Lotus Notes-Migration auf SharePoint: Lösungsszenario in sechs Schritten
Lotus Notes ist seit 1989 auf dem Markt und bis heute Teil des IT-Ökosystems vieler Unternehmen. Inzwischen hat sich SharePoint jedoch im Bereich Collaboration- und Digitalisierung gegenüber Lotus Notes klar durchgesetzt. Doch der Umstieg von bestehenden Notes-Anwendungen auf SharePoint gilt als schwierig und aufwändig. Mit der richtigen Vorgehensweise und passenden Tools lässt sich der Prozess jedoch mit überschaubarem Aufwand und Kosten durchführen.
Von Michal Rykiert*
Erste Abwanderungen von Lotus Notes zu Exchange
Seit Jahren schon ist im Markt eine Abwanderung von Lotus Notes in Richtung alternativer Plattformen zu beobachten. Auslöser ist meist der Wunsch nach einer besseren und benutzerfreundlicheren E-Mail-Infrastruktur. Dabei entscheiden sich viele Unternehmen für Microsoft Exchange.
Mit der reinen E-Mail-Migration ist es in Notes-Umgebungen jedoch meist nicht getan. Denn in der Regel existieren Workflow-Anwendungen, für die dann ebenfalls Lösungen gefunden werden müssen. Ein Weiterbetrieb von zwei konkurrierenden IT-Ökosystemen wäre auf Dauer zu kostspielig und komplex.
Geschäftsanwendungen von Notes auf SharePoint migrieren
Sofern die Entscheidung bereits in Richtung Microsoft-Ökosystem gefallen ist, kommt für die Workflow-Anwendungen in der Regel SharePoint ins Spiel. Denn SharePoint bietet bereits out-of-the-box zahlreiche nützliche Funktionen wie Listen, Bibliotheken und Sites, mit denen sich viele einfacheres Lotus-Notes-Anwendungen mit geringem Aufwand abbilden lassen. Zur Vereinfachung solcher Migrationen werden oft auch Tools von Drittanwendern eingesetzt.
Doch sobald es um komplexere Anwendungen wie etwa Workflow geht, gestaltet sich der Umzug schwieriger. Hier helfen auch Tools nicht weiter, um die Migration zu automatisieren. In solchen Fällen besteht der einzige Ausweg darin, diese Lösungen in der neuen SharePoint-Umgebung von Grund auf neu zu erstellen.
Low-Code: Programmieraufwand verringern mit RAD-Tools
Um Zeit und Ressourcen zu sparen, sollte der Programmieraufwand für die SharePoint-Anpassung mit C#, PowerShell oder JavaScript so weit wie möglich reduziert werden. Stattdessen empfiehlt sich für solche Fälle eine Anwendungsentwicklung mit einem Rapid Application Development (RAD)-Werkzeug, das sich in SharePoint integriert.
Lotus Notes-SharePoint-Migration in 6 Schritten:
Die Migration von komplexen Notes-Anwendungen und ihrer Geschäftslogik in Richtung SharePoint erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Unsere beispielhafte Projektagenda sieht sechs Schritte vor, die sich in der Praxis bereits bewährt haben:
1. Geeignete Anwendungen auswählen
Nicht jede Notes-Altanwendungen erfüllt heute noch ihren Zweck oder wird noch genutzt. Daher sollte zunächst der tatsächliche Geschäftsnutzen identifiziert und geklärt werden, welche Prozesse darin abgebildet sind und welchen Bedarf sie im Unternehmen bedient. Auf dieser Grundlage wird eine Prioritätenliste für die Migration erstellt, die dann nach Dringlichkeit abgearbeitet werden kann.
2. Schneller Entwurf von Workflows und Formularen
Moderne RAD-Tools bilden Workflows und Formulare als integrierte Einheit ab, was eine hohe Entwicklungsgeschwindigkeit erlaubt. Mit einem Formular-Designer, der vorgegebene Masken-Layouts und Rastersystem enthält, lassen sich schnell standardisierte Strukturen im Corporate Design des Unternehmens erstellen.
Sämtliche Workflows können in einem grafischen Editor per Drag and Drop modelliert und verändert werden. Dies ermöglicht die schnelle Umsetzung von Prototypen, die im Live-Betrieb getestet und angepasst werden können. IT-Verantwortliche können so zeitnah auf Änderungswünsche der Fachbereiche reagieren und die Anwendung optimieren.
3. Datenverbindungen und Schnittstellen identifizieren
Notes-Anwendungen sind häufig mit zahlreichen externen Datenquellen verknüpft und in Systeme mit bidirektionalem Datenaustausch integriert. Meist handelt es sich um individuell programmierte Lösungen. Um hier den Integrationsaufwand zu reduzieren, sollten Entwickler darauf achten, dass das Workflow-Management über standardisierte Datenbank-Konnektoren wie MS SQL oder Oracle verfügt, und Webservices-Anbindungen an Drittsysteme wie SAP über REST und SOAP unterstützt. Auch Entwicklungsfunktionen per SDK sollten vorhanden sein, um beliebige weitere Schnittstellen, etwa zu DB2/400, mit überschaubarem Aufwand entwickeln zu können.
