Office 365 Akademie-Interview mit Jan-Christian Schraven: „Die Office 365 Einführung bei Swiss“ (Video)

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In unserem neuen Office 365 Akademie-Interview geht es um die Einführung von Office 365 bei Swiss International Air Lines. Ich habe dazu mit Jan-Christian Schraven gesprochen, der dort Head of Program RAISE ist.

Ziele des Projekts

Die Swiss als Gesellschaft der Lufthansa Gruppe verfolgt durch die Einführung von Office 365 vor allem die folgenden Ziele:

  • Steigerung der Effizienz im Unternehmen
  • Optimierung von Arbeitsprozessen
  • Steigerung der Nutzung von neuen digitalen Technologien

Besonders die Nutzung von Microsoft Teams und OneDrive soll die Arbeitsweise der Mitarbeiter verbessern. Sie lernen damit eine neue Art der Zusammenarbeit, unabhängig vom Ort. Schnell erkannte man, dass bei modernen, sich ständig ändernden Diensten wie Office 365 eine Einführung mit klassischem Schulungskonzept wenig Sinn ergibt.

Einführung: Viel Selbst-Organisation

Zentraler Gedanke bei der Einführung von Office 365 war, dass sich die Mitarbeiter bei der Nutzung der Dienste selbstorganisiert verhalten sollen. Es wenig zentrale Vorgaben und der Mitarbeiter kann selbst entscheiden, wie und in welchem Umfang er Office 365 nutzen möchte. Damit steigt auch die Verantwortung, was zu besseren Arbeitsergebnissen führt, da jeder einzelne Mitarbeiter sich auf eigene Art und Weise organisieren kann.

Gestartet wurde die Office 365-Einführung mit 400 motivierten Usern in einer Pilot-Phase. Danach wurden smartGuides ausgebildet unter dem Motto „aus den Bereichen für die Bereiche“. Die smartGuides sind freiwillige Mitarbeiter aus den verschiedenen Geschäftsbereichen und Abteilungen. Im Change-Programm haben die smartGuides dann ihre Kollegen erstmals in die Nutzung von Office 365 eingeführt, unterstützt und gemeinsam wurden somit nach und nach immer mehr Best Practices entwickelt.

Der Abschluss in der Einführung von Office 365 bei Swiss nennt sich „O365 5S“: Hiermit wurden die Best Practice Ansätze im Unternehmen schließlich gesammelt, auf einem OnePager konsolidiert und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Die Zukunft auch mit Yammer

Momentan nutzen über 2200 Mitarbeiter bei Swiss Microsoft Teams aus dem Office 365 Paket. Momentan sind das lediglich die Kollegen am Boden. Um künftig auch das fliegende Personal zu erreichen, möchte die Swiss Yammer für die gesamte Kommunikation aller Mitarbeiter im Unternehmen einführen.

Das Interview im Video:

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Thomas Maier

Thomas Maier

„Produktiver Arbeiten“ – dieses Motiv treibt mich an. Sowohl im SharePoint Umfeld, als auch in Office 365. Ich leite die Office 365 Akademie. Monatlich gibt es dort die neuesten Funktionen und Infos rund um Office 365, sowie nützliche Links, News und die Übersicht über die deutschsprachigen User Groups. Doch die neuen Funktionen, die helfen könnten produktiver zu arbeiten, kommen oft gar nicht bei den Nutzern an. Deshalb bieten wir die "Produktiver Arbeiten mit Office 365"-Videoserie an. Jeden Monat bekommen Sie von uns die neuesten Videos rund um Office 365. Die Videos sind auch nicht nur nach den Apps sortiert, sondern nach den Use Cases der Mitarbeiter.
Thomas Maier
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