Microsoft Teams FAQ: So gelingt der Schnellstart mit Teams in Unternehmen und Schulen

Aufgrund des schnellen Handlungsbedarfs in der Corona-Krise setzen inzwischen viele Unternehmen und Bildungseinrichtungen auch auf Microsoft Teams als Kommunikations-App. Wie man an die kostenlosen Angebote von Microsoft kommt, haben wir bereits hier beschrieben. Im folgenden erfahren Sie nun, wie Sie sich schnell mit den Strukturen und Grundfunktionen von Teams zurechtfinden und was organisatorisch und technisch zu beachten ist, dass auch der Schnellstart ohne größere Probleme gelingt.

1. Warmlaufen mit Teams: So starten Sie mit Chats, Kanälen und Teams

Die Grundstruktur der Kommunikation mit Teams basiert auf Chats, Kanälen und Teams. Um die Arbeitsweise kennenzulernen und sich schnell mit den Funktionsweisen vertraut zu machen, können Sie mit folgenden ersten Schritten beginnen:

  • Erstellen Sie einen Chat zum Plaudern oder eine virtuelle Kaffeeküche in Teams.
  • Erstellen Sie pro Abteilung oder Geschäftsbereich ein Team, wie beispielsweise Marketing, Finanzen, Vertrieb. Oder im schulischen Umfeld pro Klasse, beispielsweise Klasse 9a.
  • Erstellen Sie Kanäle pro Thema, wie beispielsweise in Marketing den Kanal Newsletter, oder im schulischen Umfeld etwa Klasse 9a, Kanal Mathematik.
  • Laden Sie Mitarbeiter oder Schüler dazu ein.
  • Beginnen Sie den Austausch zu Themen in Teams, nicht per E-Mail.
  • Wechseln Sie auf den Mobilgeräten von Messenger-Apps wie WhatsApp auf die Teams-App von Microsoft.

So überzeugen Sie Ihr Management von Teams

  • Teams ist eine sichere und DSGVO-konforme Lösung.
  • Teams ermöglicht das virtuelle Arbeiten an Themen und den Austausch der Leute untereinander.
  • Alle Daten und Informationen in Microsoft Teams sind und bleiben Ihre Daten. Microsoft analysiert weder diese Daten, noch wertet es diese zu Marketing-Zwecken aus.
  • Wenn Daten in Microsoft Teams gelöscht werden, sind sie nach Ablauf der Wiederherstellungsfrist physikalisch gelöscht und werden nicht länger von Microsoft aufbewahrt oder ausgewertet.

Was tun, wenn mein Kopfhörer oder Mikrofon nicht funktioniert?

  • In Audio- und Videokonferenzen können sie sich alternativ auch per Telefon einwählen.

Wie kann ich aus Teams mit externen Personen kommunizieren?

  • Laden Sie externe Personen einfach als Gast ein. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Wie kann ich Teams für Dokumenten-Zusammenarbeit nutzen?

  • Sie können in Kanälen Dateien speichern, und darüber mit Kollegen austauschen, oder auch gleichzeitig gemeinsam bearbeiten (co-authoring).
  • Sie müssen Dokumente nicht mehr per E-Mail verschicken sondern können alles aus Teams erledigen.

2. Was ist organisatorisch zu tun?

  • Benennen Sie Power-User („Teams Hero“) für jedes Team und für jeden Kanal. Diese Person steht mit Rat und Tat zur Verfügung, wenn Fragen oder Probleme aufkommen.
  • Erstellen Sie einen Teams-FAQ Kanal, in dem alle Fragen beantwortet und Unterstützung angeboten wird.

Praxisübungen zum Einstieg mit der Teams-Demo-Umgebung

  • Teams-Demo: Falls Sie einen Übungsplatz brauchen, um völlige Neueinsteiger risikolos mit Teams vertraut zu machen, dann nutzten Sie am besten die interaktive Teams-Demo http://teamsdemo.office.com. Die Testumgebung ist zwar nur in Englisch verfügbar, hilft aber trotzdem, um typische Szenarien und Herausforderungen zu verstehen und die wichtigsten Funktionen kennenzulernen.

