Office-Dokumente in Microsoft Teams gemeinsam bearbeiten

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten war lange Zeit ein komplexes Thema, das bis heute noch oft über E-Mail-Anhänge durchgeführt wird. Und das, obwohl Tools wie Office Online oder Google Docs schon länger Co-Editing möglich machen. Microsoft Teams vereinfacht nun genau das, indem es innerhalb einer Kollaborationsumgebung Office-Kollaboration ermöglicht.

Teams stellt von Haus aus eine kollaborative Umgebung dar, und es beinhaltet auch die bekannten Office-Online-Apps. Dazu kommen noch weiteren verwandte Funktionen wie etwa die Dateiverwaltung auf der Basis von SharePoint Online. Damit erfüllt es die Voraussetzungen, um viele klassische Firmenszenarien mit Netzfreigaben abzulösen.

Schritt für Schritt: So starten Sie die Office-Zusammenarbeit in Teams

Wie Sie in Teams gemeinsam mit mehreren Kollegen Office-Dateien bearbeiten, zeigen wir mit folgender Anleitung. Als erstes posten Sie dazu ein Word-Dokument in einem Teams-Kanal.

Neues Dokument in einen Teams-Channel publizieren

Alternativ können Sie auch eine bereits vorhandene Datei in einem Kanal bearbeiten. Dazu gehen Sie in den Reiter Dateien, der technisch auf einer SharePoint-Bibliothek basiert.

Vorhandene Dateien in einem Teams-Kanal öffnen

Hier klicken Sie auf den Namen des Dokuments, und es öffnet sich innerhalb von Teams in Word Online. Auch andere Benutzer aus dem Team können daran zeit­gleich arbeiten.

Dokument in Word Online bearbeiten

Dass weitere Leute am Dokument arbeiten ist deutlich erkennbar. Ab dem Moment, wo der erste Änderungen vornimmt, werden entsprechende Marker eingeblendet, in Form einer Sprechblase mit den Namen der Benutzer.

Die Aktivitäten der anderen User erkennt man an einem Marker mit den Benutzernamen.

Der Marker springt immer dorthin, wo der jeweilige Benutzer gerade arbeitet. Die Kollegen können so in Echtzeit sehen, was der jeweils andere ändert oder einfügt und dementsprechend darauf reagieren. Das Dokument wird dabei im Hintergrund gespeichert.

Das Limit für das Co-Editieren ist recht hoch, Microsoft gibt eine Obergrenze von 99 Benutzern an, die gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Allerdings sollten es in der Praxis nicht allzu viele sein, die Empfehlung lautet 10 gleichzeitige User.

Chatten und Kommentieren während der Bearbeitung

Das Kommentieren in Office-Dokumenten ist eine altbekannte Funktion, die beim klassischen asynchronen Bearbeiten viel genutzt wird. Diese steht natürlich auch in Office Online zur Verfügung.

Die Kommentarfunktion lässt auch Antworten auf Anmerkungen zu.

Als zusätzliche Funktion bietet nun Teams eine Live-Chat-Möglichkeit, die in einer separaten Spalte läuft und so eine Live-Unterhaltung mit anderen Bearbeitern ermöglicht.  Diese Chats bleiben nach dem Ende der Sitzung ebenfalls erhalten.

Das Co-Editing eines Dokuments lässt sich durch Chats ergänzen.

Insgesamt erhalten Benutzer mit den Office Online-App im Kontext von Teams die Mittel an die Hand, um eine echte Zusammen­arbeit beim Erstellen von Dokumenten zu praktizieren. Traditionelle On-Prem-Umgebungen können dies auf Basis der Desktop-Anwendungen und von Fileshares nicht bieten.

Roland Eich
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