Mit dem Drei-Ebenen-Modell zum vollendeten SharePoint-Intranet

Beim Intranet-Aufbau mit SharePoint Online hat sich ein dreistufiges Ausbaumodell bewährt. Allerdings begnügen sich viele Unternehmen mit einer Ein-Ebenen-Site-Struktur, die man auch als Intranet-Kern bezeichnen kann. Dabei empfiehlt es sich, von vornherein die beiden weiteren Ebenen zu planen, um späteren Problemen bei Verwaltung und Informations-Management vorzubeugen.

Welche Vorteile eine solche Struktur bringt, und wie beim Aufbau eines dreistufigen Intranets vorzugehen ist, beschreibt ein aktueller Artikel des britischen Beratungsunternehmens Clearbox. Als wichtiger Aspekt werden dabei vor allem die unterschiedlichen Suchradien auf den einzelnen Ebenen genannt. Denn die Suchfunktion im Intranet ist beschränkt auf das Kern-Intranet, also auf diejenigen Sites, die mit der Hub-Website verbunden sind.

Intranet-Suche versus SharePoint-Suche

Demgegenüber ist die Suche von SharePoint nicht begrenzt und erstreckt sich über den gesamten Bereich von Microsoft 365. Zudem arbeitet sie personenbezogen, jeder Benutzer bekommt also lediglich die Ergebnisse zu sehen, die er auch sehen darf. Die SharePoint-Suche kann neben dem Intranet beispielsweise auch Kommunikations- und Team-Seiten sowie den Onedrive-Speicher umfassen.

Ebene 1: Das Intranet für alle Mitarbeiter

Die wichtigsten Merkmale dieser Ebene sind ein Menü und eine Suchfunktion, die beide das gesamte Intranet einbeziehen. Auf dieser Ebene sieht das Intranet verhältnismäßig einfach aus. Wichtig ist, dass hier alle Kommunikations-Seiten mit der Home- beziehungsweise Hub-Site verbunden sind. Dadurch entsteht automatisch das einheitliche Menü, zudem können dank der Verbindungen auch Inhalte von Kommunikations-Seiten auf der Homepage angezeigt werden.

Ebene 1: Das Kern-Intranet richtet sich an alle Mitarbeiter. Es umfasst gemeinsam nutzbare Menüs, eine Hub-Site für die Intranet-Suche oder eine Home-Site für die SharePoint-Suche.

Die Wahl zwischen Hub- und Home-Site beeinflusst die Suche: Auf einer Home-Site ist eine Suche über das gesamte SharePoint-System hinweg möglich. Die Suche auf der Hub-Site berücksichtigt lediglich das Kern-Intranet.

Dieses Design macht die Hub-Site zu einer Home-Site. Der Anwender kann zwar auch mit einer Hub-Site arbeiten, Microsoft empfiehlt jedoch das Einrichten einer speziellen Home-Site. Zu beachten ist dabei, dass die Wahl zwischen Hub- und Home-Site die Suche beeinflusst: Auf einer Home-Site ist eine Suche über das gesamte SharePoint-System hinweg möglich, die Suche auf der Hub-Site berücksichtigt lediglich das Kern-Intranet. Ändern lässt sich das über die Powershell.

Die sekundäre Hub-Site auf der rechten Seite der Grafik könnte einem anderen, speziellen Zweck dienen und beispielsweise den Kundendienst unterstützen oder für das Wissensmanagement eingesetzt werden. Eine solche Site besitzt ihr eigenes Navigations-Menü, in den meisten Fällen verlinkt sie jedoch einfach nur auf das Haupt-Intranet.

Ebene 2: Das organische Intranet

Kennzeichnend für Ebene 2  ist, dass die Seiten in der Regel nur standortspezifische Menüs enthalten und nicht über die Intranet-, sondern nur über die SharePoint-Suche gefunden werden können. Diese Sites sind nicht mit der Home-/Hub-Site verbunden, sondern besitzen eine Art Insel-Charakter. Das übergreifende Menü des Intranet kann auf sie verweisen, das ist jedoch die Ausnahme. Normalerweise sind diese Sites unabhängig. Man findet diese Floating Sites nur in verhältnismäßig wenigen Intranet-Installationen, doch es gibt sie tatsächlich.

Ebene 2 ist das organische, erweiterte Intranet. Es kann Hub-Sites, unabhängige Kommunikations-Sites und sogar offene Team-Sites enthalten. Hier findet man kein einheitliches Menü, es kommt die SharePoint-Suche zum Einsatz.

Wichtig: Sites auf Ebene 2 werden von der Intranet-Suche nicht erfasst. Lediglich die SharePoint-Suche findet sie, was bedeutet, dass die Mitarbeiter die Sites nicht auf direktem Weg aufspüren können.

Wer erstellt solche Sites? Oft sind es Mitarbeiter, die bereits vor dem Start eines neuen Intranet-Projekts die Erlaubnis zum Anlegen von Sites hatten. Manchmal sind es aber auch Projektmanager, die bei der IT eine Kommunikations-Site angefordert hatten, oder ein Projekt oder Team, das eine Team-Site so verwendet als wäre es eine Kommunikations-Site. Dazu öffnen die Beteiligten den Zugriff auf eine normalerweise recht private Team-Site und machen sie zu einer Art Ersatz-Intranet-Site. Das zählt zwar absolut nicht zu den Best Practices, kommt aber vor.

In einigen Unternehmen und Organisationen ist es zudem gängige Praxis, dass jeder, der will, eine Kommunikations- oder Team-Site anlegen darf. Diese Sites werden dann häufig nur ein paar Tage lang genutzt. Dass es Unterschiede zwischen Kommunikations- und Team-Sites gibt, ist den Verantwortlichen häufig nicht bewusst.

