Microsoft verbessert OneDrive mit neuer Dateiwiederherstellung: Funktionsweise und weitere Vorsichtsmaßnahmen
Microsoft baut seinen Profi-Cloudspeicher OneDrive for Business kontinuierlich aus. Ein wichtiger neuer Schritt dabei ist die angekündigte Einführung einer Wiederherstellungsfunktion (File Restore). Falls Dateien versehentlich gelöscht, beschädigt oder infiziert wurden, kann man bis zu 30 Tage zurück den ursprünglichen Zustand reaktivieren.
Eine solche Funktion ist insofern überfällig, weil viele Anwender sich inzwischen auf die Allgegenwärtigkeit der Cloud verlassen und ihre zentralen Arbeitsdokumente dort ablegen. Übersehen wird dabei oft, dass gerade synchronisierte Speicherorte höchst anfällig für einen Totalverlust sind. Löscht man beispielsweise an einen Gerät versehentlich OneDrive-Dateien oder Ordner, verschwinden diese Daten umgehend sowohl im Cloud-Speicher als auch in allen anderen lokalen Synchronisierungsorten. Auch mit den zunehmenden Mal- und Ransomware-Angriffen wächst die Notwendigkeit, sich gegen plötzlichen totalen Datenverlust auch am Arbeitsplatz abzusichern.
Besonderheiten und Einschränkungen von File Restore
Mit dem neuen Restore gewinnt man deutlich an Sicherheit, wobei dennoch einige Besonderheiten zu beachten sind.
Grundsätzlich basiert die OneDrive-Wiederherstellung auf den beiden bekannten SharePoint-Mechanismen Versionsverwaltung (Beschreibung hier) und Papierkorb. Das bedeutet, dass nur Ordner/Bibliotheken mit aktivierter Versionierung auch restauriert werden können. Die Funktion ist seit einiger Zeit standardmäßig eingeschaltet, das sollte aber sicherheitshalber überprüft werden.- Gelöschte Dateien können nicht wiederhergestellt werden, wenn sie bereits aus dem („General“-)Papierkorb der Websitesammlung entfernt wurden – entweder durch manuelles Löschen oder das Leeren des Papierkorbs.
- Wenn eine Datei oder ein Ordner nach dem Löschen wieder hochgeladen wurde, wird File Restore dessen Wiederherstellung übergehen.
- Wenn Dateien oder Ordner nicht wiederhergestellt werden können, finden sich in der Log-Datei im Hauptordner Fehlerbeschreibungen.
Konfiguration der Wiederherstellung
Die Wiederherstellung läuft über die OneDrive-Website.
- Dort findet sich in den Einstellungen der neue Menüpunkt Wiederherstellung.
- Hier wählt man im Aufklappmenü ein einen Zeitraum oder ein genaues Datum.
- Im Falle eines genauen Datums erscheint eine Aktivitätenübersicht mit den Dateiereignissen, um gegebenenfalls bestimmte Vorgänge rückgängig zu machen.
Sinnvolle zusätzliche Backup-Optionen
In jedem Fall empfiehlt sich bei Cloud-Speicherdiensten wie OneDrive (for Business) oder Dropbox immer ein zusätzliches Backup. Als sehr einfache, zuverlässige Variante fürs Büro oder die Firma bieten sich NAS-Geräte führender Hersteller wie Synology oder Qnap an. Synology beispielsweise stellt hierzu die App ‘CloudSync’ bereit, die eins-zu-eins-Kopien aus allen gängigen Cloud-Speicherdiensten in der lokalen Speicher-Appliance ablegt.
Es gibt hier mehrere Konfigurationsvarianten wie etwa die Zweiwege-Synchronisierung, bei der alle Dateien zusätzlich noch einmal am eigenen Standort gespiegelt werden. Hier lauern aber auch wieder die genannten Synchronisations-Risiken. Oder aber man wählt die additive Einweg-Synchronisierung, bei der jede neu in der Cloud hinzugekommene Datei dauerhaft abgelegt wird. Änderungen oder neue Dateien werden einfach als neues Objekt hinzugefügt. Richtet man zusätzlich dazu noch weitere „echte“ Backups auf der Appliance ein, dann ist man gegen Datenverlust in seinem Cloud-Speicher optimal abgesichert.
Weitere Infos
OneDrive File Restore wird in den kommenden Wochen an die Office 365-Kunden ausgerollt. Weitere Informationen dazu gibt es bei Microsoft.
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