Kundenreferenz: Mit Office-2010-Migration modernisiert Brandenburger Straßenbaubehörde ihre Geschäftsprozesse
Wie in vielen Behörden bildet Microsoft Office auch im Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg das Rückgrat aller Geschäftsprozesse. Vom täglichen E-Mail-Verkehr über Straßenbau-Vergabeformulare bis zu Datenbanken über Bauprojekte ist in fast allen zentralen Prozessen die Microsoft-Suite involviert. Doch eine veraltete und inhomogene Systemlandschaft mit Office-Versionen von 97 bis 2003 stellte die IT vor die Modernisierungsfrage: Lässt sich eine Office-Umgebung für fast 1600 Arbeitsplätze auf Office 2010 konsolidieren, ohne den Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen und Fachanwendungen zu unterbrechen? Dank fachkundiger Vorbereitung durch interne IT-Experten und einem ausgeklügelten Trainingskonzept gelang das Projekt ohne größere Probleme. Heute profitiert die IT des Landesbetriebs von einer drastisch vereinfachten, zentralen Administration und zeigt sich so bereit für die Eingliederung in eine zentrale Landes-IT.
„Eine Migration auf Microsoft Office 2010 lässt sich sehr gut als Modernisierungsschritt nutzen, um die Organisation und ihre Prozesse und Vorlagen zu standardisieren.“
Andreas Altenburg, Fachbereichsleiter IT, Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg
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Den Wandel mitgestalten oder nur reagieren? Vor dieser Alternative stand Andreas Altenburg. Ihm obliegt als Fachbereichsleiter die gesamte IT der brandenburgischen Straßenverwaltung. Das Unternehmen, das zum Landesministerium für Infrastruktur und Landwirtschaft gehört, befindet sich mitten in einem rasanten Transformationsprozess. 2005 wurde es aus sieben Straßenämtern und dem Autobahnamt aufgebaut. Dieser Zusammenschluss führte zu einer stark heterogenen IT.
Um die Produktivität zu steigern, beschloss die IT-Leitung damals, die Infrastruktur zu modernisieren. So wurde die Client-Landschaft mittels Terminalserver zentralisiert. Die Administration aller über das Land verteilten PCs erfolgt heute von der Zentrale aus, und der Serviceaußendienst ist nur mehr selten erforderlich. Nun steht der nächste Umbruch an: So soll 2012 die IT des Landesbetriebs Straßenwesen in einer großen Landes-IT, dem zentralen IT-Service (ZIT-BB), aufgehen. Ziel ist, die IT-Effizienz nochmals zu steigern und den Admi ni strationsaufwand zu reduzieren. Die bisherige IT des Landesbetriebs wird dann in den ZIT-BB integriert, vor Ort werden nur noch wenige IT-Spezialisten verfüg bar sein.
Standardisierung mit Office 2010
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Sportliche Rahmenbedingungen also für den Landesbetrieb, wenn man die Bedeutung der IT für die Geschäftsprozesse betrachtet. Altenburg erkannte früh die Herausforderung und wollte die Chance nutzen, den Umbruch aktiv mitzugestalten. Als ehemaliger SAP-Verantwortlicher legt er den Schwerpunkt mehr auf Prozesse und weniger auf Technologie: „Wir sollten noch vor der Eingliederung in die LandesIT Ordnung in unsere Strukturen und Prozesse bekommen. Dazu mussten wir die IT so weit wie möglich standardisieren und ihre Effizienz steigern.“ Auch andere Schwesterorganisationen in Brandenburg erkannten den Handlungsbedarf und entschieden, ihre Betriebssystemumgebung zu standardisieren. Altenburg und sein Expertenteam setzten eine andere Priorität: Zunächst analysierte das IT-Team die Ap‑
„Die neue Oberfläche von Microsoft Office 2010 stellte niemanden vor ernsthafte Probleme. Es dauerte nur ein bis zwei Stunden, um sich mit ihr vertraut zu machen.“
Andreas Altenburg, Fachbereichsleiter IT, Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg
plikationslandschaft der Straßenverwaltung. Es zeigte sich, dass viele der 220 Fachanwendungen auf Microsoft Office basierten und Office im Zentrum zahlreicher wichtiger Geschäftsprozesse stand. Bislang wurden die Office-Anwendungen dezentral verwaltet, und die Versionsvielfalt reichte von Office 97 bis zu Version 2003. Infolgedessen erforderte die Betreuung dieser Programme einen hohen Aufwand. Als Fazit der Prüfung entschied sich die IT-Leitung für eine groß angelegte Migration auf Microsoft Office 2010.
