Microsoft 365 und SharePoint ausbauen zur Plattform für Dokumentenmanagement

Die Situation ist bestens bekannt aus dem Büroalltag: Bei Anfragen von Kunden benötigt man schnellen Zugriff auf Dokumente wie beispielsweise Rechnungen, Schriftverkehr oder bestimmte E-Mails. In der Regel muss man dann die Anwendung wechseln, um an die gesuchten Inhalten zu kommen.

Die meisten Unternehmen setzten heutzutage SharePoint ein – und verfügen damit über die ideale Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement. Allerdings reicht die Standardausstattung meist nicht aus, SharePoint benötigt zusätzliche Funktionalitäten, damit die Anwender ihn im geschäftlichen Alltag für solche Aufgaben einfach nutzen können.

SharePoint erweitern mit durchgängigem ECM

Wie in vielen Bereichen füllen auch hier Drittanbieter die Lücke mit Erweiterungslösungen. So bietet d.velop ein umfangreiches Enterprise Cotent Management (ECM), mit dem sich SharePoint zur zentralen Plattform für Intranet und Dokumentenmanagement ausbauen lässt. Zu den Besonderheiten zählen dabei auch Fachanwendungen wie Vertragsmanagement oder Eingangsrechnungsverarbeitung.

Integration in führende Geschäftsanwendungen

Alle Mitarbeiter können mit denselben Informationen arbeiten, ohne die gewohnte Umgebung zu verlassen.

Mit d.velop lässt sich SharePoint Online (Office 365) in Dynamics 365, SAP oder Salesforce integrieren. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass alle Informationen zu geschäftlichen Vorgängen verfügbar sind – über die Grenzen von Abteilungen und Standorten hinweg, und egal in welchem System sie erzeugt wurden. Alle Mitarbeiter können mit denselben Informationen arbeiten, ohne dass sie die gewohnte Umgebung verlassen. Dokumente werden dabei direkt bearbeitet und weitergeleitet.

Dynamischer Aufbau von digitalen Akten

Das Prinzip hinter der digitalen Akte von d.velop ist einfach: Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen oder die Organisation in digitaler oder Papierform erreichen, werden in SharePoint abgelegt.

Egal welche Akten-Option gewählt wird, digitale Akten zeigen immer alle wichtigen Informationen auf einen Blick an.

Akten können dabei beliebige Objekte aus dem geschäftlichen Kontext darstellen. Hierzu gehören zum Beispiel Kundenakten, Lieferantenakten, Auftragsakten, Maschinenakten, Vertragsakten oder Personalakten. Hilfreich bei der Einführung des Systems sind vorgefertigte Templates, die auf langjähriger Erfahrung basieren. Die Struktur kann sich aber auch an der bestehenden Organisation orientieren. Egal welche der beiden Option gewählt wird, digitale Akten zeigen alle wichtigen Informationen auf einen Blick an.

Akten automatisiert erstellen oder erweitern

Neu eingescannte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert.

Eine weitere Besonderheit: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert. Bei Bedarf werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass die Nutzer selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von vielleicht hunderten von Dokumenten bedeutet dies eine immense Zeitersparnis.

Systemübergreifende Prozesse optimieren

Digitale Akten helfen auch beim, Optimieren von Prozessen. So lassen sich auch die Anwender von Office- oder ERP-Systemen über das Dokumentenmanagement (DMS) von d.velop einfach in digitale Workflows einbinden. Die Mitarbeiter arbeiten dabei stets in der ihnen vertrauten Oberfläche, es entfällt ein Anlernen unterschiedlicher Lösungen.

Die Abläufe als digitale Workflows zu modellieren macht Prozesse hochgradig flexibel.

Geschäftsprozesse müssen kontinuierlich, in immer schnelleren Zyklen an geänderte Marktanforderungen angepasst werden. Die jeweiligen Abläufe als digitale Workflows zu modellieren macht Prozesse hochgradig flexibel. Und sie laufen immer wieder automatisch ab.

Das verbessert die Prozessqualität im Unternehmen, vereinheitlicht die Abläufe und erhöht deren Transparenz – beispielsweise mit Statusüberblick, Dokumentation und Reportings. Zudem reduzieren sich die Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten, die Verfügbarkeit der Informationen steigt und Medienbrüche werden eliminiert.

Einbindung weiterer Office 365-Apps

Microsoft bietet mit der Office 365-Plattform eine Reihe von zusätzlichen Apps, die die Arbeit mit Akten und Dokumenten unterstützen und bei Bedarf weitere Funktionen bereitstellen.

Mit Microsoft Flow lassen sich eigene Workflows erstellen, um schnell Genehmigungen einzuholen.

• Mit Microsoft Flow etwa können eigene Workflows erstellt werden, um beispielsweise schnell Genehmigungen einzuholen oder Benachrichtigungen auszusenden, sobald Fristen erreicht werden.
• Wenn es darum geht, Informationen zu einer Service-Akte von Mitarbeitern mobil zu erfassen, lassen sich mit PowerApps schnell entsprechende Apps erstellen.
• PowerBI hilft dabei, alle Informationen in interaktiven Echtzeit-Ddashboards anzuzeigen und grafisch aufzubereiten.

Office 365 und DMS von d.velop – die strategische Plattform für Übersicht und optimale Prozesse

In Verbindung mit dem webbasierten Dokumentenmanagement-System von d.velop wird Office 365 zur strategischen Plattform für die zentrale Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Damit ist sichergestellt, dass immer dieselben Informationen über die Grenzen von Abteilungen und Standorten hinweg verfügbar sind. Der Ablauf der Prozesse wird verbessert, sie können schnell und flexibel an geänderte Anforderungen angepasst werden.