Office-2010-Tipp: Word 2010 automatisieren (Teil 1) - so verwenden Sie den Makro-Recorder
Sie benötigen bei Ihrer Arbeit mit Word immer wieder die selben Funktionen und klicken wiederholt auf die gleichen Schaltflächen? Das ist vermeidbar, denn in Word 2010 lassen sich viele Routineaufgaben ganz einfach automatisieren. Dazu dient der eingebaute Makro-Recorder. Mit diesem wandeln Sie Mausklicks und Tastatureingaben in Skripts (Visual-Basic-VBA) um. Starten Sie diese kleinen Programme anschließend, so werden genau die aufgezeichneten Befehle ausgeführt. Über Makros lässt sich Word 2010 also um individuelle, miteinander verkettete Funktionen erweitern.
So zeichnen Sie Makros in Word auf
- Standardmäßig sind auf der Registerkarte „Ansicht“ in der Gruppe „Makros“ bereits die Funktionen „Makros aufzeichnen“ und „Makros anzeigen“ enthalten. Für den schnellen Zugriff auf alle Makro-Funktionen sollten Sie aber die Registerkarte „Entwicklertools“ einblenden. Dazu gehen Sie in Word 2010 auf „Datei“, klicken dann auf „Optionen“ und dann auf „Menüband anpassen“. Aktivieren Sie auf der rechten Fensterseite die Klickbox vor „Entwicklertools“ und klicken Sie auf „OK“. Danach sehen Sie im Menüband die neue Registerkarte „Entwicklertools“.
- Jetzt können Sie daran gehen ein einfaches, aber nützliches Makro mit dem Makro-Recorder aufzuzeichnen. Eine häufig benötigte Funktion ist der Wechsel des aktuellen Druckers, beispielsweise wenn Sie Dokumente einmal auf den Standarddrucker und ein anders Mal auf den FAX- oder PDF-Drucker ausgeben möchten. Statt umständlich jedes Mal den Drucker zu wechseln oder die Druckoptionen neu einzustellen, zeichnen Sie die Befehlsfolgen einfach auf. In Zukunft genügt dann ein Tastendruck oder ein Mausklick, um den Drucker oder eine Druckeroption zu wechseln. Um die Aufzeichnung zu starten, gehen Sie auf „Entwicklertools“ und klicken Sie auf „Makro aufzchn.“
- Geben Sie unter „Makroname“ eine beschreibende Bezeichnung ein, beispielsweise „PDFDrucker“. Der Name darf keine Leerzeichen enthalten. Umlaute und andere Sonderzeichen sollten Sie ebenfalls nicht verwenden. Sonst kann es zu Fehlfunktionen kommen. Unter „Makro speichern in“ können Sie die Vorgabe „Alle Dokumente (Normal.dotm)“ übernehmen. Word legt dann das Makro in der globalen Dokumentvorlage Normal.dotm ab und es steht damit in allen neuen Dokumenten zur Verfügung.
- Klicken Sie auf „OK“, um mit der Aufzeichnung zu beginnen. Gehen Sie auf „Datei“ und dann auf „Drucken“. Wählen Sie unter „Drucker“ den gewünschten Drucker aus, und geben Sie unter „Einstellungen“ die gewünschten Zusatz-Optionen an, beispielsweise „Querformat“. Klicken Sie dann auf „Drucken“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Entwicklertools“ und klicken Sie auf „Aufzeichnung beenden“.
- Zum Abschluss prüfen Sie, ob das Makro richtig aufgezeichnet wurde. Gehen Sie auf „Entwicklertools“ und klicken auf „Makros“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den in Punkt 3 vergebenen Makronamen und dann „Ausführen“ anklicken. Danach führt Word die bei der Aufzeichnung durchgeführten Schritte automatisch aus.
Sie können jetzt die Schritte wiederholen und einen anderen Drucker oder andere Einstellungen für den Ausdruck festlegen. Geben Sie in Punkt 3 einen passenden Namen für das Makro an. Sie besitzen danach zwei Makros, über die Sie bequem zwischen den Druckern wechseln können.
So starten Sie ein Makro über Schaltflächen oder Hotkeys
Das Starten von Makros über „Entwicklertools, Makros“ ist auf Dauer zu umständlich. Praktischer wäre dafür ein Icon in der Symbolleiste, oder alternativ eine Tastenkombination.
- Gehen Sie auf „Datei“ und dann auf „Optionen“ und „Menüband anpassen“. Wie Sie hier eine neue Registerkarte und Gruppen erstellen, lesen Sie unter Office-Tipp: Menüband (Ribbon) in Office 2010 individuell anpassen. Unter „Befehle auswählen“ stellen Sie „Makros“ ein. Die aufgezeichneten oder selbst erstellten Makros erscheinen in der linken Spalte.
- Wählen Sie das gewünschte Makro aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Damit übernehmen Sie es auf die rechts ausgewählte Registerkarte. Klicken Sie auf „Ändern“, wählen Sie ein passendes Symbol aus und klicken Sie auf „OK“.
- Ein Makro lässt sich auch mit einer Tastenkombination starten. Dazu gehen Sie hinter „Tastenkombinationen“ auf „Anpassen“. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie unter „Kategorien“ auf „Makros“ gehen. Wählen Sie unter „Makros“ das gewünschte Makro aus und klicken Sie in das Eingabefeld unter „Neue Tastenkombination“. Drücken Sie dann die gewünschte Tastenkombination. Sollte diese in Word bereits vergeben sein, erscheint ein entsprechender Hinweis und Sie müssen andere Tasten verwenden. Klicken Sie zum Abschluss auf „Zuordnen“ und „Schließen“ und dann noch einmal auf „OK“.
Tipp: Neuen Drucker für spezielle Aufgaben konfigurieren
Einstellungen in den „Druckereigenschaften“ werden vom Word Makro-Rekorder nicht aufgenommen. Falls Sie eine automatisierte Verarbeitung von Druckereinstellungen wünschen, gibt es aber den Umweg über die Systemsteuerung. Wollen Sie beispielsweise zwischen unterschiedlichen Druckqualitäten oder Papierfächern wechseln, richten Sie über die Windows-Systemsteuerung Ihren Drucker einfach ein zweites Mal ein. Bezeichnen Sie den neuen Drucker dann beispielsweise mit „Mein Drucker Konzeptdruck“ und stellen Sie in den „Druckereigenschaften“ die gewünschten Optionen ein. Per Word-Makro wechseln Sie dann bei Bedarf zwischen den beiden Drucker.
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