Die Inventur bescherte der IT-Leitung weitere Überraschungen. So kamen unter den Fachanwendungen regelrechte Exoten zutage. Altenburg: „Es kostete uns beispielsweise einige Wochen, um herauszufinden, wie unser Vergabemanager genau funktio niert und welche Module involviert sind.“ Es zeigte sich, dass sich hinter der eigens programmierten Oberfläche Hunderte Tabellen, Makros und Hyperlinks verbargen. Mit derartigen vorbereitenden Analysen beschäftigten sich allein vier ITMitarbeiter ein halbes Jahr lang. Sie sollten Spezialentwicklungen auf Office-Basis finden und ihre Funktionsweise analysieren. Wurden beispielsweise Makro-Programme entdeckt, ging es darum, ihre Kompatibilität mit Office 2010 zu testen oder alternativ Migrationsmöglichkeiten zu finden.
Chance für Organisationsreform
Ein wichtiges Thema waren die Office- Vorlagen. Altenburg sah im Umstieg die Chance, den organisatorischen Wildwuchs zu entwirren, der über die Jahre entstanden war: „Eine Migration auf Microsoft Office 2010 lässt sich sehr gut als Modernisierungsschritt nutzen, um die Organisation und ihre Prozesse und Vorlagen zu standardisieren.“ Als Beispiel für eine Vorlage nennt er den Vergabevermerk seiner Behörde. Dabei handelt es sich um ein zentrales Formular, mit dem pro Jahr Aufträge in einem Volumen von 150 Millionen Euro vergeben werden. „Ursprünglich gab es dafür ein einheitliches, zentral abgelegtes Formular“, erläutert Altenburg. „Unsere Recherchen förderten schließlich 15 Varianten zutage.“
Ein anderes Problem entstand rund um Datenbanken mit Microsoft Office Access. „Wir beauftragen regelmäßig Ingenieurbüros mit Straßenbauprojekten“, erläutert Altenburg. „Diese verwalten extern alle Abläufe – von der Beauftragung, den einzelnen Bauphasen und den Abnahmen bis hin zur Rechnungsstellung.“ Zu diesem Zweck entwickeln die Ingenieurbüros individuelle Anwendungen auf Basis von Office Access, die sie am Ende des Projekts dann oftmals dem Landesbetrieb übergeben. Für die Mitarbeiter der Straßenverwaltung ist das eine Arbeitserleichterung. Auf IT-Seite sorgte das hingegen für weniger Freude: „Mit der Zeit entstand eine regelrechte Mini -IT, um die wir uns irgendwie kümmern mussten. Und solche AccessAnwendungen lassen sich oft nur schwer in unsere virtualisierte Umgebung integrieren“, sagt Altenburg. „Hier hilft uns in jedem Fall die Office-Standardisierung, den Umgang mit dem Access-Wildwuchs zu verein fachen.“
Keine Probleme beim Rollout
Nachdem die Analyse- und Vorbereitungsphase abgeschlossen war, stand der flächendeckende Rollout von Office 2010 zum festgelegten Stichtag, dem 1.1.2011. Dem Prozessexperten Altenburg bereitete dieser Schritt am wenigsten Kopfzerbrechen, er verließ sich hier auf seine Technikspezialisten, die die Vorbereitungen gründlich durchführten und den Ernstfall vorab mehrfach probten.
Unterstützung kam auch von Microsoft, das kostenlos eine Sammlung von Werkzeugen bietet, um eine Umgebung auf die Migration zu Office 2010 vorzubereiten. Der Microsoft Office Migration Planning Manager prüft Eigenschaften und Inhalte einer jeden Datei und erstellt daraus Berichte. Mit ihnen lassen sich Probleme eingrenzen, die beim Konvertieren von Dateiformaten von Office 97 oder Office 2003 auftreten können. Hilfreich war nicht zuletzt die virtualisierte Infrastruktur. Statt flächendeckend eine Einzelinstallation auf allen Clients durchzuführen, musste das IT-Team nur Office auf den Servern im Rechenzentrum einrichten. „Wir haben bewiesen, dass man auch in einer Großverwaltung mit vielen Standorten eine viel ge nutzte Anwendung problemlos zu einem Stichtag umstellen kann – nur mit den vom Hersteller bereitgestellten Bordmitteln.“
Schulungen fördern Kreativität
Die verantwortlichen Führungskräfte wollten im Zuge der Konsolidierung auch die Produktivität der Nutzer steigern. Diese soll ten die Möglichkeiten der Suite besser ausnutzen und leichter damit arbeiten können. Da zu diesem Zeitpunkt noch kaum ein Trainingsinstitut über Erfahrungen mit Office 2010-Schulungen verfügte, entwickelte das IT-Team ein eigenes Schulungskonzept. Zunächst wurden 75 Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen ausgewählt – vom Sekretariat über die Personal- bis zur Controllingabteilung. Diese Pilotmitarbeiter erhielten bis Anfang Dezember ihr Training, um als Know-how-Träger zum Zeitpunkt der Umstellung bereitzustehen.