4. Rollen und Berechtigungen festlegen
Notes verfügt über ein ausgefeilt Rechtemanagement. Für jede Notes-Datenbank beziehungsweise -Anwendung lässt sich so individuell die Zugriffskontrolle zur Zuordnung von Rollen und Berechtigungsstufen festlegen – entweder für einzelne Benutzer oder ganze Nutzergruppen. Da SharePoint hier ein grundlegend anderes Konzept verfolgt, kann die Rechteverwaltung nicht eins-zu-eins portiert werden.
Projektentscheider sollten daher darauf achten, dass die RAD-Plattform in der Lage ist, SharePoint-Berechtigungen für Sites und Seiten mit einer proprietären Rechteverwaltung zu kombinieren. Damit können Aufgaben sowohl anhand von bestimmten Rollen als auch von Gruppen in SharePoint sowie im Active Directory zugewiesen werden. Außerdem sollten sich die Privilegien im Laufe eines Geschäftsprozesses dynamisch erhöhen oder herabsetzen lassen.
5. Prozesse zentralisieren für die Wiederverwendung
Bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist es wichtig, dass sämtliche Konfigurationen von Formularen, Feldern, Workflows und Berechtigungen in der neuen SharePoint-Anwendung in einer separaten MS SQL-Datenbank gespeichert werden, also außerhalb der SharePoint Content Datenbank.
Zentral vorgehaltene Felder lassen sich in beliebig vielen Formularen und Prozessen verwendet werden, um Bedingungen zu erstellen, Ausdrücke auszuwerten, Bearbeiter zu ermitteln oder Feldwerte zu verändern. So entsteht ein konsistentes Datenmodell in einem zentralen Repository, das über einen separaten Designer-Client verwaltet werden kann. Diese Möglichkeit der Wiederverwendung senkt langfristig den Entwicklungs- und Wartungsaufwand.
6. Bedarfsorientiert anpassen ohne Ausfallzeiten
Wenn es um Geschäftsprozesse mit mehreren tausend aktiven Instanzen geht, ist das Ausrollen einer neuen Version extrem aufwändig. Unter Umständen müssen sogar mehrere Versionen eines Workflows parallel über einen längeren Zeitraum betreut werden.
Fortschrittliche RAD-Werkzeuge bieten hier die Möglichkeit, Workflows, Formulare, Geschäftsregeln und Berechtigungen im laufenden Betrieb anzupassen. Sobald es neue Anforderungen zur Prozessoptimierung gibt, können diese jederzeit implementiert werden und wirken sich automatisch auf alle laufenden Instanzen aus. Dies ermöglicht einerseits einen agilen, iterativen Ansatz für die Entwicklung von Prozessen. Andererseits verringert sich das Vorleistungsrisiko des IT-Bereichs bei derartigen Projekten.
Fazit
Nach dem Motto „Never change a running systems“ scheuen immer noch viele Unternehmen die aufwändige Migration von Notes Anwendungen. Hier können moderne RAD-Tools helfen, indem sie No-Code-Programmierung und Anpassungsfähigkeit im laufenden Betrieb ermöglichen.
Durch diese neuen Formen der Anwendungsentwicklung lassen sich selbst volatile Prozesse kontinuierlich an die fachlichen Anforderungen der jeweiligen Nutzer(gruppen) anpassen. Damit tragen sie maßgeblich zur Modernisierung und Digitalisierung der gesamten Applikations-Infrastruktur im Unternehmen bei und helfen, die permanenten Veränderungen der digitalen Geschäftswelt flexibel und zeitnah zu managen.
*Michal Rykiert ist Senior Presales Consultant bei WEBCON. Der Text wurde in der Zusammenarbeit mit Andreas Schmidt, VSB Solutions GmbH, vorbereitet.
Migrationsbeispiel mit Webcon BPS:
WEBCON BPS bietet in integriertes Toolkit zur Drag & Drop Modellierung standardisierter Workflows, Formulare, Daten, OCR und Mobile Access in SharePoint. Die Plattform kommt dabei grundsätzlich ohne Programmieraufwand (No-Code) aus, was die Anwendungsentwicklung vereinfacht und ein klares, standardisiertes Design ermöglicht. Für komplexere Aufgaben können hingegen T-SQL Abfragen oder auch das .NET SDK eingesetzt werden.
[WEBCON BPS 2019 – Designer Studio und Interfaces]
Das System arbeitet auf einer eigenen, fortschrittlichen Workflow Engine, deren Steuerung auf Microsoft SQL Server-Mechanismen basiert. Wichtigstes Alleinstellungsmerkmal gegenüber den vielen anderen Hauptakteuren im Markt, ist die von WEBCON entwickelte InstantChange™ Technologie. Sie ermöglicht eine flexible und schnelle Anpassung sämtlicher Workflow-Konfigurationen – einschließlich derer, die bereits in Betrieb sind.
Vorteile der Migration von Notes-Anwendungen mit WEBCON BPS:
- schnelle Auslieferung,
- einfache Änderungen und kontinuierliche Verbesserungen,
- zukunftssichere Anwendungen,
- geringer Wartungs- und Programmieraufwand (Low code),
- eine agile, SharePoint-basierte RAD-Lösung ohne die Einschränkungen von SharePoint.