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OneDrive statt Fileserver: Limits von Sharepoint 2013 beachten

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Microsoft-OneDrive-For-Business1Sharepoint als File-Server-Ersatz – diese Idee ist verlockend, steht aber in einem gewissen Widerspruch zum Konzept eines Informations- und Contentmanagement-Systems. Die Anwender allerdings haben sich an die einfache Arbeitsweise mit dem Windows-Explorer gewohnt, und so sind Tools, die Sharepoint wie einen File-Server erscheinen lassen, eine sehr gefragte Kategorie. Auch Microsofts hat diesbezüglich mit dem neuen Skydrive Pro OneDrive for Business nachgezogen und bietet den Benutzern damit Komfortfunktionen wie den einfachen Up- und Download und die Synchronisation zwischen Windows-Ordnern und Sharepoint-Bibliotheken. Wer allerdings meint, in konsequenter Fortsetzung dieser Idee ganze Ordnerstrukturen vom Fileserver auf Sharepoint verlagern zu können, erlebt sehr schnell böse Überraschungen in Form von Warnungen und Fehlermeldungen. Sharepoint erweist sich nämlich als sehr wählerisch bis störrisch, was den hochgeladenen Content betrifft.

Die Gründe sind in der Architektur von Sharepoint zu finden, in der eine Datenbank (SQL Server) für das Speichern aller Inhalte zuständig ist. Zum Speichern von Office-Dokumenten und strukturierten Daten ist diese Infrastruktur optimal, aber andere Datentypen wie Binärdateien gehören nicht dorthin. Zudem sind Datenbanken als Speicherplatz sehr kostspielig im Vergleich zu Dateiservern.

Nach wie vor besteht zu dieser Problematik großer Aufklärungsbedarf, den Andre Kieft mit einem ausführlichen Technet-Artikel adressiert. Im Detail geht er darauf ein, was bei einer Migration von File-Shares auf Skydrive Pro alles zu berücksichtigen ist, um am Ende produktiv und ohne Hindernisse arbeiten zu können. Die Anleitung deckt sowohl Sharepoint 2013 (on-premises) als auch Sharepoint Online (SPO) ab.

Teil I: Analyse der Server- und Datenstrukturen

Zu Beginn ein Migration von Daten zu Sharepoint sind folgende Punkte zu untersuchen:

  • Welche Gesamtgröße haben die Dateifreigaben, die umgezogen werden sollen?
  • Wie viele Dateien sind es insgesamt?
  • Was sind die größten Dateien?
  • Wie tief sind die Ordnerstrukturen verschachtelt?
  • Gibt es Inhalte, die nicht mehr benötigt werden?
  • Um welche Dateitypen handelt es sich?

1. Maximale Datenmenge berücksichtigen

Falls die Gesamtvolumen aller vorhandenen Daten auf dem Quellserver die Speicherkapazität von Sharepoint übersteigt, muss entweder zusätzlicher Speicher gebucht oder die Plattenkapazität erhöht werden. Die Maximalgrößen bei SPO sind hier zu finden.

Eine weitere Grenze besteht in derMaximalkapazität pro Site Collection. Bei SPO sind das 100 GB, bei Sharepoint on-premises sind es 200 GB. Sollte das nicht ausreichen, können die Inhalte über mehrere Websitesammlungen (Site Collections) verteilt werden. Sofern manche Inhalte nur für den persönlichen Gebrauch benötigt werden, können sie auch auf die persönlichen Benutzerseiten migriert werden.

2. Wie viele Dateien/Elemente sind möglich?

In Sharepoint Online sind aufgrund von Beschränkungen in der Datenbank maximal 5000 Elemente pro Ansicht, Ordner oder Abfrage möglich.

Skydrive Pro wiederum erlaubt maximal 5000 Elemente beim Synchronisieren von Team Sites und 20.000 beim Synchronisieren von persönlichen Sites. Bei einer Dokumentenbibliothek mit mehr als 5000 Elementen werden daher nur 5000 Elemente mit dem lokalen Client synchronisiert.