Altenburg ging zu Beginn davon aus, Einstiegsschulungen zur neuen Oberfläche von Office 2010 anbieten zu müssen: „Bei einem Altersdurchschnitt von über 50 Jahren konnten wir nicht erwarten, dass alle auf Anhieb mit der Bedienung zurechtkommen.“ Doch das IT-Team wurde schnell eines Besseren belehrt: „Die neue Oberfläche von Office 2010 stellte niemanden vor ernsthafte Probleme. Es dauerte nur ein bis zwei Stunden, um sich mit ihr vertraut zu machen“, sagt Altenburg. So konnte die IT-Leitung auf reine Umstiegsschulungen verzichten. Stattdessen konzentrierten sich die Schulungen darauf, neue Funktionen und Arbeitsweisen zu vermitteln, mit denen man seine tägliche Büroarbeit schneller und einfacher erledigen konnte.
Überrascht war Altenburg vom Zuspruch. Er rechnete mit 50 bis 60 Mitarbeitern, die sich intensiver für das Thema interessierten. „In zwei Monaten absolvierten bereits über 500 Mitarbeiter die erste Schulungsrunde“, berichtet Altenburg. „Selbst ältere Kollegen waren rasch in der Lage, produktiv mit Office 2010 zu arbeiten und neue Lösungsmöglichkeiten zu entdecken.“
Interaktive Handbücher helfen
Als wertvolle Hilfe erwiesen sich die Onlinetrainings, die Microsoft im Internet für Office 2010 bereitstellt. Interaktive Handbücher erleichtern zum Beispiel den Umstieg von der alten Menüstruktur auf das neue Menüband. Für jede Office 2010-Anwendung von Word bis OneNote gibt es hier eine Eins-zu-eins-Nachbildung der alten Menüs von Office 2003. Klickt der Nutzer auf den gewünschten Menüeintrag, dreht sich die Anzeige in die Ribbon-Ansicht und zeigt den Befehl im neuen Office. Daneben gibt es weitere Hilfen wie die Befehlsreferenzen in Form von Excel-Arbeitsblättern, die das gesamte Befehlsspektrum einer jeden Office-Anwendung listen. Altenburg zieht ein rundum positives Fazit. Alle 1600 Arbeitsplätze konnten schnell und ohne Probleme migriert werden. Die Anwender haben die Umstellung aktiv unterstützt und nutzen auf breiter Front die Schulungsangebote, um mit der neuen Software produktiver zu arbeiten.
Auch mit der Umsetzung ist der Fachbereichsleiter zufrieden, weil er alle wichtigen Schritte des Projekts mit seinen internen Spezialisten bewältigen konnte: „Wir waren als Verwaltung in der Lage, die Migration auf Office 2010 ohne externe Hilfe umzusetzen und konnten ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Das spricht für die Qualität der Microsoft -Software.“ Und so blickt er gelassen auf die anstehende Eingliederung seiner IT in die zentrale Landes-IT, denn sei ne Organisation ist bereits heute dafür gerüstet.
Projekt Steckbrief
Land: Deutschland
Branche: öffentliche Verwaltung Mitarbeiter: 2200
Anzahl der PCs: 1600
Unternehmen
Der Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg plant, baut und betreibt Bundesautobahnen sowie Bundes- und Landesstraßen.
Ausgangssituation
Der Landesbetrieb war aus sieben Straßenämtern und dem Autobahnamt hervorgegangen. Nach der Fusion war die IT stark heterogen. Zudem muss die IT zahlreiche kleine und große Standorte bedienen.
Lösung
Das Straßenwesen Brandenburg migrierte landesweit auf Microsoft Office 2010. Dieser Modernisierungsschritt war der Anlass, auch Prozesse und Vorlagen zu standardisieren.
Nutzen
Die einheitliche, zentral administrierte Office-Umgebung reduziert den Verwaltungsaufwand und erleichtert die geplante Eingliederung in den landesweiten IT-Service. Im Zuge der Migration wurden auch Prozesse und Vorlagen konsolidiert, um die Betriebsorganisation zu verbessern.
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