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Networkworld: In 5 Schritten zu einem verständlichen Sharepoint-Governance-Plan

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NetworkworldWie bei allen mächtigen Werkzeugen besteht auch beim Einsatz von Sharepoint die Gefahr, dass die Nutzung aus dem Ruder läuft. Weil Seiten und Sites mit wenigen Klicks angelegt sind, entsteht schnell ein Networking- und Content-Chaos. Um derartigen Wildwuchs von vorneherein einzudämmen, sollten Sharepoint-Projekte immer von einer Governance eingerahmt sein – also einer Regelung und Steuerung aller grundlegenden Aktivitäten. Susan Hanley beschreibt auf Networkworld ihre “5 Lessons” für einen verständlichen und praktikablen Sharepoint Governance-Plan:

Zunächst einmal stellt sie fest, dass es eine natürliche individuelle Aversion gegen Governance-Pläne gibt – daher steht am Anfang erst einmal Überzeugungsarbeit. Site-Owner ignorierten nämlich ihrer Erfahrung nach in der Regel globale Unternehmensziele wie die Vermeidung von Site-Wildwuchs, das Verwalten von Content oder das Ausrichten der Sharepoint-Lösungen an die Geschäftsziele. Stattdessen interessierten sie sich primär dafür, wie sie ihre Aufgaben erledigen und ihre Ziele erreichen können, so Hanley: “Wenn Sie die Mitarbeiter für die Governance gewinnen möchten, müssen Sie ihnen erklären, was es für sie bringt.”

In Lektion 2 stellt sie klar: “Es ist gleichgültig, wie großartig Ihr Governance-Plan ist, wenn ihn keiner liest.” Daher müsse er zielgerichtet und verständlich gestaltet sein. “Wenn ich nicht die Erlaubnis zur Seitengestaltung habe, will ich mich nicht durch Design-Richtlinien arbeiten müssen.” Besser seien stattdessen “Quick-Tipps” mit Schlüsselfakten.

Lektion 3 behandelt den Nutzen einer Roadmap, Lektion 4 empfiehlt das Einbetten von Best-Practices in die Site-Vorlagen. In Lektion 5 schließlich weist die Autorin abschließend darauf hin, dass auch ein guter Governance-Plan kein Training ersetzen kann.

Eine Präsentation zum Thema Sharepoint-Governance bietet die Autorin übrigens hier (PPT) zum Download an.

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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