Office 365 Communication Sites vs. SharePoint-Intranets: Wildwuchs statt kontrolliertem Publizieren?

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SharePoint-Communication-SitesMit den neu eingeführten Communication Sites/Kommunikationswebsites in SharePoint Online/Office 365 soll das Publizieren im Intranet einfacher werden. Statt großer Intranet-Projekte mit oft aufwändiger Einbindung der IT können alle Mitarbeiter jetzt viel einfacher selbständig publizieren. SharePoint könnte sich so insgesamt aus der Dokumentenmanagement-Nische stärker Richtung Kommunikationsplattform verändern.

Doch mit den neuen Sites kommen auch neuartige Probleme auf die Unternehmen zu, warnt MVP Michael Pisarek auf CMSWire. Es fehlen den Kommunikationswebsites nämlich bisher grundlegende Funktionen wie Freigabeprozesse oder Versionskontrolle. Ohne eine saubere Planung kann hier die Kontrolle über das Informationsmanagement und das Publizieren schnell verloren gehen und ein Wildwuchs an Sites entstehen.

Pisarek sieht dabei vor allem folgende Herausforderungen auf die Unternehmen zukommen:

1. Jeder kann Kommunikationswebsites erzeugen

Teamwebsite oder KommunikationswebsiteAktuell kann jeder Anwender, der eine Teamsite anlegen kann, auch eine Kommunikationswebsites erstellen (über die SharePoint-Online Homepage, ‘Website erstellen’). Das fördert den bekannten Wildwuchs bei Teamsites jetzt auch den bei Communication Sites. Organisationen müssen sich daher überlegen, wie sie die festgelegten Regeln auch auf die neuen Sites anwenden. Generell sollten die Mitarbeiter über die neuen Sites und ihre Einsatzzwecke informiert werden.

2. Kein Freigabeprozess beim Erstellen von Inhalten

SharePoint Review and Edit ProcessAnders als im klassischen Publiziermodell, bei dem Inhalte immer über einen Freigabe-Workflow bearbeitet und veröffentlicht werden, fehlen solche Möglichkeiten bisher bei den Kommunikationswebsites. Das dürfte vor allem den Kommunikationsabteilungen, die dafür meistens zuständig sind, nicht besonders gefallen.

Momentan können nämlich Benutzer, die Zugriff auf Kommunikationswebsites haben, damit auch unbeschränkt Inhalte erstellen und Dokumente veröffentlichen. Es steigt somit die Wahrscheinlichkeit, dass unerwünschte oder vertrauliche Informationen veröffentlicht werden.

Im Vergleich dazu sieht SharePoint traditionell eine Reihe von Möglichkeiten für das kontrollierte Publizieren von Seiten vor.

3. Keine gezielte Push-Verbreitung von wichtigen Inhalten

Ähnlich wie bei Facebook erhalten Benutzer, wenn sie Communication-Sites folgen, für jeden dort erscheinenden Artikel eine Benachrichtigung auf ihrer SharePoint-Homepage. Das hat Vor- aber auch Nachteile:

Kein verbindliches Abonnieren von Inhalten

Da News nur erscheinen, wenn der Anwender einer bestimmten Site auch folgt, kann eine Organisation auch keine Abos für bestimmte Benutzergruppen erzwingen. Umgekehrt kann sogar jeder Benutzer selbständig von seiner SharePoint-Homepage aus Sites entfolgen. Eine erzwungene Verbreitung von Nachrichten an alle Mitarbeiter ist so nicht realisierbar.

Keine Möglichkeit der gezielten Zustellung

Im Zusammenhang mit der Architektur von SharePoint Online Home kann ein Autor auch nicht festlegen, wer dort alles einen Artikel zwingend zu sehen bekommt. Hintergrund ist hierbei, dass Delve/Microsoft Graph kontrolliert, was die Benutzer zu sehen bekommen. Für kleine Unternehmen ist das weniger relevant, aber große Konzerne arbeiten hier oft mit granularen Regeln.

Fazit

Es ist damit zu rechnen, dass Kommunikationswebsites starken Zuspruch finden und eine unkontrollierte Verbreitung einsetzten wird. Aufgrund der fehlenden Funktionen wird das erst einmal viele Unternehmen abschrecken. Allerdings ist damit zu rechnen, dass Microsoft in weiteren Releases diese Funktionen ausbauen wird.

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