Seit Microsoft das Teilen von Dokumenten aus SharePoint und OneDrive for Business auch mit externen Kontakten sehr einfach gestaltet hat, dürfte die Nutzung stark zunehmen. Und damit verliert man auch sehr schnell den Überblick, mit wem man überhaupt Dokumente teilt, und wer alles Zugriff auf seine OneDrive-Ordner hat.
Damit sich die Nutzer einen Überblick darüber verschaffen können, stellt Microsoft die Funktion „Bericht zum Teilen ausführen“ zur Verfügung. Damit lässt sich eine CSV-Tabelle erstellen, die alle aktuellen Freigaben mit den erforderlichen Detailinformationen auflistet.
So geht das Erstellen des Freigabe-Berichts:
In der Browseransicht von OneDrive rechts oben auf das Einstellungsmenü (Zahnrad) klicken.- Zu den OneDrive-Einstellungen gehen und in der linken Spalte die „Weiteren Einstellungen“ auswählen.
- Hier unter „Zugriff verwalten“ auf „Bericht zum Teilen ausführen“ klicken und einfach den gewünschten Ordner zum Speichern der Tabelle anklicken.
- Das Ergebnis ist leider eine unansehnliche CSV-Tabelle. Um in Excel daraus eine sauberer Tabelle zu erzeugen, einfach auf „Daten“ und dort auf „Text/CSV“ klicken. Im Importmenü zur korrekten Umlautdarstellung noch „UTF-8“ wählen und dann „Laden“ wählen.
Der Bericht wird übrigens auch noch als E-Mail zugestellt.