Ebene 3: Die Kollaborations-Ebene mit Teams, Yammer und Co.

Wichtig bei dieser Ebene ist ihr privater Charakter, sie ist nur für eine eingeschränkte Gruppe von Mitarbeitern zugänglich. Und: Sie ist nicht über die Intranet-Suche erreichbar, sondern lediglich über die SharePoint-Suche, und das auch nur für Gruppenmitglieder.

Es handelt sich hierbei um die Kollaborations-Ebene von Microsoft 365. Auf dieser Ebene findet der Benutzer sämtliche Teams, denen er angehört. Das sind oft mehr, als man glaubt, denn auch jedes Team in Microsoft Teams und jede Yammer-Community bekommt in SharePoint automatisch eine eigene Team-Site.

Auf Ebene 3 liegen SharePoint und Microsoft Teams, Team-Websites und Onedrive. Als Suchfunktion kommt die SharePoint-Suche zum Einsatz.

Auch diese Ebene wird von der SharePoint-Suche abgedeckt. In diesem Fall ist die Suchfunktion jedoch personalisiert – der Benutzer sieht nichts, was er nicht sehen soll oder worauf er keinen Zugriff hat.

Auch diese Ebene wird von der SharePoint-Suche abgedeckt. In diesem Fall ist die Suchfunktion jedoch personalisiert – der Benutzer sieht nichts, was er nicht sehen soll oder worauf er keinen Zugriff hat.

Teilweise haben Benutzer den Eindruck, dass die Suche ihnen Dokumente und Informationen anzeigt, auf die sie eigentlich keinen Zugriff haben sollten. Das liegt jedoch nicht an der Suchfunktion, sondern an falsch gesetzten Berechtigungen bei der Freigabe. So kommt es häufig vor, dass jemand vertrauliche Informationen in einem offenen Bereich ablegt, etwa auf einer Kommunikations- anstatt auf einer Team-Site. Oder diese Person hat die Daten auf OneDrive gespeichert und es bei der Freigabe für andere Benutzer übertrieben.

Die Benutzung einfacher Lösungen wie OneDrive anstatt Team-Sites schafft immer wieder Probleme. Das Know-how im Umgang mit IT-Technik ist nahezu immer geringer als man hofft. Gleichzeitig suchen die Menschen immer nach möglichst einfachen Lösungen für ihre Probleme und sind genervt von Sicherheitsbeschränkungen.

Vorbereitung und Planung

Bedienerfreundlichkeit berücksichtigen: Bei der Planung und Gestaltung des eigenen Intranet sollte sich der Administrator von vornherein auch mit der Bedienerfreundlichkeit beschäftigen. Wenn das Menü beispielsweise auf eine Site außerhalb des Kern-Intranet verweist, sollte auch eine Möglichkeit eingeplant werden, wie der Benutzer wieder zurückfinden kann. Was passiert, wenn die Suchmaschine eine unabhängige Site anzeigt? Vielleicht bietet sie genau das, was der Benutzer gerade im Moment benötigt, aber wird er sie im kommenden Monat auch wiederfinden?

Bei unbekannten Sites kommunizieren: Über das SharePoint Admin Center kann man nach unbekannten Sites suchen und bislang unbekannte Fundstücke bewerten. Der Administrator sollte in diesen Fällen den Zweck und die Nutzung der Site prüfen und Kontakt mit dem Eigentümer aufnehmen. Mit ihm sollte er dann besprechen, wie man die Site in Einklang mit den Richtlinien der Organisation oder des Unternehmens bringen könnte. Alternativ dazu kann er die Site aber auch schließen oder die Inhalte an besser geeignete Orte verschieben.

Prozesse beim Anlegen von Websites: Hilfreich ist es auch, die Verfahren zu überprüfen, die beim Anlegen oder Beantragen von Websites zum Einsatz kommen. Dabei sollte der Administrator abfragen, was die Benutzer mit der Site erreichen wollen. Dass die Mitarbeiter nicht mehr ausschließlich per E-Mail kommunizieren und stattdessen versuchen, Inhalte mit den Kollegen mit moderneren Mitteln zu teilen und zu besprechen, ist zwar uneingeschränkt zu begrüßen. Manchmal ist jedoch alles, was sie benötigen, ein Kanal in Microsoft Teams oder eine Yammer-Community.

Fließender Übergang vom klassischen Intranet zur Kommunikations-Umgebung: Das Intranet ist genauso wie jedes Intranet-Relaunch-Projekt nicht unabhängig von SharePoint und Microsoft 365. So etwas wie einen sauberen Neuanfang gibt normalerweise nicht. Die Mitarbeiter haben die Office-Anwendungen und SharePoint wahrscheinlich bereits seit Ewigkeiten ohne Anleitung genutzt. Und während der Administrator in der Regel ein klar definiertes Intranet mit eindeutigen Grenzen will, sehen die Nutzer meist keinen großen Unterschied zwischen einer offiziellen Intranet-Seite ihres Unternehmens und der Kommunikations-Seite, die sie in den vergangenen drei Jahren zusammen mit der Beschaffungs-Abteilung und der hausinternen Logistik genutzt haben.

Administratoren können das Drei-Ebenen-Modell als Basis für ihre Gespräche mit den Entscheidungsträgern verwenden. Dabei müssen jedoch immer die Bedingungen für die Navigation, die Benutzerführung und die Auswahl des Suchbereichs berücksichtigt werden.

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