Neue Freigabe-Option für Word: Dokumente nur im Überprüfungsmodus bearbeiten lassen

Das gemeinsame Überarbeiten von Dokumenten kann schnell unübersichtlich werden, vor allem wenn in einem Projekt mehrere Personen und mehrere Dateien im Spiel sind. Microsoft lässt die Freigabe von Word-Dokumenten nun besser kontrollieren – mit einer kleinen, aber nützliche Einstellung zum eingeschränkten Überarbeiten.

Das bekannte Kontextmenü in OneDrive oder SharePoint bietet zum Freigeben von Dokumenten die beiden Menüoptionen „Teilen“ oder „Link kopieren“ an.

Bisher kann man als Autor beim Teilen von Word-Dokumenten lediglich zwischen einem Erlauben oder einem Verbieten des Bearbeitens auswählen. Erlaubt man den Empfängern das Bearbeiten, passiert es leicht, dass „Änderungen nachverfolgen“ nicht aktiviert wird. So können dann Inhalte verändert oder gelöscht werden, ohne dass es für den Autor nachvollziehbar ist.

Die jetzt neu hinzugekommene Option in den Linkeinstellungen lautet selbsterklärend Nur im Überprüfungsmodus öffnen. Sie gilt sowohl für das Teilen wie das Kopieren von Dokumenten-Links.

Die Linkeinstellungen für Freigaben bieten nun den Überprüfungsmodus als neue, abgestufte Einschränkung an.

Sobald Sie als Autor diesen Schalter aktivieren, schränken Sie die Bearbeitungsmöglichkeiten der Empfänger ein. Diese können das Dokument dann nicht mehr frei editieren, sondern bekommen es im Überprüfungsmodus angezeigt.

Wenn Sie den Schalter geklickt haben, zeigt der folgende Link-kopieren-Dialog die Editiermöglichkeiten für den Empfänger an. Hier können Sie noch einmal kontrollieren, ob Jeder kann bearbeiten oder Jeder kann prüfen eingestellt ist.

Links die altbekannte Freigabeoption zum Bearbeiten, rechts die Neue, die das Bearbeiten beim Empfänger auf den Überprüfungsmodus beschränkt.

Wenn Sie nun den entsprechend konfigurierten Link kopieren und versenden, zeigt sich das Ergebnis beim Öffnen des Word-Dokuments im Browser. Oben in der Menüleiste ist der festgelegte Bearbeitungsmodus Überprüfen gut sichtbar in blau markiert. Beim Klicken auf das Klappmenü sehen Sie, dass die Option Bearbeiten ausgegraut und somit nicht wählbar ist.

Die Empfänger sehen sofort, dass Überprüfen voreingestellt und das normale Bearbeiten deaktiviert ist.

Der Überprüfungsmodus, der in Word auch als Nachverfolgungsmodus bekannt ist, ermöglicht das Änderungen und Kommentieren von Dokumenten in einer nachvollziehbaren Form. Die Eingaben werden wie von Word her bekannt farblich hervorgehoben, so dass der Autor sie hinterher annehmen oder ablehnen kann.

Im Test hat diese Neuerung übrigens nur beim Link kopieren funktioniert. Bei Link senden hingegen fehlte die Auswahloption Kann prüfen, obwohl oben Jeder mit dem Link kann prüfen korrekt angezeigt wurde (siehe Bild). Möglicherweise liegt das daran, dass der Rollout noch nicht vollständig abgeschlossen wurde. Bis Ende August soll es global zur Verfügung stehen.

Hier scheint der Rollout der neuen Funktion noch nicht vollständig umgesetzt zu sein. Bei „Link senden“ fehlt die Auswahloption „Kann überarbeiten“.

Der neue Überprüfungsmodus ist übrigens keine Funktion von Word selbst, sondern er gehört zum Link-Freigabe-Dialog. Derzeit steht dieser auch nur in Word Online, OneDrive und SharePoint Online zur Verfügung. Microsoft hat bisher noch keine Angaben gemacht, ob er auch im Word-Desktop-Client kommen wird. Für andere Office-Apps wie Excel oder PowerPoint ist er bisher nicht vorgesehen.

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