Microsoft Teams oder Office 365 Gruppen, oder beides? 3 Tipps für eine produktive Koexistenz

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O365-MSTeamsIn der langen Reihe der Kollaborations-Werkzeuge auf SharePoint- und Office 365-Basis ist Microsoft Teams das jüngste und auch das bisher erfolgreichste. Dennoch wird wohl auch Teams nicht so schnell die aktuell rund zehn anderen Tools ersetzen. Für Unternehmen stellt sich deshalb die Frage, wie man die zentralen Apps sinnvoll miteinander kombiniert, um Verwirrung bei den Anwendern zu vermeiden. Konfliktpotenzial bietet dabei vor allem ein paralleler Einsatz von Office 365 Gruppen und Teams. Loryan Strant hat anhand von drei Szenarien erklärt, welche Probleme dabei lauern, und wie man sie geschickt umgeht.

Szenario 1 (schlecht): Bestehende Gruppe mit neuem Team verknüpfen

Wenn im Unternehmen Projektteams oder Abteilungen bereits über eine Office 365 Gruppe zusammenarbeitet, dann stehen ihnen dafür folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Exchange-Mailbox und Kalender
  • Dokumentenablage über SharePoint
  • OneNote Notizbuch
  • Planner (nur einer)

O365-Gruppen-ArchitekturRichtet man nun unter dieser Voraussetzung ein neues Team ein, so bietet der Einrichtungsdialog von Teams die Option, darin die bereits bestehende Gruppe einzubinden. Allerdings hat dies Form der Verknüpfung einer bestehenden Gruppe mit einem neuen Team gewisse Nachteile.

Nachteile einer nachträglichen Gruppen-Einbindung in Teams:

  • Teams zeigt die bereits bestehenden Dokumentenablagen nicht an. Man kann diese zwar mittels eines neuen SharePoint-Reiters hinzufügen, doch ist das verwirrend, zumal es bereits einen Dateien-Reiter gibt.
  • Teams zeigt nicht den in der Gruppe bestehenden OneNote-Inhalt an, sondern nur die Abschnitte, die für jeden Kanal erstellt wurden.
  • Der in der Gruppe bereits bestehende Planner kann nicht über die Teams-Oberfläche erreicht werden.
  • Neue Aufgaben im Planner, die in einzelnen Kanälen des Teams erstellt werden, werden nicht in den Gruppen oder im Planner angezeigt.

Szenario 2 (schlecht): Neues Team parallel zu einer bestehenden Gruppe aufbauen

Die Situation: Ein Mitarbeiter erstellt ein neues Team, ohne es mit einer bereits bestehenden Office 365 Gruppe zu verknüpfen. So etwas kann schnell mal passieren, weil Teams auf dem Einladungsprinzip funktioniert und anders als Yammer keine Übersicht über bereits bestehende Teams bietet.

Dazu ein Beispiel: Mitarbeiterin A ist Mitglied in der „Marketing-Gruppe“, der Kollege B jedoch nicht. B weiß auch nichts von der Gruppe und erstellt von sich aus ein neues „Marketing-Team“. Damit wird automatisch auch einen dazugehörige „Marketing-Gruppe“ angelegt, so dass nun zwei Gruppen existieren: Die ursprüngliche „Marketing-Gruppe“, und die über das neue Team mitangelegte „Marketing-Gruppe“.

Zwei Gruppen mit demselben Namen

Dieses Dublettenproblem lässt sich nur umständlich lösen, indem man das Team und die neue Office 365 Gruppe von Kollegen B wieder löscht, um dann ein neues Team einzurichten, das man mit der ursprünglichen Gruppe verbindet. Richtig aufwändig wird das Ganze, wenn bereits eine Zeit lang mit diesem neuen Team gearbeitet wurde, und der Content anschließend manuell migriert werden muss. Hier bleibt beispielsweise der Team-Chat außen vor, weil es dafür bisher keine Migrationsoption gibt.

Szenario 3 – die Lösung: Ausschließlich ein Team erzeugen – und daraus die Gruppe

Je nachdem, wie lange bereits mit einer Gruppe gearbeitet wurde und wie viele Daten dabei erzeugt wurden, erweist sich der Weg über das Neuanlegen von Teams meist als der zielführendere. Man löst dabei die zuvor bestehenden Gruppen auf und importiert die Daten in das neu erstellte Teams/Gruppen-Duo. Solange sich das das Gros der Inhalte nur auf OneNote, Dokumente und E-Mails bezieht, wären dabei folgende Aufgaben zu erledigen:

  • Dateien in die entsprechenden, neu angelegten Kanal-Ordner verschieben
  • Die bestehenden OneNote-Seiten in die neu erstellten Abschnitte verschieben
  • Bewerten, wie aufwändig sich die Übertragung der Aufgaben im Planner gestaltet

Fazit: Gruppen und Teams ergänzen sich gut

Der Einsatz von Office 365 Gruppen und Teams sollte gut geplant sein. Als Herausforderung erweisen sich dabei vor allem die niedrige Einstiegshürden, die ein Einrichten mit wenigen Klicks ermöglichen. Generell ergänzen sich beide aber sehr gut, es muss also nicht auf eine Entscheidung „Teams oder Gruppen“´hinauslaufen.

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