Kundenreferenz: Mit Office-2010-Migration modernisiert Brandenburger Straßenbaubehörde ihre Geschäftsprozesse

VonWolfgang Miedl Praxis-Szenarien

clip_image002Wie in vielen Behörden bildet Microsoft Office auch im Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg das Rückgrat aller Geschäftsprozesse. Vom täglichen E-Mail-Verkehr über Straßen­bau-Vergabeformulare bis zu Datenbanken über Bauprojekte ist in fast allen zentralen Prozessen die Microsoft-Suite invol­viert. Doch eine veraltete und inhomogene Systemlandschaft mit Office-Versionen von 97 bis 2003 stellte die IT vor die Mo­dernisierungsfrage: Lässt sich eine Office-Umgebung für fast 1600 Arbeitsplätze auf Office 2010 konsolidieren, ohne den Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen und Fachanwendungen zu unterbrechen? Dank fachkundiger Vorbereitung durch interne IT-Experten und einem ausgeklügelten Trainingskonzept gelang das Projekt ohne größere Probleme. Heute profitiert die IT des Landesbetriebs von einer drastisch vereinfachten, zentralen Administration und zeigt sich so bereit für die Eingliederung in eine zentrale Landes-IT.

„Eine Migration auf Microsoft Office 2010 lässt sich sehr gut als Modernisierungsschritt nutzen, um die Organisation und ihre Prozesse und Vorlagen zu standardisieren.“

Andreas Altenburg, Fachbereichsleiter IT, Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg

clip_image002[4]Den Wandel mitgestalten oder nur reagie­ren? Vor dieser Alternative stand Andreas Altenburg. Ihm obliegt als Fachbereichslei­ter die gesamte IT der brandenburgischen Straßenverwaltung. Das Unternehmen, das zum Landesministerium für Infrastruktur und Landwirtschaft gehört, befindet sich mitten in einem rasanten Transformations­prozess. 2005 wurde es aus sieben Stra­ßenämtern und dem Autobahnamt aufge­baut. Dieser Zusammenschluss führte zu einer stark heterogenen IT.

Um die Produktivität zu steigern, beschloss die IT-Leitung damals, die Infrastruktur zu modernisieren. So wurde die Client-Land­schaft mittels Terminalserver zentralisiert. Die Administration aller über das Land verteilten PCs erfolgt heute von der Zen­trale aus, und der Serviceaußendienst ist nur mehr selten erforderlich. Nun steht der nächste Umbruch an: So soll 2012 die IT des Landesbetriebs Straßenwesen in einer großen Landes-IT, dem zentralen IT-Service (ZIT-BB), aufgehen. Ziel ist, die IT-Effizienz nochmals zu steigern und den Admi ni stra­tionsaufwand zu reduzieren. Die bisherige IT des Landesbetriebs wird dann in den ZIT-BB integriert, vor Ort werden nur noch wenige IT-Spezialisten verfüg bar sein.

Standardisierung mit Office 2010

clip_image002[6]Sportliche Rahmenbedingungen also für den Landesbetrieb, wenn man die Bedeu­tung der IT für die Geschäftsprozesse be­trachtet. Altenburg erkannte früh die Her­ausforderung und wollte die Chance nut­zen, den Umbruch aktiv mitzugestalten. Als ehemaliger SAP-Verantwortlicher legt er den Schwerpunkt mehr auf Prozesse und weniger auf Technologie: „Wir sollten noch vor der Eingliederung in die Landes­IT Ordnung in unsere Strukturen und Pro­zesse bekommen. Dazu mussten wir die IT so weit wie möglich standardisieren und ihre Effizienz steigern.“ Auch andere Schwesterorganisationen in Brandenburg erkannten den Handlungsbedarf und ent­schieden, ihre Betriebssystemumgebung zu standardisieren. Altenburg und sein Ex­pertenteam setzten eine andere Priorität: Zunächst analysierte das IT-Team die Ap‑

„Die neue Oberfläche von Microsoft Office 2010 stellte niemanden vor ernsthafte Probleme. Es dauerte nur ein bis zwei Stunden, um sich mit ihr vertraut zu machen.“

Andreas Altenburg, Fachbereichsleiter IT, Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg

plikationslandschaft der Straßenverwal­tung. Es zeigte sich, dass viele der 220 Fachanwendungen auf Microsoft Office basierten und Office im Zentrum zahlrei­cher wichtiger Geschäftsprozesse stand. Bislang wurden die Office-Anwendungen dezentral verwaltet, und die Versionsviel­falt reichte von Office 97 bis zu Version 2003. Infolgedessen erforderte die Betreu­ung dieser Programme einen hohen Auf­wand. Als Fazit der Prüfung entschied sich die IT-Leitung für eine groß angelegte Mi­gration auf Microsoft Office 2010.

