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Neu in Office Web Apps: Dokumente gleichzeitig bearbeiten

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3858.PPTWebApp_CoAuthoring_SharePoint.png-550x0Was Microsoft eigentlich schon lange verspricht, ist mit dem neuesten Update der Office Web Apps endlich möglich: Word, Excel und Powerpoint ermöglichen jetzt das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten im Team – mit sofort sichtbaren Änderungen aller aktiven Benutzer. Daneben erhielten die Browseranwendungen noch weitere interessante Aufwertungen.

Eigentlich redet Microsoft schon seit mindestens zehn Jahren, also etwa seit Office 2003, von „Dokumentenzusammenarbeit“. Dieses Versprechen entpuppte sich aber lange Zeit nicht als das, was viele Benutzer darunter verstanden. Gemeint war nämlich nie das Echtzeit-Co-Authoring von Alle Bearbeiter eines Word-Dokuements sind über die Farbmarkierung sichtbarmehreren Personen gleichzeitig, sondern lediglich ein asynchrones Editieren. Das heißt, jeder Bearbeiter musste ein zentral gespeichertes Dokument zuerst auschecken, so dass es von anderen nicht geöffnet werden konnte, um es danach wieder einzuchecken und somit freizugeben. Es dauerte bis 2010, als mit den Office Web Apps erstmals ansatzweise Co-editier-Funktionen eingeführt wurden. Die Umsetzung ließ in der ersten Phase allerdings zu wünschen übrig, weil zunächst nicht alle Apps die Möglichkeit boten. Zudem machten sich die Änderungen der anderen Mitarbeiter immer erst dann bemerkbar, wenn ein Anwender das Dokument speicherte. OneNote war hier schon etwas weiter und bot seit dem vergangenen Jahr über den One Note-Client, die One Note Web App und One Note Mobile hinweg eine Synchronisation in nahezu Echtzeit.

Alle Bearbeiter im Dokument sichtbar

Mit dieser halbherzigen Umsetzung ist nun Schluss, denn die Web Apps von Word, Excel und Powerpoint verfügen jetzt über echte Co-Authoring-Funktionen. Microsoft nennt diese Neuerung „same time Co-Authoring“, und sie zeichnet sich dadurch aus, dass die Bearbeitungen aller aktiven Benutzer live sichtbar sind. Die verschiedenen aktiven Bearbeiter sind dabei in der Menüleiste rechts oben aufgelistet, und durch farblich verschiedene Eingabemarken in den Arbeitsbereichen sofort erkennbar. Wegrationalisiert wurde dabei der „Speichern“-Knopf, was viele Anwender erst einmal verwirren dürfte. Dieser ist schlicht nicht mehr erforderlich, weil nun – wie schon bisher bei One Note – alle Änderungen in Echtzeit gespeichert werden.

Neue Funktionen für Word, Excel und Powerpoint

Neue Tabellen-Designs für die Word AppWas hat sich bei den Anwendungen im Einzelnen geändert? Die Word Web App erhielt nun die neue Funktion zum Bearbeiten von Kopf- und Fußzeilen sowie frei positionierbare Seitennummerierungen. Neu ist auch Suchen und Ersetzen, das nun wie im Office Client funktioniert. Des Weiteren stehen Formatierungsmöglichkeiten für Tabellen zur Verfügung, ebenso wie Seitenumbrüche.

Web Excel Status Bar AggregatesIn der Web-Variante von Excel ermöglicht Microsoft nun einen Blattschutz. Bisher ließen sich Dokumenten mit geschützten Bereichen in der Web App nicht öffnen, ab jetzt ist es möglich, bestimmte Bereiche von Tabellen gegen Veränderungen zu schützen. Nützlich ist auch die Erweiterung der Statusleiste um die Ad-hoc-Ergebnisse Summe, Anzahl und Durchschnitt, die schnell aus markierten Bereichen errechnet werden.

Neu: Verschieben von Zellen

Eine Arbeitserleichterung bedeutet auch das nun mögliche Klicken und Verschieben von Zellen mit der Maus, das in manchen Situationen bequemer ist als die klassische Ausschneiden-Funktion. Arbeitsblätter können nun übrigens in Ihrer Anordnung verschoben werden – über die Reiter am unteren Bildschirmrand. Zum selber Ausprobieren hat Microsoft alle neuen Funktionen in einer Demo-Excel-Datei zusammengefasst, der „October 2013 Web Excel Update Demo.xlsx“. Einfach die Datei herunterladen, in den eigenen Skydrive-Ordner kopieren und ausprobieren.

Schließlich hat auch die Powerpoint Web App kleine Verbesserungen erfahren, so beispielsweise die neue Möglichkeit des Beschneidens von Bildern.

Mehr Infos auf den Office-Blogs

Alle Details zu Excel finden sich im Artikel des Excel-Blogs (We’ve updated Excel Web App: What’s new in November 2013), alles zur Word App auf dem Word-Blog (Whats new in the Word Web App?)

[Nachtrag]

Nachdem Jan per Kommentar nachgehakt hat: Das aktuelle Update ist für alle Online-Varianten von Skydrive bis Office 365 Enterprise erhältlich. Das hat Paul Thurrott im Gespräch mit einer Microsoft-Managerin erfahren. (Office Web Apps Gets Real-Time Co-Authoring, Other Updates)

Von On-Premises ist nirgendwo die Rede. Bekanntlich läuft die derzeitige Update-Strategie bei Microsoft so, dass Online-Dienste alle paar Wochen aktualisiert werden, während die On-Premises-Produkte nachträglich in den alten Zyklen mit kumulativen Updates bedient werden. Somit bleibt abzuwarten, wann die On-Premises Web Apps diese neuen Funktionen erhalten.

Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
Jan
Jan

Stehen die neuen Funktionen auch OnPremise zur Verfügung oder nur in der Cloud? Geht aus dem Artikel leider nicht hervor.

Anonymos
Anonymos

Guten Tag Herr Miedl
Wissens Sie zufälligerweise, wie viele Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können ohne das Performanceprobleme auftreten?

Vielen Dank

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