Office 365 Delve und Datenschutz: Wie sicher sind meine Dokumente?
Mit der Office 365-App Delve verankert Microsoft den Social-Collaboration-Gedanken ganz tief in das geschäftliche Dokumentenmanagement. Dokumente, Unterhaltungen und Benutzer werden in dieser selbstlernenden Umgebung miteinander in Verbindung gebracht und nach Relevanz gewichtet dem jeweiligen Anwender präsentiert. Doch was heißt das aus Datenschutz-Sicht? Kann jeder Mitarbeiter alle Inhalte und Aktivitäten aller seiner Kollegen einsehen? Ein Blogbeitrag von Messageops erklärt die wichtigsten Details.
Delve überwacht alle Teamaktivitäten
Zunächst einmal ist klar, dass Delve alle Aktivitäten in einer Office 365-Umgebung überwacht und in Beziehung setzt zu jenen der Teammitglieder. Mit jedem Öffnen, Bearbeiten, Teilen, Bewerten und Taggen lernt Delve, ob und für wen ein Dokument relevant ist, um wem es solche Elemente mit welcher Priorisierung in der Delve-Portalseite anzeigen soll. Microsoft nennt die Sammlung all dieser “Signale” den Office Graph.
Drei wichtige Funktionen von Delve
- Wenn man auf den Namen oder das Bild eines Teammitglieds klickt, sieht man, an welchen Dokumenten gearbeitet wird.
- Sucht man nach einem Thema, sieht man die Aktivitäten anderer Teammitglieder zu diesem Thema
- Wenn eine Suche ein relevantes Dokument anzeigt, kann man es zu einem Board – einer Art Favoriten-Ordner- hinzufügen.
Sind Dokumente in Delve geschützt?
Delve teilt grundsätzlich alles, was es bekommen kann. Allerdings bleiben private Dokumente außen vor. Andere können nur sehen, dass man ein Dokument bearbeitet hat. Etwas verwirrend könnte vielen erscheinen, dass in der eigenen Delve-Ansicht private wie öffentliche Dokumente angezeigt werden. Es kann aber jeder immer nur das sehen, worauf er Zugriff hat. Private Dokumente sind mit einem Schloss gekennzeichnet.
Kann man das Sharing deaktivieren?
Wenn die Organisation Delve einsetzt, kann es der einzelne Benutzer nicht deaktivieren. Das Teilen von Dokumenten lässt sich aber abschalten. Kollegen können dann auf solchen Seiten keine Dokumente und keine Aktivitäten mehr sehen, sondern nur noch die Profilinformationen.
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