Die Inventur bescherte der IT-Leitung wei­tere Überraschungen. So kamen unter den Fachanwendungen regelrechte Exoten zu­tage. Altenburg: „Es kostete uns beispiels­weise einige Wochen, um herauszufinden, wie unser Vergabemanager genau funk­tio niert und welche Module involviert sind.“ Es zeigte sich, dass sich hinter der ei­gens programmierten Oberfläche Hun­derte Tabellen, Makros und Hyperlinks verbargen. Mit derartigen vorbereitenden Analysen beschäftigten sich allein vier IT­Mitarbeiter ein halbes Jahr lang. Sie sollten Spezialentwicklungen auf Office-Basis fin­den und ihre Funktionsweise analysieren. Wurden beispielsweise Makro-Programme entdeckt, ging es darum, ihre Kompatibili­tät mit Office 2010 zu testen oder alterna­tiv Migrationsmöglichkeiten zu finden.

Chance für Organisationsreform

Ein wichtiges Thema waren die Office- Vorlagen. Altenburg sah im Umstieg die Chance, den organisatorischen Wildwuchs zu entwirren, der über die Jahre entstanden war: „Eine Migration auf Microsoft Office 2010 lässt sich sehr gut als Modernisie­rungsschritt nutzen, um die Organisation und ihre Prozesse und Vorlagen zu standar­disieren.“ Als Beispiel für eine Vorlage nennt er den Vergabevermerk seiner Behörde. Da­bei handelt es sich um ein zentrales Formu­lar, mit dem pro Jahr Aufträge in einem Vo­lumen von 150 Millionen Euro vergeben werden. „Ursprünglich gab es dafür ein ein­heitliches, zentral abgelegtes Formular“, er­läutert Altenburg. „Unsere Recherchen för­derten schließlich 15 Varianten zutage.“

Ein anderes Problem entstand rund um Datenbanken mit Microsoft Office Access. „Wir beauftragen regelmäßig Ingenieur­büros mit Straßenbauprojekten“, erläutert Altenburg. „Diese verwalten extern alle Abläufe – von der Beauftragung, den ein­zelnen Bauphasen und den Abnahmen bis hin zur Rechnungsstellung.“ Zu diesem Zweck entwickeln die Ingenieurbüros indi­viduelle Anwendungen auf Basis von Office Access, die sie am Ende des Projekts dann oftmals dem Landesbetrieb überge­ben. Für die Mitarbeiter der Straßenver­waltung ist das eine Arbeitserleichterung. Auf IT-Seite sorgte das hingegen für weni­ger Freude: „Mit der Zeit entstand eine re­gelrechte Mini -IT, um die wir uns irgend­wie kümmern mussten. Und solche Access­Anwendungen lassen sich oft nur schwer in unsere virtualisierte Umgebung inte­grieren“, sagt Altenburg. „Hier hilft uns in jedem Fall die Office-Standardisierung, den Umgang mit dem Access-Wildwuchs zu verein fachen.“

Keine Probleme beim Rollout

Nachdem die Analyse- und Vorbereitungsphase abgeschlossen war, stand der flächendeckende Rollout von Office 2010 zum festgelegten Stichtag, dem 1.1.2011. Dem Prozessexperten Altenburg bereitete dieser Schritt am wenigsten Kopfzerbre­chen, er verließ sich hier auf seine Technik­spezialisten, die die Vorbereitungen gründlich durchführten und den Ernstfall vorab mehrfach probten.

Unterstützung kam auch von Microsoft, das kostenlos eine Sammlung von Werk­zeugen bietet, um eine Umgebung auf die Migration zu Office 2010 vorzubereiten. Der Microsoft Office Migration Planning Manager prüft Eigenschaften und Inhalte einer jeden Datei und erstellt daraus Be­richte. Mit ihnen lassen sich Probleme ein­grenzen, die beim Konvertieren von Datei­formaten von Office 97 oder Office 2003 auftreten können. Hilfreich war nicht zu­letzt die virtualisierte Infrastruktur. Statt flächendeckend eine Einzelinstallation auf allen Clients durchzuführen, musste das IT-Team nur Office auf den Servern im Re­chenzentrum einrichten. „Wir haben be­wiesen, dass man auch in einer Großver­waltung mit vielen Standorten eine viel ge nutzte Anwendung problemlos zu ei­nem Stichtag umstellen kann – nur mit den vom Hersteller bereitgestellten Bord­mitteln.“

Schulungen fördern Kreativität

Die verantwortlichen Führungskräfte woll­ten im Zuge der Konsolidierung auch die Produktivität der Nutzer steigern. Diese soll ten die Möglichkeiten der Suite besser ausnutzen und leichter damit arbeiten können. Da zu diesem Zeitpunkt noch kaum ein Trainingsinstitut über Erfahrungen mit Office 2010-Schulungen verfügte, ent­wickelte das IT-Team ein eigenes Schulungs­konzept. Zunächst wurden 75 Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen ausgewählt – vom Sekretariat über die Personal- bis zur Controllingabteilung. Diese Pilotmitarbeiter erhielten bis Anfang Dezember ihr Training, um als Know-how-Träger zum Zeitpunkt der Umstellung bereitzustehen.

