Neue AIIM-Studie ”The Sharepoint Puzzle” über Motive, Erwartungen und Lücken von Sharepoint
Die AIIM hat in einer weltweiten Umfrage aktuelle Bedürfnisse und Motivationen von Sharepoint-Anwendern abgefragt. Im Zentrum standen dabei Fragen nach den Motiven des Sharepoint-Einsatzes, welche Gewichtung die Bereiche ECM, Collaboration, Social Networking und BPM haben und wie Unternehmen die Lücken von Sharepoint füllen. AIIM ist ein in den USA ansässiger, weltweiter Verband, der seit Jahrzehnten die Interessen von “Information Professionals” über allen Branchen hinweg vertritt.
Die zentralen Erkenntnissen der recht ausführlichen Studie fassten die Autoren wie folgt zusammen:
Zur Sharepoint-Akzeptanz:
- 28 Prozent der Befragten setzten Sharepoint im gesamten Unternehmen ein, bei 70 Prozent arbeitet zumindest die halbe Belegschaft einmal die Woche damit
- Als Hauptmotivation für die Sharepoint-Einführung zählten interne Collaboration, File-Server-Ersatz und Web/Intranet-Portal. Dokumentenmanagement nannten nur 19 Prozent als primären Grund, aber 78 Prozent nutzen diese Möglichkeiten inzwischen
- 68 Prozent der Sharepoint-Implementierungsentscheidungen werden von CIOs oder IT-Managern getroffen
- 44 Prozent nutzen irgendeine Form von Enterprise-Content-Management-System neben Sharepoint, 70 Prozent nutzen Sharepoint nicht als primäres, unternehmensweites ECM
- 55 Prozent der Befragten halten die Einführung von Sharepoint für richtig, 9 Prozent für falsch und 22 Prozent meinen, sie hätten bisher lediglich ein Basis-Deployment im Vergleich zu den ursprünglichen Absichten erreicht
- Als größte Sharepoint-Enttäuschungen gelten Schwierigkeiten bei der Content-Migration und beschränkte Möglichkeiten bei der Information Governance. Funktionen vermissen die Teilnehmer bei Records Management, Workflow, Social-Tools und E-Mail-Integration
Zu anhaltenden Problemen:
- “Fehlendes Fachwissen, um den vollen Nutzen auszuschöpfen” halten 46 Prozent für das größte anhaltende Problem, gefolgt vom “Fehlen von Strategien zum sinnvollen Einsatz”
- Governance von Metadaten und Wuchernde Ausbreitung von Sites gelten als größte technische Probleme neben fehlenden Funktionalitäten
Zu Drittanbieter-Produkten:
- 54 Prozent nutzen oder planen den Einsatz von Drittanbieter-Erweiterungen, um die Funktionalität auszubauen
- Sicherheit und Rechtemanagement, Workflow-Design und Dokumenten-Genehmigung sind die populärsten Add-ons
- Mobile Erweiterungen, Social-Feeds, automatische Dokumentengenerierung und Dokumenten-Co-Editing verzeichnen starken Zuwachs
Zum Deployment:
- 18 Prozent stellen Sharepoint als Cloud-Service bereit, aber nur 5 Prozent über Office 365
- Ausgaben wandern von Sharepoint-Lizenzen zu Add-ins, aber beide Bereiche wachsen
An der Umfrage haben sich 551 AIIM-Mitglieder beteiligt. 37 Prozent arbeiten in der IT, 30 Prozent befassen sich mit Records Management oder Compliance, 15 Prozent arbeiten in Fachbereichen und 6 Prozent als Sharepoint-Administratoren. Die Teilnehmer der Studie kamen zu 71 Prozent aus Nordamerika und zu 18 Prozent aus Europa.
Download
Nach einer kostenlosen Registrierung bei AIIM kann die englischsprachige Studie The SharePoint Puzzle – adding the missing pieces heruntergeladen werden.
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