Teams Gastzugriff oder externer Benutzer: So legen Sie Gäste an und löschen sie wieder

Microsoft Teams bietet zwei Möglichkeiten an, um mit externen Benutzern von außerhalb der Organisation zusammenzuarbeiten: Den Teams Gastzugriff (Guest Access) und den externen Zugriff (external Access). Was genau der Unterschied ist und wie Sie in Teams Gäste und externe Benutzer hinzufügen und wieder löschen, erklärt der folgende Beitrag.

Kurzgefasst stellt der Gastzugang eine universelle Möglichkeit dar, um externe Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner auch ohne Microsoft-Konto an vielen internen Funktionen wie Chat und Besprechungen zu beteiligen. Der externe Zugriff stellt eine spezielle Integration für Nutzern von externen Microsoft-Tenants dar.

Unterschied zwischen Teams Gastzugriff und externem Zugriff:

  • Externer Zugriff ermöglicht das Einbinden von externen Benutzern mit Microsoft-Identität und gewährt Zugriffsberechtigung auf die Domäne
  • Gastzugriff ermöglicht das Einladen von externen Personen Teams für Chat und Besprechungen, inklusive Datei- und Ordnerfreigabe

1. Gastzugriff: Was ist ein Gast und wie erhält er Zugang?

Gäste sind in der Regel einzelne Benutzer außerhalb eines Unternehmens, die Zugriff auf Teams oder Kanäle erhalten. Damit kann jede Person mit einer beliebigen E-Mail-Adresse eingeladen werden, um Zugang zu festgelegten Chats, Besprechungen und Dateien zu bekommen. Über das Admin-Center lässt sich genau festlegen, welche Ressourcen über den Gastzugang bereitgestellt werden sollen.

Teams Gastzugriff
So aktivieren Sie den Teams Gastzugriff im Admin Center.

Wichtig ist dabei auch noch, dass ein Gastzugriff an die Vorgaben des Azure AD, Office 365 oder Microsoft 365 gebunden ist.

2. Externer Zugriff: Benutzer externer Domänen einbinden

Externer Zugriff ist definiert als „Möglichkeit für Teams-Nutzer aus externen Domänen, Besprechungen, Chats und Meetings mit Ihnen in Teams zu organisieren“. Somit kann ein Mitarbeiter der Firma A einem Mitarbeiter der Firma B einen Zugriff von extern auf den Teams-Tenant ermöglichen, damit dieser nahtlos zwischen den Konten innerhalb von Teams hin und her wechseln kann.

Bei der Einrichtung des externen Zugriffs können Sie zwischen drei Einstellungen wählen: offener Verbund, Zulassen bestimmter Domänen und Sperren bestimmter Domänen. Der offene Verbund ist die Standardeinstellung in Teams und ermöglicht es den Benutzern, jede beliebige Person außerhalb der Organisation zu finden, anzurufen, zu chatten und Besprechungen mit ihr einzurichten.

Szenarien: Wann richtet man einen externen Zugriff ein:

  • Mitarbeiter in Ihrer Organisation müssen mit bestimmten externen Unternehmen zusammenarbeiten
  • Sie möchten die Teams-Nutzer in Ihrer Organisation mit externen Skype vor Business-Benutzern kommunizieren lassen

3. Vergleich: Was kann Gastzugriff, was externer Zugriff?

Teams Gast hinzufügen

Zusammenfassung

Ein Gastnutzer kann:

  • An Besprechungen teilnehmen
  • Kanäle in einem Team ansehen
  • Nachrichten über Kanäle senden
  • mit anderen Teammitgliedern kommunizieren

Ein externer Benutzer kann:

  • nur mit dem Microsoft Teams-Teammitglied chatten, das ihn hinzugefügt hat
  • nur an einem Einzelchat mit dem Benutzer teilnehmen
  • nicht an einer Besprechung teilnehmen oder Teamkanäle einsehen.

Fazit: Teams Gastzugriff bietet mehr Möglichkeiten

Wenn Sie einen Teams-Gast hinzufügen möchten, bietet der externe Zugriff gegenüber dem Gastzugang weit weniger Funktionen. Ein Administrator kann damit Teammitgliedern die Möglichkeit einrichten, mit Personen außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Allerdings kann ein Administrator diese Funktion auch deaktivieren, und dann können Sie das nicht umgehen. Sie können dann nicht mit externen Benutzern sprechen, wenn Sie mit dem Microsoft Teams-Konto angemeldet sind.

Falls es darum geht, individuellen Personen den Zugriff zu bestimmten Teams einzurichten, und dabei gleichzeitig die Zusammenarbeit an Dokumenten in SharePoint oder OneDrive zu aktivieren, ist der Gastzugriff die Lösung. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass Gastnutzer über fast alle Berechtigungen verfügen, die auch den internen Nutzern bereitstehen, solange dies im Admin-Center nicht eingeschränkt wurde.

Wie Sie übrigens verwaiste Gastbenutzer finden und löschen, lesen Sie in diesem Beitrag.

wm@sharepoin

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert