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Überblick Cloud-Services: Microsofts Office-Offerten von Office Web Apps bis BPOS

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Von den Office-Web-Apps bis BPOS  – Microsoft bietet mittlerweile eine breite Palette an Office-Diensten im Web an. Hier eine Übersicht über Funktionen, Nutzwert und Preise. (Erstveröffentlichung  am 1.9.2010 auf Computerwoche.de)

Mit dem Office-Paket hat Microsoft einen erstaunlichen Dauerbrenner im Regal: Bereits vor 27 Jahren kam Word 1.0 auf den Markt, und bis heute zählt Office neben Windows zu den wichtigsten Umsatzbringern. Doch mit dem Internet ändern sich rasant die Spielregeln des IT-Markts:

Immer mehr Software wird über Online-Verbindungen bezogen, und so hat schließlich auch Microsoft nach längerem Zögern einen radikalen Kurswechsel ausgerufen – weg vom alten Softwarelizenzverkauf hin zu einem Mischmodell mit Online-Services und Internet-basierender IT-Infrastruktur. Gemäß der neuen Cloud-Strategie sollen zukünftig alle Produkte auch als in Rechenzentren gehostete Services angeboten werden, am liebsten natürlich mit dem ebenfalls neuen Cloud-Betriebssystem Windows Azure.

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Die Konkurrenz ist gerade im Office-Bereich mittlerweile nicht mehr zu übersehen, wie das Beispiel Google Docs zeigt. Browser-basierende Applikationen gewinnen immer mehr Nutzer und fordern Microsoft als Platzhirsch heraus, zumal die Alternativen aus dem Internet oft kostenlos angeboten werden. Im Zuge des gerade vorgestellten Office 2010 reagiert der Marktführer nun erstmals darauf und bietet parallel zu den klassischen Desktop-Anwendungen die Office Web Apps an. Es handelt sich dabei um Online-Ableger der vier Programme Word, Excel, Powerpoint und das Information-Management-Tool Onenote – diese lassen sich nun allesamt kostenlos im Browser nutzen.

Neben der bekannten Office-Suite wandern auch immer mehr Server-Produkte in die Wolke. Als interessanteste Option für Unternehmen präsentiert sich derzeit die "Business Productivity Online Suite" (BPOS). Dahinter verbergen sich die Backend-Produkte des Office-Systems, nämlich Exchange, SharePoint, Office Communications Server und Live Meeting. Angesichts dieser Fülle an Angeboten, die sich auch in verschiedenster Weise kombinieren lassen, stellt sich für Unternehmen die Frage, welche Wahl die eigenen Bedürfnisse am besten erfüllt.

Office Web Apps – Einstieg für null Euro

Die Office Web Apps kosten kein Geld, setzen aber wie viele Microsoft-Dienste einen Nutzer-Account beim hauseigenen (und ebenfalls kostenlosen) Online-Dienst live.com voraus. Zudem muss der Nutzer Werbeeinblendungen auf einigen Seiten dieses Portals akzeptieren. Eng integriert in die Web Apps ist der bereits seit längerem betriebsbereite Online-Speicherdienst Skydrive mit 25 GB Speicherplatz pro Benutzer. Diese Verbindung ist sinnvoll, da Skydrive als universelle Dateiablage ähnlich dem Windows Explorer funktioniert. Dort gespeicherte Dokumente tragen das Symbol der zugehörigen Office App und lassen sich unmittelbar im Browser öffnen. Mit dieser Kombination können Nutzer der Online-Services an jedem beliebigen Ort ihre Office-Dokumente öffnen, sobald sie über einen Internet-Zugang und einen Browser verfügen. Das funktioniert sogar auf Apples neuem iPad mit dem etwas abgespeckten Safari-Browser.

Aus der Sicht mittlerer und größerer Unternehmen nützt das Einstiegspaket nicht viel, weil beispielsweise eine Integration in die firmeneigene IT-Infrastruktur nicht möglich ist. Für diesen Kundenkreis hat Microsoft eine Alternative im Portfolio. Interne IT-Abteilungen können die Office Web Apps auf einem firmeneigenen SharePoint-Server installieren. Das erforderliche Installationspaket können Anwender, die über eine Volumenlizenz verfügen, und Technet-Abonnenten einfach herunterladen. Auf den Technet-Seiten informiert Microsoft auch über die Integration der Web Apps in das Firmennetz. Diese selbst gehosteten Web Apps erlauben es Mitarbeitern, von jedem Ort und jedem Endgerät aus auf firmeninterne Office-Dokumente zuzugreifen.

Wichtige Grundfunktionen in allen Browsern

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Als Browser können Nutzer neben Microsofts Internet Explorer auch Firefox und Safari wählen. Googles Chrome bereitet Probleme beim Dateiaustausch zwischen der Web App und der Office-Client-Anwendung.

Funktional bilden die vier Office Web Apps – wie nicht anders zu erwarten – nur eine Untermenge der Desktop-Funktionen ab. Die Einschränkung fällt erst auf den zweiten Blick auf, da Microsoft das Design der Bedienoberfläche der Web-Applikationen weitgehend originalgetreu den Windows-Anwendungen nachempfunden hat. Einzig das umrahmende Browser-Fenster gibt Hinweise auf die Online-Suite. Der Funktionsumfang beschränkt sich bei Excel auf drei, bei den anderen Apps auf vier Menü-Reiter. Enthalten sind die wichtigsten Grundfunktionen, so dass die meisten Basisaufgaben problemlos bewältigt werden können.

Gut gelungen ist die Verzahnung der Web Apps mit den Desktop-Pendants. Steigt der Anwender über die Browser-Oberfläche ein – also über office.live.com oder skydrive.com -, so kann er in der Explorer-ähnlichen Dateienliste zum einen die gespeicherten Dokumente öffnen, die hierbei im Nur-Lesen-Modus angezeigt werden. Powerpoint-Dateien lassen sich dabei sogar bildschirmfüllend präsentieren. Zum anderen stehen die Optionen "Im Browser bearbeiten" oder "In Excel/Word/Powerpoint/Onenote bearbeiten" zur Verfügung. Sofern am PC die Office-2010-Suite installiert ist, öffnet sich das betreffende Dokument ohne irgendwelche Download-Umwege direkt in der betreffenden Desktop-Anwendung. Microsoft hat inzwischen angekündigt, die Online-Funktionen rund um Office weiter auszubauen. Unter anderem werden die Web Apps in den nächsten Monaten in Hotmail integriert, so dass Benutzer dann Dateianhänge direkt in Hotmail betrachten oder auf Skydrive ablegen können.

BPOS: Server-Produkte im Abonnement

Mit seiner Business Productivity Online Suite (BPOS) brachte Microsoft im vergangenen Jahr erstmals eine On-Demand-Lösung auf den Markt. BPOS besteht aus den vier Server-Produkten Exchange, SharePoint, Office Communications Server und Live Meeting, die in Microsoft-Rechenzentren gehostet werden und als Dienste zur Verfügung stehen. Während der Anbieter bislang die eiserne Regel verfolgte, dass Anwender Server mit den darauf installierten Softwareprodukten im eigenen Data Center betreiben müssen, bieten die BPOS-Produkte den Nutzern nun die Möglichkeit, auf eine eigene IT-Infrastruktur verzichten. Sie mieten den gewünschten Server. Administration, Sicherheit und Backup obliegen dem Anbieter. Als zentrale Funktionen bietet BPOS E-Mail, Kalender, Dokumentenbibliotheken, einfaches Website-Hosting, Instant Messaging, IP-Telefonie und Webconferencing. Da es sich hierbei überwiegend um Server-Dienste handelt, benötigen die Arbeitsplätze weiterhin die klassischen Office-Applikationen. Dabei sollten Anwender darauf achten, dass sie für alle zugreifenden Clients die im Microsoft-Lizenzmodell üblichen Client Access Licenses (CALs) gekauft haben.

Dennoch bieten auch die BPOS einige Browser-basierende Dienste für die PC-Nutzer, beispielsweise für den "Exchange Online Deskless Worker". Hierbei handelt es sich um ein E-Mail-Postfach mit Web-basierendem Outlook-Zugang. Diese rudimentäre E-Mail-Offerte ist für Arbeitsplätze mit geringem IT-Bezug vorgesehen. Der Preis pro Nutzer und Monat beläuft sich auf 1,70 Euro. Für den gleichen Preis gibt es zudem den Service "SharePoint Online Deskless Worker". Das Einstiegspaket gewährt den schreibgeschützten Zugriff auf SharePoint-Websites beispielsweise für Mitarbeiter, denen der Lesezugriff auf Firmeninformationen ausreicht. Interessierte Kunden können BPOS 30 Tage lang kostenlos testen. Die Vertragslaufzeit beträgt zwölf Monate.

Nicht alle Kunden dürften mit dem standardisierten Funktionsumfang von BPOS zurechtkommen, besonders wenn geschäftliche Anwendungen eine individuelle Konfiguration oder Erweiterung auf Server-Seite erfordern. In solchen Fällen kommen Microsofts Hosting-Partner ins Spiel. Gemäß der Software-und-Services-Politik des Herstellers sind die Vertriebs- und Lösungspartner inzwischen in der Lage, einen Großteil der Server-Produkte in eigenen Rechenzentren zu hosten und auf dieser Grundlage Web-basierende Dienste anzubieten. Solche Offerten dürften teurer sein als die BPOS-Dienste von Microsoft. Dennoch sind sie für viele Anwender eine interessante Alternative zum selbst betriebenen Rechenzentrum.

BPOS-Leistungen im Überblick

Exchange Online:

  • 25 GB Mailbox pro User;
  • Spam und Virenfilter inklusive Forefront Online Security for Exchange;
  • unterstützt die Clients Outlook, Outlook Anywhere und Outlook Web Access;
  • ActiveSync (Push zum/vom Handy für Smartphones).

SharePoint Online:

  • Intra- und Extranetportal;
  • Team Workspaces;
  • Dokumenten-Management;
  • Kontakte und Kalender.

Live Meeting:

  • Web-Konferenzen;
  • Applikationen mit mehreren Benutzern teilen;
  • Audio- und Videoübertragung.

Office Communications Online:

  • Präsenzinformationen (auch in Office und SharePoint);
  • Instant Messaging für Unternehmensumgebungen.

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