Zudem gibt es die Beschränkung von 5 Millionen Elementen innerhalb von Dokumentenbibliotheken.

Soll also ein File-Share mit mehr als 5000 Dateien in eine Dokumentenbibliothek migriert werden, lautet der Rat, die Elemente auf mehrere Unterordner zu verteilen oder zusätzliche Ansichten zu erzeugen, um die Zahl der angezeigten Elemente zu verringern.

3. Problem maximale Dateigröße

Sowohl bei Sharepoint on-premises wie auch bei Sharepoint Online beträgt die maximale Dateigröße zwei GB. Standardmäßig ist sie bei on-premises auf 250 MB voreingestellt. Falls Dateien existieren, die die Begrenzung überschreiten, wird empfohlen, diese auf DVD oder externe Festplatten zu speichern. Falls die Daten nicht vertraulich sind, kommen auch SAN oder NAS in Frage.

4. Ordnerstrukturen und maximale Pfadlänge

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Migrieren von Ordnerstrukturen ist die Gesamtlänge der Pfade, die sich aus den Datei- und Ordnernamen zusammensetzen. Sharepoint erlaubt eine maximale URL-Länge von 260 Zeichen – und die ist über mehrere Ordnerebenen schnell überschritten, zumal Sharepoint Leerzeichen mit der Zeichenkette “%20” umschreibt. Um beim Umzug solche kaum zu vermeidenden Probleme zu beheben, empfiehlt sich der Einsatz von dafür entwickelten Tools.

5. Ungenutzte Inhalte ausmisten

Die Migration auf Sharepoint kann ein guter Anlass sein, um veraltete oder nicht mehr genutzte Dokumente auszumisten. Allein diese Maßnahme dürfte die zu bewegende Datenmenge in den meisten Projekten stark verringern.

6. Erlaubte und unerlaubte Dateitypen

Dateiserver sind gänzlich Dateityp-agnostisch, hier speichert man Dateien ungeachtet ihrer Inhalte. Beim Speichern von Dateien auf Sharepoint hingegen ist eine Differenzierung angebracht. Während sich (Office-)Dokumente ideal eignen und von den Content-Management-Funktionen von Sharepoint wie dem Metadaten-Management profitieren, haben viele andere Dateitypen in der Sharepoint-Datenbank eigentlich nichts zu suchen. Dazu gehören beispielweise Multimediadateien oder Programmcode. Viele Typen werden von Sharepoint und Sharepoint Online beim Hochladen geblockt. Daraus leitet sich die unvermeidliche Aufgabe ab, bei der Migration von Dateiservern auf Sharepoint die Dateien zu analysieren und ungeeignete Typten gesondert zu speichern.

7. Tools zum Analysieren und Migrieren von File-Share-Daten

Damit eine Migration von Dateiservern in Richtung Skydrive Pro/Sharepoint ohne Komplikationen und mit möglichst geringem Aufwand gelingt, empfiehlt sich der Einsatz von dafür entwickelten Tools.

  • Zum einen gibt es dafür ein PowerShell-Skript von Hans Brender, das nach blockierten Dateitypen, ungültigen Zeichen in Dateien und Ordnern und der maximalen URL-Länge sucht. Es erfordert allerdings etwas PowerShell-Kenntnisse.
  • Des Weiteren gibt es Tools wie Treesize, die den gesamten Inhalt von Dateiservern analysieren. Allerdings kennen solche Tools nicht zwingend die typischen Sharepoint-Beschränkungen.
  • Schließlich gibt es auch noch spezielle Migrationstools, die die Analyse und den kompletten Umzug von Dateiservern zu Sharepoint übernehmen.

Fortsetzung im 2. Teil >>

Übersicht:

Teil 1: Skydrive Pro als File-Server-Ersatz? Ja, aber … man muss die Limits von Sharepoint 2013 kennen und meistern

Teil 2: Sharepoint als Fileserver-Ersatz? Ja aber …: Erfolgreiche Daten-Migration mit und ohne Tools

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