Altenburg ging zu Beginn davon aus, Ein­stiegsschulungen zur neuen Oberfläche von Office 2010 anbieten zu müssen: „Bei einem Altersdurchschnitt von über 50 Jah­ren konnten wir nicht erwarten, dass alle auf Anhieb mit der Bedienung zurecht­kommen.“ Doch das IT-Team wurde schnell eines Besseren belehrt: „Die neue Oberflä­che von Office 2010 stellte niemanden vor ernsthafte Probleme. Es dauerte nur ein bis zwei Stunden, um sich mit ihr vertraut zu machen“, sagt Altenburg. So konnte die IT-Leitung auf reine Umstiegsschulungen verzichten. Stattdessen konzentrierten sich die Schulungen darauf, neue Funktionen und Arbeitsweisen zu vermitteln, mit de­nen man seine tägliche Büroarbeit schnel­ler und einfacher erledigen konnte.

Überrascht war Altenburg vom Zuspruch. Er rechnete mit 50 bis 60 Mitarbeitern, die sich intensiver für das Thema interessierten. „In zwei Monaten absolvierten bereits über 500 Mitarbeiter die erste Schulungsrunde“, berichtet Altenburg. „Selbst ältere Kollegen waren rasch in der Lage, produktiv mit Office 2010 zu arbeiten und neue Lösungs­möglichkeiten zu entdecken.“

Interaktive Handbücher helfen

Als wertvolle Hilfe erwiesen sich die On­linetrainings, die Microsoft im Internet für Office 2010 bereitstellt. Interaktive Hand­bücher erleichtern zum Beispiel den Um­stieg von der alten Menüstruktur auf das neue Menüband. Für jede Office 2010-An­wendung von Word bis OneNote gibt es hier eine Eins-zu-eins-Nachbildung der al­ten Menüs von Office 2003. Klickt der Nut­zer auf den gewünschten Menüeintrag, dreht sich die Anzeige in die Ribbon-An­sicht und zeigt den Befehl im neuen Office. Daneben gibt es weitere Hilfen wie die Be­fehlsreferenzen in Form von Excel-Arbeits­blättern, die das gesamte Befehlsspektrum einer jeden Office-Anwendung listen. Altenburg zieht ein rundum positives Fazit. Alle 1600 Arbeitsplätze konnten schnell und ohne Probleme migriert werden. Die Anwender haben die Umstellung aktiv un­terstützt und nutzen auf breiter Front die Schulungsangebote, um mit der neuen Soft­ware produktiver zu arbeiten.

Auch mit der Umsetzung ist der Fachbe­reichsleiter zufrieden, weil er alle wichtigen Schritte des Projekts mit seinen internen Spezialisten bewältigen konnte: „Wir wa­ren als Verwaltung in der Lage, die Migra­tion auf Office 2010 ohne externe Hilfe umzusetzen und konnten ohne Unterbre­chung weiterarbeiten. Das spricht für die Qualität der Microsoft -Software.“ Und so blickt er gelassen auf die anstehende Ein­gliederung seiner IT in die zentrale Lan­des-IT, denn sei ne Organisation ist bereits heute dafür gerüstet.

Projekt Steckbrief

Land: Deutschland

Branche: öffentliche Verwaltung Mitarbeiter: 2200

Anzahl der PCs: 1600

Unternehmen

Der Landesbetrieb Straßenwesen Bran­denburg plant, baut und betreibt Bun­desautobahnen sowie Bundes- und Lan­desstraßen.

Ausgangssituation

Der Landesbetrieb war aus sieben Stra­ßenämtern und dem Autobahnamt hervorgegangen. Nach der Fusion war die IT stark heterogen. Zudem muss die IT zahlreiche kleine und große Standorte bedienen.

Lösung

Das Straßenwesen Brandenburg migrier­te landesweit auf Microsoft Office 2010. Dieser Modernisierungsschritt war der Anlass, auch Prozesse und Vorlagen zu standardisieren.

Nutzen

Die einheitliche, zentral administrierte Office-Umgebung reduziert den Verwal­tungsaufwand und erleichtert die ge­plante Eingliederung in den landeswei­ten IT-Service. Im Zuge der Migration wurden auch Prozesse und Vorlagen konsolidiert, um die Betriebsorganisation zu verbessern.

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