zusammenfassung:

Ein Gastnutzer kann:

An Besprechungen teilnehmen
Kanäle in einem Team ansehen
Nachrichten über Kanäle senden
mit anderen Teammitgliedern kommunizieren

Ein externer Benutzer kann:

nur mit dem Microsoft Teams-Teammitglied chatten, das ihn hinzugefügt hat
nur an einem Einzelchat mit dem Benutzer teilnehmen
nicht an einer Besprechung teilnehmen oder Teamkanäle einsehen.

Fazit: Gastzugriff bietet mehr Möglichkeiten

Der externe Zugriff bietet im Vergleich zum Gastzugang weit weniger Funktionen. Ein Administrator kann damit Teammitgliedern die Möglichkeit einrichten, mit Personen außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Allerdings kann ein Administrator diese Funktion auch deaktivieren, und dann können Sie das nicht umgehen. Sie können dann nicht mit externen Benutzern sprechen, wenn Sie mit dem Microsoft Teams-Konto angemeldet sind.

Falls es darum geht, individuellen Personen den Zugriff zu bestimmten Teams einzurichten, und dabei gleichzeitig die Zusammenarbeit an Dokumenten in SharePoint oder OneDrive zu aktivieren, ist der Gastzugriff die Lösung. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass Gastnutzer über fast alle Berechtigungen verfügen, die auch den internen Nutzern bereitstehen, solange dies im Admin-Center nicht eingeschränkt wurde.

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist Publisher und Chefredakteur von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Er ist Mitherausgeber einiger SharePoint- und Office 365-Marktstudien.