Office-2010-Tipp: So entfernen Sie vertrauliche Informationen aus Ihren Dokumenten

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Dokumente prüfen in Word 2010Sie verfassen Office-Dokumente nicht nur für den Privatgebrauch, sondern geben sie auch an andere Personen weiter? Dann sollten Sie sicherstellen, dass keine persönlichen Informationen mehr enthalten sind, die nicht für fremde Augen bestimmt sind. Word, Excel und PowerPoint 2010 bieten hier einfachere und weitergehende Möglichkeiten als die Vorgänger-Versionen.

In einem Office-Dokument sind standardmäßig Autorennamen, Dokument-Pfade und Druckernamen enthalten. Dazu können noch Überarbeitungsmarkierungen, Kommentare und als ausgeblendet formatierte Textpassagen kommen. Diese Informationen sollen vielleicht nicht für jeden lesbar sein, der das Dokument in die Hand bekommt.

So entfernen Sie unerwünschte Informationen aus einem Dokument

Dokumentüberprüfung in Word 2010

  1. Bevor Sie ein Dokument weitergeben, gehen Sie auf „Datei“ und dann auf „Informationen“.
  2. Klicken Sie auf „Auf Problem prüfen“ und dann auf „Dokument prüfen“. Es öffnet sich das Fenster „Dokumentprüfung“. Hier können Sie bestimmen, welche Inhalte des Dokuments überprüft werden sollen, beispielsweise „Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen“ und „Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen“. In der Regel können Sie alle Optionen aktiviert lassen. Klicken Sie dann auf „Prüfen“. Sie sehen dann einen Bericht über die gefundenen Elemente.
  3. In der Übersicht mit den Prüfergebnissen befindet sich neben jedem problematischen Bereich die Schaltfläche „Alle entfernen“. Nach einem Klick darauf entfernt Word die persönlichen Informationen. Bedenken Sie, dass sich der Vorgang bei einigen Elementen nicht rückgängig machen lässt. Kommentare werden beispielsweise sofort nach einem Klick auf „Alle entfernen“ aus der Datei gelöscht. Klicken Sie zum Anschluss auf „Schließen“ und speichern Sie die Datei.

Alle Informationen, die neben dem Text in einem Dokument enthalten sein können, sind jetzt entfernt und Sie können die Datei ohne Gefahr weitergeben.

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