Microsoft Teams auf privaten  Geräten verwenden

  • Microsoft Teams kann problemlos auch auf privaten PCs, Laptops, Smartphones oder Tablets genutzt werden. Die private Hardware wird dabei eingeschränkt in die Verwaltung des Firmenkontexts über Microsoft 365 eingebunden, ohne dass die Geräte selbst komplett verwaltet werden. So können Risiken wie Malware, Trojaner, rechtliche Fallstricke und dergleichen vermieden werden, indem Zugriffs-, Speicher- und Dateifreigaben eingeschränkt werden.
  • Die kostenlose Teams App kann über die jeweiligen App-Stores für Windows, iOS- und Android-Geräte installiert werden. Eine Verifizierung per PIN/Fingerabdruck lässt sich problemlos einrichten, heruntergeladene Firmendaten oder schulische Unterlagen können jederzeit wieder von den privaten Geräten entfernt werden.

Tipps für die richtige Netzwerk-Konfiguration

Die Endgeräte, die mit Office 365-Diensten verbunden sind, machen über 75 Prozent der benötigten Bandbreite, Verbindungen und Datenmenge aus. Im diesem Microsoft-Artikel erfahren Sie Details wie die Liste der IP-Subnetze, die Exchange Online, SharePoint Online, Skype for Business Online und Microsoft Teams zugeordnet sind. Zusätzlich enthält er detaillierte Informationen für optimale Internetanbindung und Konfiguration beim Einsatz von Microsoft Teams und Office 365 allgemein.

3. Schnell reagieren in der Krise – und was kommt danach?

Die Corona-Krise erfordert ein schnelles Reagieren auf aktuelle Herausforderungen. Für die üblichen Vorbereitungen, ausgefeilte Governance-Projekte und Pilotphasen ist in der Regel zu wenig Zeit, so dass auch klar ist, dass irgendwann gewisse Aufräumarbeiten notwendig sein werden. Folgende einfache Tipps zur Organisation können Sie aber beherzigen:

  • Stellen Sie Teams im ersten Schritt als Kommunikationsplattform bereit, mit der die Anwender oder Schüler in Kontakt bleiben können.
  • Das Erstellen von Teams-Instanzen sollte im ersten Schritt nur einer ausgewählten Anzahl von Benutzer erlaubt werden, zum Beispiel den oben erwähnten „Teams Heros“.
  • Die Anzahl der Benutzer, die eigenständig weiter Instanzen erstellen können, kann dann an den täglichen Herausforderungen orientiert erhöht werden.

Während Sie Teams so schrittweise weiter ausrollen, klären sie Fragen wie:

  • Namenskonventionen für Teams
  • Gastzugriff und externe Benutzer
  • Welche weiteren Apps werden in Teams noch benötigt

Nach der Normalisierung: So räumen Sie auf

Wenn sich die Situation wieder normalisiert hat muss geprüft werden, welche Teams weiterhin bestehen bleiben sollen und welche wieder gelöscht oder konsolidiert werden können. Gerade für größere Unternehmen und Organisationen kann es hilfreich sein, die Funktion Activity-based Lifecycle aus dem Azure Active Directory (AAD) zu nutzen.

Mit Activity-based Lifecycle können Sie folgende Aufgaben ausführen:

  • Löschfrist: Die Löschfrist von Teams, in denen immer noch gearbeitet wird, automatisch zu verlängern, wenn das Ablaufdatum näher rückt.
  • Benachrichtigung: Die Besitzer zu benachrichtigen, wenn ein Team nicht automatisch verlängert wird.
  • Löschen: Jedes Team, das nicht verlängert wurde, löschen.
  • Wiederherstellen: Jedes gelöschte Team kann innerhalb von 30 Tagen vom Besitzer oder einem Administrator wiederhergestellt werden.

4. Weiterführende Informationen zu Teams:

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