Microsoft Teams: Der Unterschied zwischen Gastzugang und externem Zugriff – einfach erklärt

Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, auch externe Personen einzuladen und ihnen Zugriff auf Teams, Chats und Dokumente einzuräumen. Allerdings bietet Microsoft dafür zwei unterschiedliche Mechanismen, nämlich den Gastzugriff und den externen Zugriff. Was genau der Unterschied ist und wie das Einrichten funktioniert erklärt der folgende Beitrag.

Bei der Arbeit in Microsoft Teams taucht über kurz oder lang immer die Frage auf, wie man externe Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner am besten in die Kommunikation und den Dokumentenaustausch einbinden kann. Dafür stehen die beiden Optionen Gastzugriff und externer Zugriff zur Verfügung. Zunächst einmal liefert Microsoft folgende recht allgemein gehaltene Definition:

Wie Microsoft Gastzugriff und externen Zugriff unterscheidet:

  • Externer Zugriff gewährt einer kompletten Domäne die Zugriffsberechtigung
  • Gastzugriff gewährt einer Person Zugriffsberechtigung

Was ist ein Gast und wie erhält er Zugriff in Teams?

Gäste sind in der Regel einzelne Benutzer außerhalb eines Unternehmens, die Zugriff auf Teams oder Kanäle erhalten. Damit kann jede Person mit einer beliebigen E-Mail-Adresse eingeladen werden, um Zugang zu festgelegten Chats, Besprechungen und Dateien zu bekommen. Über das Admin-Center lässt sich genau festlegen, welche Ressourcen über den Gastzugriff bereitgestellt werden sollen.

Wichtig ist dabei auch noch, dass ein Gastzugriff an die Vorgaben des Azure AD, Office 365 oder Microsoft 365 gebunden ist.

Was ist externer Zugriff?

Externer Zugriff ist definiert als „Möglichkeit für Teams-Nutzer aus externen Domänen, Besprechungen, Chats und Meetings mit Ihnen in Teams zu organisieren“. Somit kann ein Mitarbeiter der Firma A einem Mitarbeiter der Firma B einen Zugriff von extern auf den Teams-Tenant ermöglichen, damit dieser nahtlos zwischen den Konten innerhalb von Teams hin und her wechseln kann.

Bei der Einrichtung des externen Zugriffs können Sie zwischen drei Einstellungen wählen: offener Verbund, Zulassen bestimmter Domänen und Sperren bestimmter Domänen. Der offene Verbund ist die Standardeinstellung in Teams und ermöglicht es den Benutzern, jede beliebige Person außerhalb der Organisation zu finden, anzurufen, zu chatten und Besprechungen mit ihr einzurichten.

Typische Szenarien für das Einrichten eines externen Zugriffs:

  • Mitarbeiter in Ihrer Organisation müssen mit bestimmten externen Unternehmen zusammenarbeiten
  • Sie möchten die Teams-Nutzer in Ihrer Organisation mit externen Skype vor Business-Benutzern kommunizieren lassen

Vergleich der Funktionen von Gastzugriff und externem Zugriff

Fazit: Unkomplizierte Kommunikation vs. voller Zugriff auch auf Dokumente

Grundsätzlich können beide Zugriffsvarianten parallel genutzt werden. Sofern es darum geht, dass Sie Benutzern von externen Domänen die Möglichkeit einräumen wollen, auf einfache Weise die Kommunikation über die verschiedenen Bereiche der App aufzubauen, ist der externe Zugriff optimal.

Falls es darum geht, individuellen Personen den Zugriff zu bestimmten Teams einzurichten, und dabei gleichzeitig die Zusammenarbeit an Dokumenten in SharePoint oder OneDrive zu aktivieren, ist der Gastzugriff die Lösung. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass Gastnutzer über fast alle Berechtigungen verfügen, die auch den internen Nutzern bereitstehen, solange dies im Admin-Center nicht eingeschränkt wurde.

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